Thay vì tiếp tục phụ thuộc vào email, bảng tính hoặc những cách thức xử lý riêng lẻ, doanh nghiệp có thể đưa quy trình nghỉ phép lên môi trường làm việc số. Đây cũng là hướng tiếp cận của Tasken Leave Request, giải pháp do OPUS SOLUTION Co Ltd. phát hành và hiện đã có mặt trên Microsoft Marketplace.

Theo thông tin trên Microsoft Marketplace, Tasken Leave Request được phát triển để quản lý yêu cầu nghỉ phép và phê duyệt trực tiếp trong Microsoft Teams. Giải pháp hỗ trợ các nhu cầu như nghỉ phép, nghỉ ốm, làm việc từ xa và các loại yêu cầu nghỉ khác; đồng thời có khả năng theo dõi, phê duyệt và gửi thông báo trong quá trình xử lý. Sản phẩm cũng hỗ trợ các môi trường Microsoft Teams, Outlook và Microsoft 365.

Đáng chú ý, người dùng có thể đăng ký sử dụng miễn phí, tạo thêm cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và trải nghiệm một phương thức quản lý nghỉ phép ngay trong hệ sinh thái Microsoft mà mình đang sử dụng.

Khi một yêu cầu nghỉ phép cũng cần được số hóa

Trong suy nghĩ thông thường, xin nghỉ phép chỉ là một thủ tục hành chính nhỏ. Tuy nhiên, nếu nhìn dưới góc độ vận hành doanh nghiệp, đây lại là một quy trình có đầy đủ các bước: người dùng tạo yêu cầu, thông tin được chuyển đến người có thẩm quyền, người quản lý xem xét và phê duyệt, sau đó trạng thái của yêu cầu cần được ghi nhận để các bên liên quan có thể theo dõi.

Vấn đề không nằm ở việc quy trình này có phức tạp hay không. Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp đang xử lý nó như thế nào.

Nếu nhân viên gửi yêu cầu bằng email, người quản lý phải tìm và xử lý email đó. Nếu thông tin tiếp tục được cập nhật trên một file riêng, bộ phận phụ trách lại phải thực hiện thêm một bước tổng hợp. Khi số lượng nhân viên và yêu cầu tăng lên, những thao tác nhỏ này có thể trở thành một phần công việc lặp lại mỗi ngày.

Chưa kể, email vốn được sử dụng cho rất nhiều mục đích khác nhau. Một yêu cầu nghỉ phép có thể nằm giữa hàng chục hoặc hàng trăm email công việc. Khi đó, việc theo dõi trạng thái không còn đơn giản như lúc đầu.

Đưa quy trình này lên một môi trường quản lý tập trung có thể thay đổi cách các bên tương tác với yêu cầu. Nhân viên gửi yêu cầu theo một luồng rõ ràng hơn. Người quản lý có nơi để tiếp nhận và xử lý. Trạng thái được theo dõi thay vì phải tìm kiếm lại trong các cuộc trao đổi trước đó.

Đây chính là giá trị đầu tiên có thể nhìn thấy từ một giải pháp như Tasken Leave Request: một nghiệp vụ nhỏ cũng có thể trở thành một quy trình được tổ chức và quản lý trên môi trường số.

Tasken Leave Request đưa quy trình nghỉ phép vào Microsoft Teams

Điểm đáng chú ý nhất của Tasken Leave Request nằm ở việc giải pháp được xây dựng để hoạt động trực tiếp trong Microsoft Teams.

Người dùng có thể yêu cầu và phê duyệt nghỉ phép ngay trong Teams, thay vì phải rời khỏi môi trường này để xử lý trên một hệ thống khác. Marketplace cũng cho biết giải pháp hỗ trợ Teams trên thiết bị di động, cho phép nhân viên và quản lý gửi hoặc phê duyệt yêu cầu trên Teams mobile và nhận thông báo theo thời gian thực.

Điều này mang lại một cách tiếp cận khá trực tiếp: đưa quy trình đến nơi người dùng đang làm việc, thay vì bắt người dùng phải thay đổi môi trường chỉ để thực hiện một thao tác.

Microsoft Teams ngày càng trở thành không gian làm việc quen thuộc của nhiều doanh nghiệp, từ trao đổi nội bộ, họp trực tuyến đến cộng tác giữa các thành viên. Khi một quy trình hành chính như nghỉ phép được đưa vào cùng môi trường, nhân viên có thể tiếp cận nó như một phần của công việc hằng ngày.

Đây là một điểm quan trọng khi nói về trải nghiệm người dùng trong các giải pháp doanh nghiệp.

Một phần mềm có thể có nhiều chức năng, nhưng nếu để sử dụng một chức năng đơn giản, nhân viên phải mở thêm một hệ thống, đăng nhập lại, tìm đúng biểu mẫu rồi quay trở lại công cụ đang làm việc, trải nghiệm đó có thể trở nên rườm rà.

Ngược lại, khi quy trình được đặt ngay trong môi trường quen thuộc, khoảng cách giữa “công việc” và “hệ thống quản lý” được rút ngắn.

Không chỉ Teams, Leave Request còn hỗ trợ Outlook và Microsoft 365

Bên cạnh Microsoft Teams, trang sản phẩm trên Marketplace xác nhận Tasken Leave Request hỗ trợ Outlook và Microsoft 365.

Điều này đặc biệt đáng chú ý trong môi trường doanh nghiệp vì Outlook và Teams thường đã nằm trong hệ thống công cụ làm việc hằng ngày của nhân viên.

Outlook gắn với email và lịch làm việc. Teams phục vụ giao tiếp và cộng tác. Microsoft 365 là hệ sinh thái quen thuộc đối với nhiều tổ chức.

Vì vậy, việc một quy trình như nghỉ phép có thể được tiếp cận trong những môi trường này mang lại một lợi thế về mặt trải nghiệm: nhân viên không nhất thiết phải học cách sử dụng một nền tảng hoàn toàn xa lạ chỉ để thực hiện một nhu cầu rất quen thuộc.

Thay vì xem việc xin nghỉ là một tác vụ nằm ngoài hệ thống làm việc, doanh nghiệp có thể đưa nó vào chính môi trường làm việc số đang được sử dụng.

Đây cũng là một hướng tiếp cận đáng chú ý đối với các doanh nghiệp đang từng bước xây dựng văn phòng điện tử. Một văn phòng điện tử không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu trên máy tính. Đó còn là môi trường trong đó các yêu cầu, thông tin và quy trình được xử lý trên nền tảng số một cách thống nhất hơn.

Từ “xin nghỉ” đến một quy trình có thể theo dõi

Một điểm khác biệt quan trọng giữa cách xử lý thủ công và cách tiếp cận theo quy trình là khả năng theo dõi.

Với cách làm truyền thống, một yêu cầu nghỉ phép có thể bắt đầu bằng một email hoặc tin nhắn. Sau đó, người quản lý phản hồi. Có thể nhân viên tiếp tục trao đổi thêm về thời gian nghỉ. Cuối cùng, thông tin được ghi nhận ở một nơi khác.

Mỗi bước đều có thể hợp lý khi đứng riêng lẻ. Nhưng khi đặt cạnh nhau, quy trình bắt đầu phụ thuộc vào việc từng người nhớ phải làm gì tiếp theo.

Tasken Leave Request đưa việc theo dõi và phê duyệt vào trong chính giải pháp. Sản phẩm có các chức năng theo dõi, phê duyệt và thông báo, giúp quá trình xử lý yêu cầu được quản lý trực tiếp trên nền tảng.

Điều này thay đổi cách nhìn về một yêu cầu nghỉ phép. Nó không còn chỉ là một tin nhắn “em xin nghỉ ngày này” mà trở thành một yêu cầu có trạng thái và quy trình xử lý cụ thể.

• Đối với nhân viên, điều đó giúp họ biết yêu cầu đã được xử lý đến đâu.

• Đối với người quản lý, yêu cầu được đưa vào một luồng xử lý rõ ràng hơn.

• Đối với doanh nghiệp, việc quản lý các yêu cầu được thực hiện theo một cách có tổ chức hơn thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào các cuộc trao đổi rời rạc.

Quản lý nhiều loại nhu cầu nghỉ trên cùng một môi trường

Nghỉ phép không phải lúc nào cũng chỉ có một loại. Tasken Leave Request hỗ trợ nhiều loại yêu cầu như nghỉ phép, nghỉ ốm, làm việc từ xa và các hình thức nghỉ khác. Điều này cho thấy bài toán mà giải pháp hướng đến không đơn thuần là thay thế một mẫu đơn giấy.

Thực tế tại doanh nghiệp có nhiều tình huống cần được quản lý: nhân viên nghỉ phép theo kế hoạch, nghỉ vì lý do sức khỏe hoặc đăng ký làm việc từ xa. Mỗi loại yêu cầu có thể có cách xử lý khác nhau tùy chính sách của từng tổ chức.

Khi những yêu cầu này được đưa vào một môi trường quản lý chung, doanh nghiệp có thể có một cách tiếp cận nhất quán hơn trong việc tiếp nhận và xử lý.

Quan trọng hơn, nhân viên cũng không phải tự xác định mỗi trường hợp cần gửi cho ai, gửi bằng hình thức nào hay sử dụng biểu mẫu nào nếu doanh nghiệp đã thiết lập quy trình phù hợp.

Công nghệ ở đây không thay thế quyết định của người quản lý. Nó hỗ trợ đưa yêu cầu đến đúng nơi và giúp quá trình xử lý được rõ ràng hơn.

Thông báo giúp giảm việc phải kiểm tra thủ công

Một trong những thao tác tưởng nhỏ nhưng thường chiếm thời gian trong quá trình xử lý công việc là việc liên tục kiểm tra xem một yêu cầu đã có phản hồi hay chưa.

Khi xử lý bằng email hoặc các kênh trao đổi thông thường, người gửi có thể phải chủ động kiểm tra hộp thư hoặc hỏi lại người quản lý. Người quản lý cũng phải tự nhớ những yêu cầu nào đang chờ xử lý.

Tasken Leave Request có chức năng thông báo trong quá trình yêu cầu và phê duyệt. Marketplace cũng cho biết người dùng có thể nhận thông báo theo thời gian thực khi sử dụng Teams mobile.

Nhờ đó, việc cập nhật trạng thái không nhất thiết phải dựa vào việc người dùng chủ động kiểm tra nhiều lần.

Đây là một ví dụ điển hình cho việc tự động hóa có thể giúp giảm những thao tác không tạo ra nhiều giá trị nhưng vẫn tiêu tốn thời gian.

Thay vì hỏi “yêu cầu của tôi được duyệt chưa?”, người dùng có thể nhận thông tin khi trạng thái thay đổi. Thay vì phải nhớ tất cả các yêu cầu đang chờ, người quản lý có thể tiếp nhận và xử lý chúng trong môi trường được thiết kế cho quy trình đó.

Tại sao những quy trình nhỏ lại đáng được số hóa?

Khi nói về chuyển đổi số, nhiều người thường nghĩ ngay đến những dự án lớn. Nhưng trong thực tế, một doanh nghiệp được tạo nên từ hàng trăm quy trình nhỏ diễn ra mỗi ngày.

Một nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép. Một quản lý phê duyệt. Một bộ phận tiếp nhận thông tin. Một trạng thái được cập nhật. Mỗi hoạt động chỉ mất vài phút. Nhưng nếu hàng chục, hàng trăm nhân viên cùng thực hiện mỗi tháng, tổng số thao tác sẽ không còn nhỏ. Đây là lý do những quy trình nội bộ tưởng chừng đơn giản vẫn có giá trị khi được số hóa.

Mục tiêu không nhất thiết là biến mọi thứ thành tự động hoàn toàn. Mục tiêu trước hết là đưa những công việc có cấu trúc rõ ràng vào một quy trình rõ ràng. Khi đó, con người vẫn giữ vai trò ra quyết định, còn hệ thống hỗ trợ việc tiếp nhận, chuyển thông tin, theo dõi và thông báo.

Với nghỉ phép, người quản lý vẫn là người xem xét yêu cầu. Công nghệ không quyết định thay họ. Nhưng công nghệ có thể giúp yêu cầu đến đúng người, được hiển thị rõ ràng và được cập nhật trạng thái. Đó là cách số hóa tạo ra giá trị trong những nghiệp vụ rất gần với hoạt động hằng ngày.

Không phải thêm một công cụ, mà là thay đổi cách sử dụng công cụ hiện có

Một điểm đáng chú ý khác của Tasken Leave Request là giải pháp được đưa vào hệ sinh thái Microsoft 365 thay vì tạo ra một môi trường hoàn toàn tách biệt.

Đây là một cách tiếp cận đáng quan tâm khi doanh nghiệp lựa chọn giải pháp công nghệ. Trong quá trình triển khai một công cụ mới, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc phần mềm có giải quyết được bài toán hay không. Còn có một câu hỏi khác: nhân viên sẽ sử dụng nó như thế nào?

Nếu một công cụ yêu cầu thay đổi quá nhiều thói quen, việc triển khai có thể gặp trở ngại. Ngược lại, nếu giải pháp nằm trong những nền tảng mà nhân viên đã quen sử dụng, việc tiếp cận có thể tự nhiên hơn.

Với Tasken Leave Request, việc hỗ trợ Microsoft Teams, Outlook và Microsoft 365 giúp giải pháp có thể được tiếp cận trong chính hệ sinh thái mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Đây là điểm phù hợp với xu hướng phát triển của phần mềm doanh nghiệp hiện nay: thay vì mỗi nghiệp vụ lại tạo ra một môi trường riêng, các giải pháp có xu hướng kết nối và hoạt động trong những hệ sinh thái công nghệ quen thuộc.

Đăng ký sử dụng miễn phí: cơ hội để doanh nghiệp trải nghiệm

Bên cạnh khả năng sử dụng trên các nền tảng Microsoft, một điểm được đặt ra trong thông tin giới thiệu của Opus là người dùng có thể đăng ký sử dụng miễn phí.

Đối với doanh nghiệp, việc có thể bắt đầu trải nghiệm một giải pháp mà không phải ngay lập tức đưa ra quyết định triển khai quy mô lớn có thể giúp quá trình đánh giá trở nên dễ tiếp cận hơn.

Thay vì chỉ nhìn vào mô tả tính năng, doanh nghiệp có thể quan sát cách một quy trình nghỉ phép được đưa lên môi trường số, cách nhân viên tương tác với hệ thống và cách người quản lý xử lý yêu cầu. Đây là một bước quan trọng bởi không có một giải pháp nào phù hợp tuyệt đối với mọi doanh nghiệp.

Cùng một quy trình nghỉ phép nhưng mỗi tổ chức có thể có cách quản lý khác nhau. Do đó, trải nghiệm thực tế sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn giải pháp có phù hợp với cách vận hành của mình hay không.

Việc đăng ký sử dụng miễn phí vì vậy có thể được xem như một điểm khởi đầu để doanh nghiệp tìm hiểu và trải nghiệm.

Từ trải nghiệm nhân viên đến hiệu quả vận hành

Một quy trình nội bộ tốt không chỉ phục vụ bộ phận quản lý mà còn cần tạo trải nghiệm thuận tiện cho người sử dụng.

Nhân viên không muốn dành quá nhiều thời gian cho những công việc hành chính đơn giản. Người quản lý cũng không muốn phải tìm kiếm giữa hàng loạt email để xác định yêu cầu nào đang chờ xử lý.

Khi quy trình được đưa vào một môi trường thống nhất, mỗi bên có thể tập trung hơn vào vai trò của mình.

Nhân viên tạo yêu cầu. Quản lý xem xét và phê duyệt. Hệ thống hỗ trợ theo dõi và thông báo.

Cách phân chia này giúp giảm sự phụ thuộc vào việc từng cá nhân phải tự nhớ toàn bộ quy trình. Đây cũng là một trong những mục tiêu quan trọng của số hóa quy trình nội bộ: không chỉ chuyển thao tác từ giấy sang máy tính, mà tổ chức lại cách công việc được thực hiện.

Một bước nhỏ trong hành trình xây dựng văn phòng điện tử

Nếu nhìn rộng hơn, Tasken Leave Request là một ví dụ khá dễ hình dung về cách một doanh nghiệp có thể số hóa hoạt động nội bộ.

Không cần bắt đầu từ một bài toán quá lớn. Không cần biến toàn bộ doanh nghiệp thành một hệ thống hoàn toàn mới chỉ trong một lần. Có thể bắt đầu từ một quy trình thường xuyên phát sinh, có nhiều người tham gia và có những bước xử lý tương đối rõ ràng.

Nghỉ phép là một trong những quy trình như vậy.

Khi nhân viên gửi yêu cầu trên nền tảng số, người quản lý xử lý trên cùng môi trường và thông tin được theo dõi theo quy trình, doanh nghiệp đã có thêm một hoạt động được đưa lên môi trường điện tử.

Từ cách tiếp cận này, doanh nghiệp có thể tiếp tục nhìn lại những hoạt động khác đang được xử lý thủ công.

Những email nào đang được dùng để thay thế biểu mẫu? Những file nào đang được cập nhật thủ công nhiều lần? Những yêu cầu nào thường xuyên bị bỏ sót hoặc phải nhắc lại? Những câu hỏi đó có thể giúp doanh nghiệp xác định đâu là quy trình nên được số hóa tiếp theo.

Kết luận

Việc Opus đưa Tasken Leave Request lên Microsoft Marketplace đánh dấu thêm một lựa chọn cho doanh nghiệp muốn quản lý quy trình nghỉ phép trên môi trường Microsoft 365.

Giải pháp tập trung vào một nhu cầu rất quen thuộc: gửi và phê duyệt yêu cầu nghỉ phép. Nhưng điểm đáng chú ý nằm ở cách quy trình này được đưa trực tiếp vào Microsoft Teams, đồng thời hỗ trợ Outlook và Microsoft 365. Tasken Leave Request hỗ trợ nhiều loại yêu cầu như nghỉ phép, nghỉ ốm và làm việc từ xa, đồng thời cung cấp khả năng theo dõi, phê duyệt và thông báo trong quá trình xử lý.

Quan trọng hơn, câu chuyện phía sau một ứng dụng quản lý nghỉ phép không chỉ là câu chuyện về một thủ tục hành chính được đưa lên môi trường số.

Đó là câu chuyện về cách doanh nghiệp nhìn lại những công việc diễn ra mỗi ngày và đặt câu hỏi: Liệu quy trình này có thể đơn giản hơn không? Thông tin có thể được tập trung hơn không? Nhân viên có thể thực hiện công việc ngay trong môi trường họ đang sử dụng không?

Khi câu trả lời là có, số hóa có thể bắt đầu từ chính những công việc rất nhỏ.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng sử dụng các nền tảng cộng tác và văn phòng điện tử, việc đưa những nghiệp vụ thường xuyên vào đúng nơi nhân viên đang làm việc có thể trở thành một hướng tiếp cận đáng chú ý. Thay vì tạo thêm những điểm tách biệt, doanh nghiệp có thể tận dụng hệ sinh thái sẵn có để từng bước chuẩn hóa và số hóa các hoạt động vận hành.

Với việc có thể đăng ký sử dụng miễn phí, Tasken Leave Request cũng mở ra cơ hội để người dùng tiếp cận và trải nghiệm giải pháp trước khi xác định cách thức áp dụng phù hợp với nhu cầu thực tế của tổ chức.

Từ một quy trình rất quen thuộc như xin nghỉ phép, doanh nghiệp có thể bắt đầu một câu chuyện lớn hơn về một môi trường làm việc số – nơi công nghệ không đứng ngoài công việc, mà trở thành một phần tự nhiên trong cách công việc được thực hiện mỗi ngày.

The post Opus ra mắt Tasken Leave Request trên Microsoft Marketplace: Đăng ký nghỉ phép ngay trên Teams và Outlook appeared first on Opus Solution.

Một phần mềm được cài đặt chỉ trong vài phút. Một chiếc key được nhập vào, phần mềm lập tức hoạt động và người dùng có thể bắt đầu công việc mà không phải bỏ thêm chi phí.

Với nhiều người, đó có thể chỉ là một cách “tiết kiệm”.

Nhưng khi chiếc máy tính đó thuộc về doanh nghiệp, phía sau một phần mềm không bản quyền có thể là câu chuyện hoàn toàn khác: quyền sở hữu trí tuệ, an toàn thông tin, dữ liệu doanh nghiệp và trách nhiệm quản lý hệ thống công nghệ.

Mới đây, Công an TP. Hà Nội phát đi cảnh báo đối với người dân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm máy tính không có bản quyền, trong đó khuyến cáo chủ động kiểm tra, rà soát phần mềm đang được cài đặt và sử dụng; không sử dụng phần mềm bị bẻ khóa, kích hoạt trái phép hoặc có nguồn gốc không rõ ràng.

Đây là một lời nhắc đáng chú ý trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào phần mềm và dữ liệu để vận hành.

Công an Hà Nội đang cảnh báo điều gì?

Theo thông tin được công bố, vấn đề được cơ quan chức năng lưu ý là tình trạng sử dụng các phần mềm không có bản quyền, phần mềm bị bẻ khóa hoặc được kích hoạt trái phép.

Những phần mềm này có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức. Người dùng có thể tải một bản cài đặt từ Internet, sử dụng một mã kích hoạt được chia sẻ trên mạng hoặc sử dụng các công cụ như crack, keygen, activator để vượt qua cơ chế kiểm tra bản quyền của nhà sản xuất.

Điều đáng chú ý là người sử dụng đôi khi không trực tiếp thực hiện việc bẻ khóa.

Một chiếc máy tính mua từ bên ngoài có thể đã được cài sẵn hệ điều hành và phần mềm. Một nhân viên có thể tự tải một phần mềm về máy vì cần phục vụ công việc. Hoặc một đơn vị có thể thuê bên thứ ba cài đặt toàn bộ hệ thống máy tính.

Khi đó, câu hỏi đặt ra là: Doanh nghiệp có thực sự biết những phần mềm đang chạy trên hệ thống của mình có nguồn gốc từ đâu hay không?

Đó chính là lý do Công an Hà Nội khuyến cáo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân chủ động rà soát bản quyền phần mềm đang sử dụng, đồng thời loại bỏ các phần mềm bị bẻ khóa, kích hoạt trái phép hoặc không rõ nguồn gốc.

“Không có bản quyền” thực chất nghĩa là gì?

Không phải cứ một phần mềm được sử dụng mà không trả tiền là phần mềm bất hợp pháp. Trên thị trường có rất nhiều phần mềm miễn phí, mã nguồn mở hoặc cung cấp phiên bản miễn phí với điều kiện sử dụng cụ thể. Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng những phần mềm này nếu tuân thủ đúng giấy phép mà nhà phát triển đưa ra. Vấn đề nằm ở việc người dùng có quyền sử dụng phần mềm theo đúng điều kiện của chủ sở hữu hay không.

Ví dụ, một doanh nghiệp mua giấy phép cho 20 thiết bị nhưng lại cài đặt phần mềm đó trên 50 máy thì số lượng sử dụng đã vượt quá phạm vi được cấp phép.

Hoặc doanh nghiệp sử dụng một phần mềm trả phí nhưng lại dùng crack hoặc key lậu để kích hoạt thay vì mua giấy phép hợp pháp. Hai trường hợp này đều khác với việc sử dụng một phần mềm được nhà phát triển cho phép sử dụng miễn phí.

Do đó, thay vì chỉ đặt câu hỏi “phần mềm này có mất tiền không?”, doanh nghiệp cần quan tâm đến điều khoản cấp phép và quyền sử dụng thực tế.

Đây là điểm quan trọng vì một phần mềm có thể hoạt động hoàn toàn bình thường trên máy tính nhưng vẫn không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có quyền sử dụng nó theo cách đó.

Rủi ro đầu tiên: vấn đề về quyền tác giả

Chương trình máy tính thuộc nhóm tác phẩm được pháp luật về sở hữu trí tuệ bảo hộ. Điều đó có nghĩa là việc sao chép, sử dụng hoặc khai thác phần mềm phải tuân thủ quyền của chủ sở hữu và phạm vi giấy phép được cấp.

Theo cảnh báo của cơ quan Công an, các hành vi xâm phạm quyền tác giả đối với phần mềm có thể bị xử lý theo quy định pháp luật. Tùy tính chất và mức độ, hành vi vi phạm có thể bị xử phạt hành chính; trường hợp đủ yếu tố cấu thành tội phạm có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo Điều 225 Bộ luật Hình sự.

Với doanh nghiệp, vấn đề này càng đáng lưu ý khi số lượng máy tính và phần mềm sử dụng ngày càng lớn. Một cá nhân sử dụng một phần mềm không đúng giấy phép và một doanh nghiệp triển khai phần mềm đó trên hàng trăm thiết bị rõ ràng là hai tình huống có quy mô hoàn toàn khác nhau.

Vì vậy, quản lý bản quyền phần mềm không nên được xem là một công việc phát sinh khi có kiểm tra, mà nên trở thành một phần của hoạt động quản trị thường xuyên.

Nhưng pháp lý chưa phải rủi ro duy nhất

Nếu chỉ nhìn phần mềm không bản quyền dưới góc độ sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp có thể bỏ qua một vấn đề khác rất quan trọng: An toàn thông tin.

Một trong những lý do cơ quan chức năng khuyến cáo không sử dụng phần mềm bị bẻ khóa hoặc không rõ nguồn gốc là người dùng rất khó xác định chính xác những gì đang được đưa vào máy tính thông qua các bộ cài đặt đó.

Một file cài đặt được tải từ nguồn không đáng tin cậy có thể đã bị chỉnh sửa. Một công cụ kích hoạt được chia sẻ trên Internet có thể không chỉ thực hiện chức năng “kích hoạt phần mềm” như người dùng mong đợi.

Nếu bên trong có mã độc, phần mềm gián điệp hoặc thành phần nguy hiểm khác, người dùng có thể vô tình mở đường cho những rủi ro mới.

Với máy tính cá nhân, hậu quả có thể là mất tài khoản hoặc dữ liệu. Nhưng với máy tính doanh nghiệp, mức độ ảnh hưởng có thể lớn hơn nhiều.

Một thiết bị làm việc có thể đồng thời được đăng nhập email công ty, hệ thống quản lý, kho dữ liệu, phần mềm kế toán hoặc các nền tảng nội bộ.

Khi đó, vấn đề không còn nằm ở “một phần mềm không bản quyền”, mà có thể liên quan đến toàn bộ môi trường dữ liệu mà thiết bị đó đang kết nối.

Vì sao doanh nghiệp dễ gặp vấn đề này?

Một trong những nguyên nhân là quản lý phần mềm thường bị xem nhẹ hơn quản lý phần cứng.

Doanh nghiệp thường dễ dàng thống kê mình có bao nhiêu máy tính, laptop, máy in hoặc thiết bị mạng. Nhưng việc xác định chính xác từng máy đang cài phần mềm gì lại khó hơn.

Đặc biệt ở những doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhân viên có thể phát sinh nhu cầu sử dụng phần mềm rất khác nhau.

• Bộ phận thiết kế cần phần mềm đồ họa.
• Bộ phận kế toán cần phần mềm kế toán.
• Bộ phận kinh doanh cần công cụ quản lý khách hàng.
• Bộ phận nhân sự sử dụng các nền tảng quản lý nhân sự.

Trong khi đó, nhân viên cũng có thể tự tải thêm những công cụ phục vụ công việc hàng ngày. Nếu không có quy trình kiểm soát, theo thời gian hệ thống có thể xuất hiện rất nhiều phần mềm mà bộ phận quản lý không thực sự nắm được.

Đây chính là khoảng trống mà doanh nghiệp cần thu hẹp.

Bài toán không chỉ là “mua bản quyền”

Khi nghe đến phần mềm bản quyền, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ ngay đến chi phí. Nhưng quản lý phần mềm thực tế rộng hơn việc mua một chiếc key.

Doanh nghiệp cần biết mình đang có bao nhiêu giấy phép, giấy phép dành cho ai, được sử dụng trên bao nhiêu thiết bị, thời hạn đến đâu và những điều kiện sử dụng đi kèm là gì.

Nếu doanh nghiệp chỉ mua phần mềm nhưng không quản lý việc cấp phát và sử dụng, vẫn có thể xảy ra tình trạng một giấy phép bị sử dụng sai phạm vi hoặc nhiều phần mềm được mua nhưng không được sử dụng hiệu quả.

Vì vậy, bài toán ở đây là quản lý vòng đời phần mềm. Từ lúc doanh nghiệp có nhu cầu → lựa chọn phần mềm → mua giấy phép → triển khai → theo dõi sử dụng → gia hạn hoặc thay thế. Đây là một phần của quản trị tài sản CNTT mà doanh nghiệp càng lớn càng khó thực hiện thủ công.

Doanh nghiệp nên bắt đầu rà soát từ đâu?

Không nhất thiết doanh nghiệp phải triển khai ngay một hệ thống phức tạp. Bước đầu tiên có thể rất đơn giản: lập danh sách những phần mềm đang được sử dụng. Sau đó, xác định tình trạng của từng phần mềm: có bản quyền hay không, nguồn cung cấp là gì, số lượng giấy phép bao nhiêu và đang được cài đặt trên bao nhiêu thiết bị. Những phần mềm không rõ nguồn gốc hoặc không còn nhu cầu sử dụng nên được gỡ bỏ.

Đồng thời, doanh nghiệp có thể thiết lập quy định nội bộ: nhân viên không tự ý cài đặt phần mềm lên thiết bị công ty; khi có nhu cầu mới cần gửi yêu cầu để bộ phận phụ trách kiểm tra và phê duyệt.

Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, việc quản lý tập trung thiết bị và phần mềm sẽ giúp việc kiểm kê, giám sát và xử lý nhanh chóng hơn rất nhiều. Quan trọng nhất là biến việc rà soát này thành một hoạt động định kỳ thay vì chỉ thực hiện một lần.

Từ một cảnh báo về phần mềm đến câu chuyện chuyển đổi số

Đây cũng là điểm mà doanh nghiệp có thể nhìn câu chuyện rộng hơn. Trong vài năm qua, chuyển đổi số đã khiến phần mềm trở thành một phần ngày càng quan trọng trong hoạt động kinh doanh.

Hồ sơ được số hóa. Quy trình được đưa lên phần mềm. Dữ liệu được lưu trữ điện tử. Trao đổi nội bộ diễn ra trên các nền tảng trực tuyến. Khách hàng được quản lý trên hệ thống. Kế toán, nhân sự, bán hàng và vận hành đều có thể được kết nối bằng phần mềm.

Khi đó, phần mềm không còn đơn thuần là một công cụ hỗ trợ nhân viên. Nó trở thành một phần của hạ tầng vận hành doanh nghiệp. Và một khi đã là hạ tầng, nó cần được quản lý.

Đó cũng là lý do vấn đề bản quyền phần mềm có thể được nhìn dưới một góc độ rộng hơn: quản trị tài sản số và quản trị rủi ro công nghệ.

Số hóa dữ liệu nhưng đừng bỏ quên “nơi dữ liệu đi qua”

Một doanh nghiệp có thể đầu tư rất nhiều cho việc bảo vệ dữ liệu: hệ thống lưu trữ, sao lưu, phân quyền truy cập, bảo mật tài khoản… Nhưng nếu những thiết bị xử lý dữ liệu lại sử dụng phần mềm không rõ nguồn gốc thì hệ thống vẫn có thể tồn tại một điểm yếu.

Điều này cho thấy bảo vệ dữ liệu không chỉ là bảo vệ nơi dữ liệu được lưu trữ mà còn cần quan tâm cả đến công cụ tạo ra, xử lý, truyền tải và truy cập dữ liệu. Đây là một góc nhìn khá quan trọng đối với doanh nghiệp đang chuyển đổi sang môi trường làm việc điện tử.

Một quy trình số hóa tốt không chỉ giúp giảm giấy tờ hay tăng tốc độ xử lý công việc. Nó còn cần đảm bảo rằng toàn bộ hệ sinh thái công nghệ phía sau quy trình đó được kiểm soát phù hợp.

Thay vì chờ cảnh báo, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm tra

Thông báo của Công an Hà Nội có thể xem như một lời nhắc để doanh nghiệp nhìn lại chính hệ thống của mình.

• Có bao nhiêu thiết bị đang hoạt động?
• Có bao nhiêu phần mềm đang được sử dụng?
• Giấy phép của những phần mềm đó đang được quản lý như thế nào?
• Nhân viên có thể tự cài phần mềm hay không?
• Doanh nghiệp có biết phần mềm được tải từ đâu?
• Khi một nhân viên nghỉ việc hoặc đổi thiết bị, quyền sử dụng phần mềm được xử lý thế nào?

Những câu hỏi tưởng như đơn giản nhưng lại tạo thành một bức tranh khá rõ về việc quản trị công nghệ của doanh nghiệp. Và khi số lượng thiết bị, người dùng và dữ liệu tăng lên, việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ ngày càng khó.

KẾT LUẬN

Cảnh báo mới của Công an TP. Hà Nội về việc sử dụng phần mềm không bản quyền là một thông tin mà doanh nghiệp không nên xem nhẹ. Việc rà soát phần mềm đang sử dụng không chỉ nhằm đảm bảo tuân thủ quy định, mà còn góp phần hạn chế những rủi ro có thể phát sinh đối với hệ thống công nghệ và dữ liệu.

Nhưng nếu nhìn từ góc độ chuyển đổi số, câu chuyện còn rộng hơn. Khi doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào phần mềm, quản lý phần mềm cũng chính là quản lý một phần hạ tầng số của doanh nghiệp.

Một hệ thống số hiệu quả không chỉ cần nhiều công nghệ, mà cần công nghệ đúng nguồn gốc, được kiểm soát và phù hợp với quy trình vận hành.

Bởi chuyển đổi số không chỉ là đưa dữ liệu lên môi trường điện tử. Đó còn là quá trình xây dựng một hệ thống công nghệ có kiểm soát, an toàn và bền vững.

The post Phần Mềm “Crack”: Tiết Kiệm Trước Mắt, Rủi Ro Về Sau? appeared first on Opus Solution.

Khi một nhân viên nghỉ việc, những dữ liệu mà họ từng tạo ra và quản lý sẽ đi đâu?

Một nhân viên có thể rời khỏi doanh nghiệp chỉ sau một vài ngày bàn giao. Nhưng những email đã gửi, hợp đồng đã xử lý, báo cáo đã lập, file Excel đã cập nhật, tài liệu khách hàng, lịch sử trao đổi hay những thông tin tích lũy trong quá trình làm việc vẫn tiếp tục tồn tại.

Vấn đề là: doanh nghiệp có thực sự sở hữu và kiểm soát được những dữ liệu đó hay không?

Trong môi trường làm việc truyền thống, dữ liệu thường được phân tán ở rất nhiều nơi. Một phần nằm trong tủ hồ sơ, một phần trên máy tính cá nhân, một phần trong email, các thư mục dùng chung, ứng dụng nhắn tin hoặc những file mà chỉ một vài nhân viên biết cách sử dụng.

Khi nhân sự thay đổi, sự phân tán này có thể trở thành một bài toán lớn đối với doanh nghiệp. Và đó cũng là lúc câu chuyện số hóa dữ liệu và quản trị dữ liệu tập trung trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Nhân viên nghỉ việc, nhưng dữ liệu thì không

Một nhân viên có thể là người trực tiếp xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tài liệu trong suốt thời gian làm việc.

Đó có thể là nhân viên kế toán lưu trữ chứng từ và báo cáo. Nhân viên kinh doanh quản lý thông tin khách hàng. Nhân viên hành chính phụ trách hợp đồng, hồ sơ và văn bản. Hay một nhân viên quản lý dự án nắm giữ toàn bộ lịch sử trao đổi và tài liệu liên quan đến một dự án.

Trong thời gian nhân viên còn làm việc, việc này có thể không tạo ra vấn đề.

Mọi người đều biết “file đó nằm ở máy của anh A”, “hợp đồng này nằm trong email của chị B” hay “bảng dữ liệu khách hàng do phòng kinh doanh quản lý”.

Nhưng khi anh A hoặc chị B nghỉ việc, câu hỏi lập tức xuất hiện: Ai sẽ tiếp quản dữ liệu?

Nếu dữ liệu đã được lưu trữ trên hệ thống chung, việc bàn giao có thể tương đối đơn giản. Nhưng nếu dữ liệu phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân, doanh nghiệp có thể mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, kiểm tra và khôi phục thông tin. Điều đáng nói là đây không chỉ là vấn đề về một vài file bị thất lạc. Đó có thể là sự thất thoát của cả một phần tri thức vận hành mà doanh nghiệp đã tích lũy trong nhiều năm.

“Dữ liệu nằm trong máy nhân viên” – một rủi ro thường bị xem nhẹ

Một trong những tình huống phổ biến là nhân viên sử dụng máy tính cá nhân để lưu trữ tài liệu phục vụ công việc. Ban đầu, cách làm này rất thuận tiện. Nhân viên có thể tự tạo thư mục, đặt tên file, lưu các phiên bản tài liệu và sử dụng theo cách phù hợp với công việc của mình. Nhưng theo thời gian, dữ liệu bắt đầu trở nên khó kiểm soát. Một file có thể có nhiều phiên bản như:

• HopDong_KhachHang.xlsx
• HopDong_KhachHang_Final.xlsx
• HopDong_KhachHang_Final_New.xlsx
• HopDong_KhachHang_Final_New_2.xlsx

Và đôi khi, người duy nhất biết đâu là phiên bản cuối cùng lại chính là người đang chuẩn bị nghỉ việc. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ gặp khó khăn trong việc tìm dữ liệu, mà còn phải xác định:

• File nào là bản mới nhất?
• Ai đã chỉnh sửa?
• Nội dung nào đã được phê duyệt?
• Tài liệu được lưu ở đâu?
• Những dữ liệu nào cần bàn giao?
• Ai có quyền tiếp tục truy cập?

Đây chính là điểm mà việc lưu trữ dữ liệu thủ công bắt đầu bộc lộ giới hạn.

Dữ liệu doanh nghiệp không nên phụ thuộc vào một cá nhân

Một doanh nghiệp có thể có những nhân viên rất giỏi và giàu kinh nghiệm. Tuy nhiên, nếu toàn bộ dữ liệu và thông tin quan trọng đều phụ thuộc vào một người thì doanh nghiệp đang vô tình hình thành một “điểm phụ thuộc” trong hệ thống vận hành.

• Người đó biết khách hàng nào đang làm việc với doanh nghiệp.
• Người đó biết hợp đồng nào đang chờ xử lý.
• Người đó biết file nào là bản chính.
• Người đó biết lịch sử của từng dự án.
• Người đó biết vì sao một quyết định được đưa ra theo cách đó.

Những thông tin này có thể chưa từng được ghi nhận một cách có hệ thống, mà tồn tại dưới dạng kinh nghiệm và dữ liệu cá nhân của nhân viên.

Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp không chỉ mất đi một người thực hiện công việc. Doanh nghiệp có nguy cơ mất đi một phần thông tin cần thiết để tiếp tục công việc đó. Vì vậy, một hệ thống quản trị tốt cần hướng đến việc biến dữ liệu từ “tài sản nằm trong tay một cá nhân” thành “tài sản thuộc về tổ chức”.

Số hóa dữ liệu không chỉ là chuyển giấy thành file

Khi nhắc đến số hóa, nhiều người thường nghĩ đơn giản rằng:

Hồ sơ giấy → scan → PDF.

Đây là một phần của số hóa, nhưng chưa phải toàn bộ câu chuyện.

Một tài liệu được scan thành PDF nhưng sau đó vẫn nằm rải rác trong máy tính của từng nhân viên thì doanh nghiệp chưa thực sự giải quyết được bài toán quản trị dữ liệu. Giá trị của số hóa nằm ở bước tiếp theo: dữ liệu cần được tổ chức, phân loại, lưu trữ và quản lý để doanh nghiệp có thể tìm kiếm và sử dụng khi cần.

Một hợp đồng không chỉ nên tồn tại dưới dạng một file PDF. Doanh nghiệp còn cần biết hợp đồng đó thuộc khách hàng nào, được tạo khi nào, đang ở trạng thái gì, ai phụ trách và những tài liệu nào liên quan.

Tương tự, một văn bản không chỉ cần được lưu lại mà còn cần có khả năng xác định nguồn gốc, thời gian, người xử lý và lịch sử thay đổi. Khi đó, số hóa mới thực sự trở thành một phần của quá trình quản trị doanh nghiệp, thay vì đơn thuần là thay thế giấy bằng file điện tử.

Văn phòng điện tử giúp dữ liệu đi cùng với quy trình

Một trong những thay đổi quan trọng khi doanh nghiệp chuyển sang mô hình văn phòng điện tử là dữ liệu không còn tồn tại độc lập với quy trình làm việc.

Thay vì một nhân viên nhận văn bản → tải xuống → xử lý → gửi email → chờ phản hồi → lưu lại một bản khác, quy trình có thể được đưa lên hệ thống để các bước xử lý được ghi nhận và liên kết với nhau.

Khi một tài liệu được tạo ra, doanh nghiệp có thể xác định nó thuộc quy trình nào.

Khi tài liệu được chuyển đến người phụ trách, hệ thống có thể ghi nhận quá trình xử lý.

Khi tài liệu được phê duyệt, doanh nghiệp có thể lưu lại trạng thái và lịch sử tương ứng.

Nhờ vậy, công việc không còn phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ của từng nhân viên. Dữ liệu và quy trình được đặt trong cùng một hệ thống. Đây chính là một trong những nền tảng quan trọng của văn phòng điện tử hiện đại.

Khi nhân sự thay đổi, doanh nghiệp có thể tiếp tục vận hành

Hãy thử hình dung hai doanh nghiệp cùng có một nhân viên phụ trách xử lý hợp đồng. 

Ở doanh nghiệp thứ nhất, toàn bộ hồ sơ nằm trong máy tính của nhân viên. Các email trao đổi nằm trong hộp thư cá nhân và nhiều file được lưu ở những thư mục khác nhau. Khi nhân viên nghỉ việc, người mới phải mất nhiều ngày để tìm hiểu lại toàn bộ công việc.

Ở doanh nghiệp thứ hai, hợp đồng được quản lý trên hệ thống chung. Hồ sơ, lịch sử xử lý, người phụ trách và trạng thái của từng tài liệu đều được ghi nhận. Khi nhân sự thay đổi, người mới có thể tiếp nhận công việc dựa trên dữ liệu và quy trình đã được hệ thống hóa, thay vì phải bắt đầu lại từ đầu.

Sự khác biệt ở đây không nằm ở việc doanh nghiệp có nhân viên giỏi hơn hay không. Nó nằm ở cách doanh nghiệp quản lý tri thức và dữ liệu. Một doanh nghiệp trưởng thành về quản trị không nên để hoạt động phụ thuộc quá nhiều vào việc “ai đang giữ thông tin”. Thay vào đó, thông tin cần được tổ chức để doanh nghiệp có thể tiếp tục vận hành ngay cả khi con người thay đổi.

Bài toán không chỉ là mất dữ liệu, mà còn là bảo mật dữ liệu

Bên cạnh nguy cơ thất lạc, việc dữ liệu phân tán còn đặt ra một vấn đề khác: ai đang có quyền truy cập dữ liệu?

Khi tài liệu được lưu trữ trên nhiều thiết bị và chia sẻ thủ công, doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát toàn bộ quá trình sử dụng dữ liệu.

Một nhân viên có thể đã tải tài liệu về máy. Một bản khác có thể được gửi qua email. Một file khác lại nằm trong USB hoặc thư mục cá nhân.

Khi nhân sự nghỉ việc, việc thu hồi quyền truy cập không đồng nghĩa với việc tất cả các bản dữ liệu trước đó cũng biến mất. Đây là lý do quản trị dữ liệu hiện đại cần quan tâm đến phân quyền, kiểm soát truy cập, lịch sử thao tác và chính sách lưu trữ.

Không phải nhân viên nào cũng cần quyền truy cập vào mọi dữ liệu. Và không phải dữ liệu nào cũng nên được lưu trữ theo cùng một cách.

Dữ liệu được quản lý tốt sẽ trở thành nền tảng cho AI và tự động hóa

Một lợi ích dài hạn khác của việc số hóa dữ liệu là khả năng khai thác dữ liệu cho những công nghệ mới.

AI có thể hỗ trợ tìm kiếm thông tin, phân tích tài liệu, tổng hợp báo cáo hoặc tự động hóa một số công việc. Nhưng để làm được điều đó, doanh nghiệp cần có dữ liệu đủ tốt.

Nếu dữ liệu nằm rải rác trong hàng nghìn file, không có cấu trúc rõ ràng, thiếu thông tin về nguồn gốc và không được quản lý thống nhất, việc ứng dụng AI sẽ khó đạt hiệu quả cao. Nói cách khác: Muốn khai thác AI tốt, doanh nghiệp trước hết phải quản lý dữ liệu tốt.

Đây là lý do số hóa dữ liệu không chỉ phục vụ nhu cầu hiện tại mà còn tạo nền móng cho quá trình tự động hóa và ứng dụng AI trong tương lai.

Từ “bàn giao công việc” đến “bàn giao dữ liệu”

Trong nhiều doanh nghiệp, khi một nhân viên nghỉ việc, quy trình bàn giao thường tập trung vào những câu hỏi như:

“Công việc đang làm đến đâu?”; “Khách hàng nào cần xử lý?”; “Việc nào đang chờ?”

Nhưng trong môi trường số, một câu hỏi khác cũng quan trọng không kém:

“Toàn bộ dữ liệu liên quan đến công việc đang nằm ở đâu?”

Nếu doanh nghiệp đã có hệ thống quản lý tập trung, việc bàn giao không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhân viên cũ nhớ được bao nhiêu. Thông tin có thể được tiếp nhận từ chính hệ thống. Đó là sự khác biệt giữa việc bàn giao công việc và bàn giao một hệ thống dữ liệu đã được tổ chức. Và về lâu dài, đây chính là cách doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào từng cá nhân.

Số hóa dữ liệu là bước chuyển từ quản lý con người sang quản trị hệ thống

Con người vẫn là yếu tố quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Nhưng một doanh nghiệp không thể phát triển bền vững nếu mọi thông tin quan trọng đều nằm trong trí nhớ của một vài cá nhân.

Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, số lượng nhân sự tăng, khách hàng tăng và dữ liệu tăng, cách quản lý dựa trên kinh nghiệm cá nhân sẽ ngày càng khó mở rộng.

Doanh nghiệp cần chuyển dần từ:

“Anh A biết việc này.” sang: “Hệ thống ghi nhận việc này.”

Từ: “Chị B giữ hồ sơ.” sang: “Doanh nghiệp quản lý hồ sơ tập trung.”

Và từ:

“Nhân viên cũ bàn giao lại dữ liệu.” sang: “Dữ liệu luôn thuộc về doanh nghiệp và được quản lý xuyên suốt.”

Đó không chỉ là thay đổi về công nghệ. Đó là thay đổi trong tư duy quản trị.

KẾT LUẬN

Nhân viên có thể nghỉ việc, chuyển bộ phận hoặc thay đổi vị trí. Nhưng dữ liệu mà doanh nghiệp tạo ra trong quá trình vận hành cần được bảo toàn và tiếp tục phục vụ cho hoạt động của tổ chức.

Vì vậy, câu hỏi “nhân viên nghỉ việc thì dữ liệu đi đâu?” thực chất đang đặt ra một vấn đề lớn hơn:

Doanh nghiệp đang sở hữu dữ liệu, hay dữ liệu đang phụ thuộc vào từng nhân viên?

Số hóa dữ liệu và xây dựng văn phòng điện tử không thể giải quyết mọi vấn đề của doanh nghiệp chỉ trong một bước. Nhưng đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp từng bước đưa dữ liệu ra khỏi những chiếc máy tính cá nhân, những thư mục riêng lẻ và những quy trình thủ công; đưa chúng vào một hệ thống có tổ chức, có kiểm soát và có khả năng khai thác.

Khi đó, dù một nhân viên rời đi, tri thức và dữ liệu mà họ tạo ra vẫn ở lại với doanh nghiệp. Và đó mới là giá trị lớn hơn của số hóa:

Không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc nhanh hơn, mà còn giúp doanh nghiệp giữ lại những gì mình đã tạo ra.

 Nhân sự có thể thay đổi. Dữ liệu doanh nghiệp thì không nên biến mất theo họ.

The post Khi Nhân Viên Nghỉ Việc, Dữ Liệu Doanh Nghiệp Sẽ Đi Đâu? appeared first on Opus Solution.

Đặc biệt, với nhóm doanh nghiệp có quy mô doanh thu nhỏ, mỗi khoản chi phí đều có thể tác động đáng kể đến dòng tiền và khả năng tái đầu tư. Vì vậy, một thay đổi trong chính sách thuế, dù chỉ áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định, vẫn có thể tạo ra những tác động đáng kể đối với doanh nghiệp và rộng hơn là toàn bộ nền kinh tế.

Nghị quyết số 43/2026/QH16 của Quốc hội là một chính sách đáng chú ý trong bối cảnh này. Theo Nghị quyết, doanh nghiệp, tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam có doanh thu hằng năm của năm 2026 và năm 2027 không quá 10 tỷ đồng được giảm 30% số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong kỳ tính thuế tương ứng. Nghị quyết có hiệu lực từ ngày 24/8/2026 và áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026 và năm 2027.

Nhưng phía sau con số 30% là một câu chuyện lớn hơn: chính sách này có thể tác động như thế nào đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, khả năng đầu tư và sức cạnh tranh của khu vực kinh tế nhỏ, cũng như quá trình tăng trưởng của nền kinh tế.

1. Chính sách mới quy định điều gì?

Điểm cốt lõi của Nghị quyết 43/2026/QH16 là giảm 30% số thuế TNDN phải nộp cho doanh nghiệp, tổ chức đáp ứng điều kiện về doanh thu không quá 10 tỷ đồng trong năm 2026 và năm 2027. Đây là chính sách áp dụng theo từng kỳ tính thuế, thay vì thay đổi lâu dài mức thuế suất thuế TNDN.

Một điểm cần hiểu đúng là chính sách sử dụng mốc “không quá 10 tỷ đồng”. Điều này có nghĩa doanh nghiệp có doanh thu đúng 10 tỷ đồng vẫn thuộc ngưỡng doanh thu được quy định; chỉ khi doanh thu vượt quá 10 tỷ đồng mới vượt khỏi ngưỡng này.

Bên cạnh đó, Nghị quyết cũng quy định trường hợp doanh nghiệp đang được hưởng ưu đãi thuế theo Luật Thuế TNDN hoặc các luật, nghị quyết khác của Quốc hội thì số thuế được giảm 30% được xác định trên số thuế TNDN phải nộp sau khi đã trừ các khoản ưu đãi thuế. Nghị quyết đồng thời đặt ra quy định loại trừ đối với một số trường hợp doanh nghiệp được hình thành từ việc chia, tách sau thời điểm Nghị quyết có hiệu lực.

Như vậy, đây không đơn thuần là một chính sách “giảm thuế cho doanh nghiệp nhỏ”, mà được thiết kế với những điều kiện và phạm vi áp dụng cụ thể.

2.Vì sao chính sách này tập trung vào nhóm doanh nghiệp có doanh thu không quá 10 tỷ đồng?

Doanh nghiệp nhỏ thường có một đặc điểm rất khác so với các doanh nghiệp quy mô lớn: khả năng chống chịu trước biến động thường thấp hơn.

Một doanh nghiệp lớn có thể có nhiều nguồn vốn, nhiều thị trường và khả năng phân bổ chi phí trên quy mô rộng. Trong khi đó, với một doanh nghiệp nhỏ, sự thay đổi của chi phí nhân sự, mặt bằng, nguyên vật liệu, công nghệ hay thị trường đều có thể nhanh chóng ảnh hưởng đến dòng tiền.

Chính vì vậy, việc giảm một phần nghĩa vụ thuế có thể tạo ra một khoảng đệm tài chính để doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.

Theo định hướng được Chính phủ nêu trong quá trình xây dựng chính sách, việc giảm thuế nhằm hỗ trợ trực tiếp các đối tượng kinh doanh quy mô nhỏ, giúp giữ lại nguồn lực để tái đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh và góp phần hướng tới mục tiêu tăng trưởng kinh tế.

Ở góc độ này, chính sách giảm thuế không chỉ nên được nhìn nhận là việc doanh nghiệp “đóng ít thuế hơn”, mà là việc một phần nguồn lực được giữ lại trong khu vực sản xuất, kinh doanh.

3. Tác động đầu tiên: doanh nghiệp có thêm dư địa tài chính

Đối với doanh nghiệp, thuế là một phần trong tổng thể chi phí và nghĩa vụ tài chính phải thực hiện. Khi nghĩa vụ thuế được giảm, phần nguồn lực còn lại có thể được doanh nghiệp chủ động phân bổ cho những nhu cầu cấp thiết hơn.

Đó có thể là duy trì dòng tiền, đầu tư thiết bị, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, tuyển dụng nhân sự hoặc nâng cấp hệ thống quản trị.

Đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ, việc có thêm nguồn lực không nhất thiết phải tạo ra một khoản đầu tư lớn ngay lập tức. Đôi khi, đó chỉ đơn giản là khả năng duy trì hoạt động ổn định hơn trong một giai đoạn khó khăn, không phải cắt giảm một khoản đầu tư cần thiết hoặc có thêm nguồn lực để thử nghiệm một hướng kinh doanh mới.

Nói cách khác, tác động của chính sách không chỉ nằm ở số tiền thuế được giảm, mà còn nằm ở quyền chủ động sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp.

4. Từ giảm thuế đến đầu tư và tăng trưởng

Một trong những tác động đáng chú ý hơn của chính sách là khả năng tạo ra hiệu ứng lan tỏa.

Khi doanh nghiệp có thêm nguồn lực, nguồn tiền đó có thể được sử dụng để mua sắm máy móc, thuê thêm nhân sự, mở rộng sản xuất, phát triển sản phẩm hoặc đầu tư vào công nghệ.

Những khoản đầu tư này lại tạo ra hoạt động kinh tế mới.

• Doanh nghiệp mua phần mềm → doanh nghiệp công nghệ có thêm doanh thu.
• Doanh nghiệp mở rộng sản xuất → cần thêm nhân sự và nguyên vật liệu.
• Doanh nghiệp tuyển thêm nhân viên → thu nhập của người lao động tăng lên.
• Người lao động có thêm thu nhập → sức mua và tiêu dùng có thể tăng.

Vì vậy, xét ở quy mô nền kinh tế, một chính sách giảm thuế có thể tạo ra hiệu ứng lan tỏa vượt ra ngoài phạm vi của chính doanh nghiệp được hưởng ưu đãi.

Đây cũng là một trong những lý do Chính phủ đánh giá việc giảm thuế có thể giúp doanh nghiệp giữ lại nguồn lực để tái đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh và hỗ trợ mục tiêu tăng trưởng.

5. Một cơ hội khác: thúc đẩy đầu tư vào công nghệ và chuyển đổi số

Đây là khía cạnh đặc biệt đáng chú ý trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam đang bước sâu hơn vào quá trình chuyển đổi số.

Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, chuyển đổi số thường không phải vấn đề “có cần hay không”, mà là khi nào có đủ nguồn lực để đầu tư.

Một hệ thống quản lý văn bản điện tử, nền tảng quản lý dữ liệu, phần mềm quản trị doanh nghiệp, chữ ký số, tự động hóa quy trình hay các công cụ AI đều có thể giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý thủ công và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế, các khoản đầu tư này đôi khi phải đứng sau những chi phí vận hành thiết yếu.

Khi doanh nghiệp có thêm nguồn lực tài chính, cơ hội dành cho những khoản đầu tư mang tính dài hạn cũng rộng hơn.

Đây là điểm mà chính sách thuế có thể tạo ra tác động vượt ra ngoài câu chuyện tài chính ngắn hạn.

Một phần nguồn lực được giữ lại hôm nay có thể trở thành một khoản đầu tư vào năng suất của doanh nghiệp trong nhiều năm tới.

Và khi ngày càng nhiều doanh nghiệp đầu tư vào công nghệ, dữ liệu và tự động hóa, tác động không chỉ nằm ở từng doanh nghiệp riêng lẻ mà còn góp phần nâng cao năng suất chung của nền kinh tế.

6. Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp, chính sách còn góp phần củng cố khu vực kinh tế tư nhân

Khu vực kinh tế tư nhân ngày càng giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam. Trong đó, phần lớn doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc vừa.

Vì vậy, các chính sách hỗ trợ nhóm doanh nghiệp này có ý nghĩa không chỉ ở cấp độ từng doanh nghiệp mà còn ở cấp độ củng cố sức khỏe của toàn bộ khu vực kinh tế tư nhân.

Một doanh nghiệp nhỏ phát triển thành doanh nghiệp vừa. Một doanh nghiệp vừa có thêm khả năng mở rộng thị trường. Những doanh nghiệp này tiếp tục tạo việc làm, hình thành chuỗi cung ứng và đóng góp vào hoạt động kinh tế.

Quá trình đó tạo nên một vòng tuần hoàn:

Hỗ trợ doanh nghiệp → tăng khả năng đầu tư → mở rộng hoạt động → tạo việc làm và giá trị mới → đóng góp trở lại cho nền kinh tế.

Đây cũng là lý do chính sách giảm thuế cần được nhìn trong một bức tranh rộng hơn thay vì chỉ nhìn vào khoản thu ngân sách được giảm trong ngắn hạn.

7. Tuy nhiên, giảm thuế không phải là mục tiêu cuối cùng

Điều quan trọng nhất vẫn là nguồn lực được giải phóng sẽ được sử dụng như thế nào.

Nếu khoản tiết kiệm từ thuế được sử dụng để duy trì hoạt động, đầu tư công nghệ, nâng cao năng suất, phát triển nhân sự hoặc mở rộng sản xuất, chính sách có thể tạo ra giá trị lâu dài hơn.

Ngược lại, nếu chỉ nhìn việc giảm thuế như một khoản chi phí được cắt giảm mà không gắn với việc nâng cao hiệu quả hoạt động, tác động dài hạn sẽ hạn chế hơn.

Vì vậy, đối với doanh nghiệp, chính sách này có thể được xem như một cơ hội để tái phân bổ nguồn lực, chứ không chỉ đơn giản là một khoản tiền được giữ lại.

8. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và hiểu đúng chính sách

Một chính sách có lợi chỉ thực sự phát huy giá trị khi doanh nghiệp hiểu đúng và áp dụng đúng.

Nghị quyết 43/2026/QH16 quy định khá rõ về đối tượng, ngưỡng doanh thu, thời gian áp dụng và cách xác định số thuế được giảm trong trường hợp doanh nghiệp đang hưởng các ưu đãi thuế khác. Chính sách áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026 và năm 2027, với Nghị quyết có hiệu lực từ ngày 24/8/2026.

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi tình hình doanh thu, nghĩa vụ thuế và các chính sách ưu đãi đang áp dụng để xác định chính xác quyền lợi của mình.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cũng cần nhìn chính sách này trong tổng thể những thay đổi về môi trường kinh doanh, quản trị và chuyển đổi số đang diễn ra.

9. Từ một chính sách thuế đến câu chuyện lớn hơn về năng lực cạnh tranh

Một doanh nghiệp khỏe không chỉ là doanh nghiệp có doanh thu cao. Đó còn là doanh nghiệp có khả năng kiểm soát chi phí, quản lý dữ liệu tốt, vận hành hiệu quả và thích ứng nhanh với những thay đổi của thị trường.

Vì vậy, nguồn lực tài chính được giữ lại từ chính sách giảm thuế có thể trở thành nền tảng để doanh nghiệp đầu tư vào những yếu tố tạo ra năng lực cạnh tranh dài hạn.

• Công nghệ có thể giúp giảm thời gian xử lý.
• Dữ liệu giúp doanh nghiệp ra quyết định tốt hơn.
• Tự động hóa giúp giảm những công việc thủ công.
• Số hóa giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và hiệu quả hơn.

Khi những thay đổi này diễn ra ở quy mô lớn, chúng không chỉ giúp từng doanh nghiệp hoạt động tốt hơn mà còn góp phần nâng cao năng suất và sức cạnh tranh của nền kinh tế.

KẾT LUẬN

Chính sách giảm 30% số thuế TNDN phải nộp đối với doanh nghiệp, tổ chức có doanh thu hằng năm không quá 10 tỷ đồng trong kỳ tính thuế 2026 và 2027 là một chính sách hỗ trợ đáng chú ý đối với khu vực doanh nghiệp có quy mô doanh thu nhỏ.

Điểm đáng quan tâm không chỉ nằm ở mức giảm 30%, mà ở nguồn lực được giải phóng sau chính sách sẽ được đưa trở lại nền kinh tế như thế nào.

• Đối với doanh nghiệp, đó có thể là thêm dư địa để duy trì hoạt động, đầu tư và mở rộng.
• Đối với người lao động, sự phát triển của doanh nghiệp có thể tạo thêm cơ hội việc làm và thu nhập.
• Đối với nền kinh tế, nguồn lực được giữ lại có thể tiếp tục được chuyển hóa thành đầu tư, sản xuất, tiêu dùng và năng suất.

Và trong một nền kinh tế ngày càng dựa trên công nghệ, một phần nguồn lực được giữ lại hôm nay có thể trở thành khoản đầu tư cho năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong tương lai.

Hiểu đúng chính sách không chỉ để biết mình được hưởng gì, mà còn để biết cách biến chính sách thành cơ hội phát triển.

The post Thuế TNDN Giảm 30%: Chính Sách Mới Và Những Tác Động Đáng Chú Ý Đến Doanh Nghiệp appeared first on Opus Solution.

According to the World Economic Forum’s Future of Jobs Report, employers highlight resilience, flexibility, and agility as among the most in-demand skills in the workforce, alongside analytical and creative thinking and technological literacy.

Against that backdrop, a set of skills continues to surface across industries that are harder to automate. These two goals reflect the skills that need to be developed in 2026 in order to stay relevant. 

2026 Goal: Develop Public Speaking Skills

Well-composed emails, polished summaries, and detailed proposals are no longer signals of exceptional ability; they are expected, given how AI can help.

What still differentiates people is how they communicate when there is no script.

In a meeting, can you shift the conversation when you notice the client is no longer interested in the current proposal? If one of your teammates goes off-script, can you think on your feet and still participate in the pitch?

AI can help draft an email or clean up a proposal. What it can’t do is notice when a room goes quiet or when a point didn’t land. It can’t adjust mid-thought or mid-speech – only a human who is confident in their speaking and communication skills can handle those situations.

Action steps to build this skill:

• Challenge yourself to speak up once per meeting without preparing your comment in advance
• Practice explaining your work without slides or notes
• Volunteer to summarize discussions verbally instead of in follow-up emails
• Sign up for an improv class and learn to think on your feet

2026 Goal: Build AI Literacy As A Core Skill

AI literacy is not about keeping up with every new tool or release. It’s about developing discernment and understanding when AI is a helpful tool, when it’s misleading, and when to avoid using it.

Right now, many professionals fall into one of two extremes. Some are avoiding AI entirely. Others are trusting outputs too quickly and copying and pasting content as “fact”. Both approaches create risk.

True AI literacy is about knowing how to ask better questions, write effective prompts, evaluate responses critically, and recognizing that just because ChatGPT states something as fact doesn’t mean it is.

Employers expect workers to collaborate with AI while still owning decisions and outcomes. Knowing how to check, challenge, and refine AI output will be as important as generating it.

Action steps to build this skill:

• Cross-check outputs instead of assuming accuracy – do your own research
• Use AI to critique your thinking rather than outsourcing it
• Notice where AI lacks context or nuance in your specific field – pay attention to bias

2026 Goal For Students: Start Building These Skills Now

Students can also work on these goals, even if they aren’t yet in the workforce. Most of the skills can be developed through clubs, sports, part-time work, side hustles, and community volunteering. Find environments that already mirror real workplaces: group projects, shifting expectations, deadlines, and public pressure to perform.

Public speaking can be developed at pitch competitions or in debate clubs. AI literacy starts by learning how to create the most effective prompts and knowing the best questions to ask. Adaptability gets developed when you need to balance work and school. Self-direction shows up when you decide to launch a side hustle to make extra money.

Action steps to build this skill:

• Volunteer to speak first in class discussions or group presentations at least once a week
• Join one activity that forces live communication (debate, theater, student council, mock trial)
• Practice ownership by running one small project end-to-end (school event, fundraiser, club initiative)

Why These 2026 Goals Matter In An AI Economy

While AI can draft proposals, summarize transcripts, and generate answers for you, it cannot walk into the meeting or classroom for you. It cannot notice when the conversation shifts, when the audience stops paying attention, or when a client’s silence signals hesitation. It cannot improvise in a live moment when things aren’t going to plan. That’s where public speaking and effective communication earn their place in 2026.

When it comes to setting your 2026 goals in this AI economy, relevance won’t be determined by who uses AI. It will be determined by who can pair AI-assisted output with human presence, clear thinking, and credible decision-making.

Forbes

The post How AI Can Turn Solo Founders Into Full Teams appeared first on Opus Solution.

Đây là cột mốc quan trọng khẳng định năng lực của Opus Solution trong việc đồng hành chuyển đổi số cùng các tổ chức thuộc nhóm ngành công nghiệp nặng, dầu khí và năng lượng – những lĩnh vực vốn đòi hỏi tiêu chuẩn khắt khe về vận hành, an toàn và bảo mật thông tin.

Giới thiệu về ZARUBEZHNEFT EP VIETNAM B.V.

ZNEPVN là đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn Zarubezhneft, một thương hiệu hàng đầu trong ngành dầu khí toàn cầu với hơn 50 năm kinh nghiệm. Tại Việt Nam, Zarubezhneft hiện diện từ những năm 1980 và được biết đến qua các liên doanh dầu khí quy mô lớn, hoạt động chủ yếu ở khu vực thềm lục địa phía Nam, tham gia vận hành và khai thác các mỏ khí quan trọng như mỏ Bạch Hổ, mỏ Rồng, mỏ Thiên Ưng.

Việc hợp tác với Opus Solution thể hiện quyết tâm của ZNEPVN trong việc tích hợp giải pháp công nghệ vào quy trình vận hành, bảo đảm dữ liệu chính xác và cải thiện khả năng kiểm soát trên toàn bộ chuỗi vận hành.

Sự cần thiết của chuyển đổi số trong ngành dầu khí

Trong những năm gần đây, chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu của các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực. Sự tăng trưởng mạnh mẽ của dữ liệu, nhu cầu hợp nhất hệ thống, tối ưu vận hành, đảm bảo an toàn – an ninh thông tin và nâng cao hiệu suất lao động đã đặt ra áp lực lớn trong việc nâng cấp mô hình vận hành truyền thống.

Ngành dầu khí vốn là lĩnh vực nhạy cảm, chịu ảnh hưởng lớn từ môi trường vận hành, chi phí khai thác và yêu cầu an toàn cao. Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số trở thành “đòn bẩy” giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa quy trình nội bộ và sự phối hợp giữa các bộ phận
• Giảm thiểu rủi ro trong vận hành ngoài khơi và tại các khu vực khai thác
• Tăng khả năng giám sát, phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
• Chuẩn hóa hoạt động theo tiêu chuẩn quốc tế
• Đảm bảo tuân thủ các quy định khắt khe về bảo mật và an toàn thông tin

ZNEPVN là một trong những đơn vị đầu ngành tích cực theo đuổi chiến lược này. Dự án hợp tác với Opus Solution được xem là một trong những bước tiến tiếp theo trong lộ trình chuyển đổi số của doanh nghiệp tại khu vực Việt Nam.

Phạm vi hợp tác giữa Opus Solution và ZNEPVN

Dự án tập trung vào việc xây dựng hệ thống quản lý nội bộ và nâng cấp một nền tảng quản lý qui trình, quan sát an toàn, các ứng dụng phục vụ cho hoạt động vận hành và giám sát tuân thủ trong toàn bộ hệ thống của ZNEPVN. Bên cạnh chức năng đòi hỏi tính chính xác và bảo mật cao, các yêu cầu thiết kế về mặt người dùng luôn đề cao trải nghiệm người dùng (UX/UI) và mang bản sắc thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp và tính nhận dạng theo tập đoàn. Mục tiêu đặt ra của dự án:

1. Tái thiết kế hệ thống theo kiến trúc hiện đại
Giải pháp được xây dựng theo mô hình hạ tầng doanh nghiệp đạt chuẩn, đảm bảo tính ổn định, bảo mật và mở rộng trong tương lai. Điều này cho phép hệ thống vận hành linh hoạt, hỗ trợ hàng trăm người dùng trong môi trường đặc thù của ngành dầu khí.

2. Nâng cấp trải nghiệm người dùng
Opus Solution tập trung vào việc tối ưu giao diện, đơn giản hóa thao tác, cải thiện tốc độ làm việc và tăng tính thân thiện để nhân viên ở nhiều cấp độ – từ văn phòng đến ngoài hiện trường – đều có thể truy cập và sử dụng dễ dàng.

3. Tăng cường khả năng quản lý dữ liệu
Giải pháp mới hỗ trợ lưu trữ, tìm kiếm, phân tích và xử lý thông tin an toàn – một yếu tố quan trọng trong ngành dầu khí, nơi mỗi dữ liệu quan sát có thể góp phần phòng tránh rủi ro lớn.

4. Tích hợp với hệ thống nội bộ, chuẩn hóa qui trình của doanh nghiệp
Hạ tầng mới được thiết kế với khả năng kết nối linh hoạt, cho phép tích hợp với các nền tảng mà ZNEPVN đang sử dụng nhằm xây dựng hệ sinh thái đồng bộ và phục vụ hiệu quả cho cấp quản lý.

5. Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật
Tất cả quy trình triển khai, thiết kế và bàn giao đều tuân thủ những yêu cầu nghiêm ngặt mà ZNEPVN đặt ra, đảm bảo tính bí mật, toàn vẹn và an toàn của dữ liệu.

Khẳng định năng lực triển khai giải pháp Chuyển đổi số của Opus Solution

Với đội ngũ chuyên gia sở hữu kinh nghiệm triển khai hàng trăm dự án chuyển đổi số tại Việt Nam, Opus Solution đã xây dựng được lợi thế rõ rệt trong ba nhóm giải pháp chính:

1. Giải pháp doanh nghiệp theo yêu cầu
Chúng tôi có khả năng phân tích nghiệp vụ chuyên sâu, thiết kế giải pháp phù hợp từng đặc thù vận hành, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật theo yêu cầu của doanh nghiệp.

2. Hệ thống nền tảng Microsoft
Là đối tác lâu năm của Microsoft, Opus Solution triển khai mạnh mẽ các giải pháp như SharePoint, Power BI, Power Platform, Azure… giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng cổng thông tin
• Chuẩn hóa quy trình
• Báo cáo dữ liệu thông minh
• Tăng mức tự động hóa và số hóa toàn diện

3. Tư vấn chiến lược và đào tạo chuyển đổi số
Chúng tôi không chỉ triển khai giải pháp mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng roadmap, đào tạo người dùng, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ vận hành. Chính các năng lực này đã tạo nên sự tin tưởng mạnh mẽ từ khách hàng mới, đặc biệt trong bối cảnh họ đang triển khai các kế hoạch hiện đại hóa hệ thống quản trị nội bộ.

Cam kết đồng hành lâu dài của Opus Solution

Opus Solution tin rằng chuyển đổi số không chỉ là một dự án ngắn hạn mà là hành trình phát triển bền vững. Chúng tôi luôn đặt mục tiêu:

• Đồng hành như một đối tác chiến lược chứ không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ.
• Luôn đổi mới, cập nhật công nghệ mới để giúp doanh nghiệp thích ứng linh hoạt với thay đổi.
• Cam kết chất lượng triển khai, đảm bảo giải pháp đi vào vận hành thực tế và mang lại giá trị rõ rệt.

Việc hợp tác với khách hàng mới lần này là cột mốc quan trọng, đồng thời cũng là động lực để Opus Solution tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng hệ sinh thái công nghệ trong thời gian tới.

Kết luận

Sự hợp tác giữa Opus Solution và Zarubezhneft EP Vietnam B.V. không chỉ là một cột mốc quan trọng trong quan hệ đối tác giữa hai doanh nghiệp, mà còn là minh chứng cho tầm nhìn dài hạn hướng đến sự phát triển bền vững, hiện đại và chuẩn hóa trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Bằng việc cùng nhau triển khai những giải pháp công nghệ phù hợp, có tính ứng dụng cao và đáp ứng các tiêu chuẩn vận hành nghiêm ngặt của ngành năng lượng, cả hai bên đã đặt nền tảng cho một môi trường làm việc hiệu quả hơn, minh bạch hơn và được hỗ trợ bởi những hệ thống quản lý tối ưu.

Trong suốt quá trình hợp tác, Opus Solution luôn giữ vững cam kết về chất lượng, an toàn thông tin và sự đồng hành lâu dài. Đây không chỉ là một dự án, mà là bước khởi đầu để mở ra những cơ hội hợp tác sâu rộng hơn trong tương lai – nơi doanh nghiệp không chỉ cải thiện các hoạt động vận hành trước mắt, mà còn xây dựng một cấu trúc nền tảng vững chắc để sẵn sàng thích ứng trước những thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh.

Với sự tin tưởng mà ZNEPVN đã dành cho Opus Solution, chúng tôi tin rằng chặng đường phía trước sẽ tiếp tục là hành trình của sự đổi mới, phát triển và gia tăng giá trị. Opus Solution sẽ tiếp tục nỗ lực mang đến những giải pháp phù hợp nhất, tối ưu nhất và sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo mỗi hệ thống được triển khai đều thực sự trở thành công cụ hỗ trợ thiết thực cho toàn bộ tổ chức.

Chúng tôi chân thành cảm ơn sự tín nhiệm từ ZNEPVN và mong rằng những thành quả trong giai đoạn hợp tác này sẽ là nền móng vững bền cho nhiều dự án thành công khác giữa hai bên trong tương lai.

The post Opus Solution triển khai dự án chuyển đổi số cùng ZARUBEZHNEFT EP VIETNAM B.V. appeared first on Opus Solution.

PART 1: DOMESTIC NEWS

Vietnam drafts its first AI Law

Long-term significance:

• Establishes a transparent legal environment to encourage enterprise investment.
• Reduces regulatory risks for sensitive AI use cases (finance, healthcare, education, critical infrastructure).
• Supports the formation of a sustainable AI ecosystem with unified and disciplined data governance.

This AI bill is a critical component of Vietnam’s national digital strategy, as AI is increasingly becoming the backbone of government digitalization, business modernization, and essential economic sectors.

Viettel Solutions applies AI to real operational challenges, reducing errors by 30–50%

Viettel Solutions has integrated AI into system operations, log analysis, and error prediction—achieving a 30–50% reduction in operational errors across several system groups.

Ministry of Public Security: AI and Blockchain in national digital transformation strategy

On November 21, the Academy of Security Engineering and Technology (Ministry of Public Security) held a high-level conference focused on AI and Blockchain. Discussions centered on:

• AI for big-data analytics, anomaly detection, and combating high-tech crime
• Blockchain for authentication, traceability, and data integrity
• Requirements for secure digital infrastructure in national critical systems
• Integrating emerging technologies with operational practices to strengthen state management

The event reflects Vietnam’s consistent direction: digital transformation must advance strongly within government and public security sectors—where data sensitivity demands the highest levels of protection.

Digital Economy Development Forum 2025 in Hanoi

The forum “Digital Economy Development: Opportunities and Challenges in the New Era,” held on November 21, emphasized:

• Narrowing the digital gap among regions and enterprises
• Accelerating data infrastructure and data-sharing platforms
• Supporting business innovation and technology commercialization
• Enhancing digital readiness for SMEs

PART 2: INTERNATIONAL NEWS

Ukraine’s Minister of Digital Transformation partners with Nvidia to build a “sovereign AI nation”

Ukraine announced a strategic partnership with Nvidia to develop its core AI capabilities, including:

• High-performance GPU infrastructure and data centers
• National-language AI models for public services and security
• Accelerated AI applications in healthcare, education, and defense

• Digital sovereignty becomes as critical as energy or industrial sovereignty.
• National AI platforms evolve into foundational infrastructure for state operations.

G7 launches the “AI Challenge” to modernize public services

As part of the G7 GovAI Grand Challenge, member nations seek AI solutions for:

• Administrative processing, licensing, and social services
• Automating public services to improve efficiency
• Enhancing accessibility, transparency, and reducing errors

The initiative highlights a shared commitment to applying AI in real government operations—not just theoretical research.

Microsoft CEO Satya Nadella warns internally: “We must rethink everything about AI”

• AI is no longer a “feature”—it is the core backbone defining all future products
• Global enterprises must rethink development philosophies, operating models, and competitive strategies.

EU faces significant challenges revising the world’s first AI law – the EU AI Act

• The EU AI Act continues to face intense debate due to:
• High compliance costs for SMEs
• Concerns that strict rules may hinder innovation
• Insufficient technical guidance for foundational models

CONCLUSION: AI IS NO LONGER OPTIONAL — IT IS A PRECONDITION FOR SURVIVAL IN THE DIGITAL ERA

• Standardize data and modernize infrastructure
• Identify use cases where AI generates real value
• Stay aligned with emerging AI regulatory frameworks
• Invest in internal AI readiness instead of relying solely on external platforms

Ready to lead your business into the AI era?

The post OPUS WEEKLY – DIGITAL TRANSFORMATION & AI TECHNOLOGY BULLETIN (17/11 – 21/11) appeared first on Opus Solution.

Digital transformation is reshaping industries across the globe, redefining how businesses operate and compete. From AI-powered automation to advanced data analytics, organizations now have powerful tools to enhance productivity, efficiency, and customer satisfaction.

Yet, despite the promise of technology, studies indicate that over 70% of digital transformation initiatives fail to achieve their objectives. Not surprisingly, it isn’t technical challenges that typically cause these failures — it’s the human element.

When organizations prioritize technology over the people who will use it, they create an imbalance that often leads to friction, resistance — and ultimately —failure. A human-centered approach to digital transformation shifts the focus to align technology with people’s needs, skills, and values.

This method not only improves the adoption rate of new technologies but also boosts employee satisfaction and productivity. In other words, successful digital transformation isn’t solely about adopting the latest tools; it’s about creating a culture that empowers people to harness these tools effectively.

The Leadership Role in a People-Centered Transformation

Often overlooked because it seems so obvious, leadership plays a pivotal role in human-centric digital transformation. Leaders are responsible for setting the tone, articulating a clear vision, and fostering an environment where employees feel valued and included. In human-centered transformation, leaders go beyond making decisions and issuing directives; they actively engage with employees, listen to their concerns, and involve them in the process.

When leaders articulate the “why” behind digital transformation and connect it to employees’ daily roles, they help bridge the gap between technology and people. This transparency reduces fear of the unknown and helps employees understand how the transformation will benefit them personally and professionally. Leaders who embrace this approach understand that their role is not only to manage change but to lead it, fostering a culture where adaptability and innovation thrive.

Three Pillars of Human-Centric Digital Transformation

While the topic is complex, one may argue the success of a human-centric digital transformation rests on three critical pillars: early involvement, digital literacy, and a culture of adaptability. Each of these components works together to create an environment where people feel prepared and motivated to embrace change.

Early Involvement

Involving employees from the beginning of the transformation process is vital for fostering buy-in and reducing resistance. When employees feel they have a say in how new tools and processes will be implemented, they’re more likely to support them. In practice, early involvement can take many forms, including workshops, pilot programs, and regular feedback sessions. For instance, if a company is considering adopting a new project management tool, it can start by inviting employees to test various options, provide feedback, and voice their preferences. This approach builds a sense of ownership, making employees feel valued and respected.

Early involvement also helps ensure that technology solutions are well-suited to the organization’s unique needs. Employees who use tools daily can offer valuable insights into what features or functionalities would improve their workflows. Leaders who listen to and act upon this feedback are better equipped to make technology choices that genuinely benefit their teams.

Investing in Digital Literacy

As companies increasingly adopt digital tools, the need for digital literacy grows. Employees who lack confidence or skills in using new technology are more likely to feel overwhelmed or resistant. Providing comprehensive training and support is essential to ensuring that all employees feel capable and empowered to leverage digital tools. Digital literacy training should cover the technical aspects of new tools and focus on their strategic benefits, helping employees see how these technologies align with broader company goals.

Offering multiple formats for training, such as workshops, e-learning, and one-on-one sessions, accommodates diverse learning preferences and skill levels. When employees feel proficient and confident, they’re more likely to embrace digital transformation confidently and constructively. Additionally, organizations that invest in ongoing digital literacy initiatives foster a culture of continuous learning and adaptability, preparing employees to tackle future challenges with resilience.

Creating a Culture of Adaptability and Innovation

The third pillar, adaptability, is crucial for sustaining digital transformation. In a human-centered approach, adaptability is encouraged and rewarded, creating a growth-oriented culture where employees feel safe to experiment, take risks, and share ideas. By recognizing and celebrating adaptability, companies signal that flexibility and innovation are valued behaviors.

For example, some organizations dedicate “innovation hours” for employees to explore new technologies, test new ideas, or brainstorm improvements to existing processes. This approach provides a structured opportunity for employees to contribute to the organization’s digital transformation, fostering a sense of ownership and creativity. Furthermore, a culture that values adaptability doesn’t expect employees to become experts in every new tool immediately. Instead, it promotes a mindset of learning and continuous improvement.

Leadership’s Ongoing Role in Supporting Transformation

In a human-centric transformation, leaders don’t simply implement change; they support and sustain it. Effective leaders create open channels of communication, where employees can voice concerns, ask questions, and seek guidance. This transparency builds trust, helping employees feel secure as they navigate changes.

Clear communication from leadership is particularly important during times of transition. Leaders should take time to explain the rationale behind each change, address misconceptions, and provide frequent updates. By remaining visible and accessible, leaders show employees that transformation is a shared journey, not an isolated mandate.

Looking Ahead: Embracing Change with Confidence

The evidence is clear: companies that prioritize people alongside technology will be the ones that succeed. Human-centric digital transformation is about more than adopting the latest tools; it’s about creating a culture where people feel empowered to embrace change. By involving employees early, investing in digital literacy, and fostering adaptability, organizations can pave the way for sustainable growth and innovation.

In the next article in this series, we’ll explore how companies can navigate the hype surrounding emerging technologies to make informed, strategic investments. By focusing on practicality and alignment with business goals, organizations can adopt technologies that deliver lasting value rather than short-lived excitement.

Forbes

The post The Human-Centric Approach To Digital Transformation appeared first on Opus Solution.

As CTO at Zeta Global, I’ve watched enterprise after enterprise struggle with the same paradox: AI tools that promise 100x efficiency but somehow create more work. The problem isn’t the technology. It’s how we’re implementing it.

The most successful AI deployments follow a “human-in-the-loop” approach, where AI amplifies human expertise rather than replacing it. It’s the fastest path to measurable business value. Large enterprises need to bring their best people with them, for now.

Five Proven Applications

1. AI Agents Meet Infrastructure: Human-In-The-Loop Saves Millions

During a high-fidelity test incident, our Sight Reliability Engineering (SRE) team used a popular AI code editor to live-profile an AI Incident Commander Agent. It dynamically analyzed CPU, memory and autoscaling projections. Based on real-time usage metrics, the team confidently resized virtual machines, significantly cutting infrastructure costs.

What made this possible? A tight human-machine feedback loop. The agent interpreted telemetry, auto-documented system behavior and proposed optimizations, but it was the SRE’s judgment that gave the green light.

These tools don’t replace your SRE team; they right-size it, shifting focus from reactive firefighting to proactive systems design. This only happens when engineers stay in the loop and trust what the system sees.

2. Debugging At The Speed Of Thought: AI + Observability

In a recent pre-production environment, engineering used our MCP and AI tools to diagnose a blocker in under 60 seconds. The issue? A missing status transition buried in a complex async workflow.

The agent parsed observability logs, traced the fault to a specific code path and proposed:

• An immediate defensive fix

• A long-term correction plan

• Monitoring criteria for recurrence

What once took hours of engineering time now took seconds. But the engineer still had to approve the fix, validate assumptions and push the patch.

3. BI In Minutes, Not Days: From Analysts To AI-Augmented Analysts

Business analysts are the heart of decision making, but often wrestle with:

• Incomplete understanding of sprawling data dictionaries

• Poorly optimized queries that drive up cloud costs

• Long turnaround times for dashboards and insights

Now, AI agents can parse natural language, write optimized SQL, generate dashboards and summarize findings. We’ve seen time-to-insight drop by 98%, and cloud query costs shrink by up to 80%.

Still, AI doesn’t know what matters to your board, when a chart feels directionally wrong or which insight will provoke action.

That’s the job of the human.

4. The Campaign That Could Run Itself, But Doesn’t (Yet)

We now have the tech stack to optimize full-funnel marketing:

• Multi-armed bandits forecast optimal channels.

• GenAI crafts personalized creations.

• MCP optimizes each recommendation.

In theory, campaign managers, analysts and media strategists could be replaced by a single agentic system. But in practice? Every AI-generated recommendation is queued in a project management board awaiting human review.

Why?

Because AI isn’t yet seen as enterprise-safe, GenAI outputs can be inconsistent and compliance and brand safety matter.

So, humans stay in the loop not to do the work, but to validate and accelerate it.

5. Design At The Speed Of Thought: The AI Cha-Cha

AI tools can instantly generate hundreds of design concepts, but final expression still requires human taste.

We’ve seen marketing teams cut creative timelines by as much as 95% when AI generates initial options and designers refine from there. This only works when AI is embedded in collaborative environments, think Figma or our Zeta’s AI Visual Composer.

The result? A new workflow rhythm: the AI cha-cha. An improvised, fast-paced dance between agent and artisan.

The Strategic Advantage

Human-in-the-loop systems deliver competitive advantages. Teams trust systems they can inspect and adjust. Black-box AI creates organizational resistance. Transparent AI with human controls accelerates enterprise rollouts. The goal should be to integrate humans into the loop, not engage autopilot and sit back.

Humans provide contextual feedback that makes AI systems smarter over time. Pure automation hits performance ceilings quickly.

When AI makes mistakes, human oversight prevents minor errors from becoming major business disruptions. I recently received a note from an engineer indicating that an agent had done a hard reset, which removed the code changes from the git history. An afternoon of work, gone. The tools need to mature, and they will. This is another reminder that we can’t hand over the keys yet.

Implementation Framework

Technology leaders implementing human-in-the-loop AI should focus on core design principles.

• Build intervention points. Create interfaces where humans can inspect AI decisions, provide feedback and make corrections. The goal isn’t slowing down the system but rather giving users confidence to move faster.

• Design for expertise. Don’t just make AI “user-friendly,” make it expert-friendly by preserving nuanced controls that specialists need to do their best work. Expert users require granular parameter adjustments, access to underlying data sources and the ability to create custom rules that reflect domain-specific knowledge that AI models haven’t learned.

• Measure collaboration metrics. Track not just AI performance, but human-AI performance. The best systems make experts more expert, not more efficient. Success metrics should include time-to-insight improvements, decision accuracy when humans override AI and user confidence scores that indicate whether the collaboration is building expertise or creating dependency.

The Path Forward

Companies winning with AI today aren’t the ones with the most automated systems. They’re the ones making their best people 10x more effective by putting the right AI tools in their hands.

Organizations must view AI not as a replacement for human judgment, but as an amplifier for it. In a world where every company has access to the same foundational models, competitive advantage won’t come from having better AI. It will come from having better human-AI collaboration.

The question isn’t whether AI will transform your business. It’s whether you’ll lead that transformation or be disrupted by it.

Forbes

The post Why Your Next Digital Transformation Needs More Humans, Not Fewer appeared first on Opus Solution.

Innovation occurs at intersections where new technologies meet evolving strategies, where customer needs collide with creative thinking and increasingly where AI meets digital strategy.

 

AI is not just a tool. AI is becoming the connective tissue that binds together the components of a solid digital strategy. Organizations that understand how to integrate AI with their broader digital ambitions are the ones not just surviving change, but shaping it.

Why Intersection Matters

A digital strategy outlines how a company utilizes technology to achieve its business objectives. It includes customer engagement platforms, data infrastructure, digital products and operational processes. AI, on the other hand, amplifies that strategy by making it adaptive, predictive and scalable.

The real magic happens when AI is not simply layered on top of a digital strategy but fundamentally embedded within it. This fusion enables companies to:

• Spot opportunities earlier through predictive analytics.
• Automate complex tasks to free up human creativity.
• Personalize at scale in ways humans alone cannot.
• Experiment faster without prohibitive costs.

Think of it as shifting from having a GPS (digital strategy) to having a GPS that learns your driving habits, predicts traffic patterns and suggests better routes before you even ask (AI).

Examples At The Crossroads

As Kate Gibson writes for the Harvard Business School, “AI-driven strategies don’t merely improve existing practices; they fundamentally transform them. With AI, you can adopt predictive analytics to anticipate customer needs, automate processes to reduce costs and personalize services to enhance customer satisfaction.”

Anticipating customer needs, reducing costs and improving customer satisfaction are underlying goals of just about every business strategy — digital and offline. However, AI can radically transform how a company goes about achieving these goals.

Examples include:

• Microsoft and GitHub Copilot: GitHub’s Copilot, powered by OpenAI’s models, is more than a developer’s assistant. GitHub is a case study in how AI becomes part of a company’s digital DNA. Microsoft did not just launch AI as a side project. Microsoft has worked to integrate AI directly into platforms that users and developers already leverage daily. This not only boosts productivity but also fosters innovation as developers can explore and prototype faster.
• Stitch Fix: This online personal styling company uses AI to match clothing items to customers’ style and fit preferences. Its digital strategy focuses on blending data science with human stylists. AI drives the personalization engine, while the digital platform ensures seamless customer engagement. The result is an agile business model that evolves with consumer trends in near real-time.
• Moderna: Long before COVID-19, Moderna had a digital-first strategy built on a cloud-based research platform. When the pandemic hit, AI accelerated vaccine design and testing cycles. Their integration of AI into every phase of R&D shortened innovation timelines from years to months.

The Importance Of Leadership

Achieving buy-in for digital strategy and AI starts at the top. For many organizations, this remains the greatest challenge. Research from McKinsey reveals that employees are actually three times more likely to be using generative AI than leaders expect. This often results in companies not making sufficient investments to provide formal training for AI tools or to integrate AI into existing workflows.

As Prof. Marc K. Peter, author, professor and academic director of the AI program at Rochester-Bern Executive Programs, writes in his book, “with increased digitalization, the way we work and the skills we need are changing. Modern working environments motivate employees, strengthen positive corporate values and help promote digital skills. This requires agility, new management methods and working environments, communication technologies and collaboration platforms. The internal digital transformation leads to a successful organization. Managers are expected to distinguish themselves through innovative thinking, agile leadership and the ability to inspire their staff to digital transformation and thus create a corporate culture that welcomes and supports the transformation.”

How leadership chooses to implement AI solutions and respond to the changes brought about by AI ultimately sets the tone for the rest of the organization. Those who take a proactive approach empower employees to begin working in more efficient and innovative ways.

Action Steps To Implement AI In Your Digital Strategy

A proactive, thoughtful approach is needed to ensure your digital strategy and AI work in sync.

Where to start?

• For Individuals: Become bilingual. You do not need to code, but you must learn the language of data and AI. Understand the core concepts. Experiment with AI tools to grasp their potential intuitively. Stay curious, build skills and follow emerging trends and case studies in your industry.
• For Teams: Foster radical cross-functional collaboration. Create pilot squads with members from IT, data science, marketing and operations, focused on solving a single, high-impact business problem. Break down the silos, physically and culturally. Share learnings and create internal forums for AI experimentation and discussion.
• For Organizations:

1. Audit your digital foundation. Before you invest millions in AI, assess the quality and accessibility of your data. A strong digital strategy is the prerequisite for any meaningful AI success.
2. Lead with the business problem. Do not start with “We need an AI strategy.” Start with “Where is the biggest friction for our customers?” or “What is our most inefficient internal process?” Pull AI in as the solution. Turn these findings into use cases for AI within the digital strategy.
3. Invest in “translator” talent. Hire and cultivate leaders who can bridge the gap between the technical and the strategic. They are your most valuable innovation assets.
4. Partner strategically. Collaborate with AI vendors, startups and universities to stay ahead.
5. Establish an AI governance and ethics framework. Do not wait for a crisis. Address ethics, bias and compliance early. Build your ethical guardrails from day one.
6. Track results and refine. Clear metrics will help you determine how your AI tools are contributing to your digital strategy. Go beyond number-based KPIs to allow your team to report on process changes or other innovations they have achieved. Combining quantitative results with qualitative information will give you the full picture so you and your team can refine your use of AI within your digital strategy.

Bring Together AI And Digital Strategy

The fusion of AI and digital strategy is the functioning reality for the next generation of industry leaders. These initiatives can be jointly managed and offer powerful potential for innovation and improvement.

Companies that treat AI as an integral part of their digital roadmap will move faster, adapt quicker and create more enduring value.

Forbes

The post Why Innovation Thrives At The Intersection Of AI And Digital Strategy appeared first on Opus Solution.