Nếu như trước đây, quản lý bán hàng gói gọn trong vài cuốn sổ, hóa đơn giấy, hay file excel thì giờ đây, doanh nghiệp hiện đại cần đến những giải pháp thông minh hơn: hệ thống CRM, POS, báo cáo phân tích, và thậm chí là trợ lý AI để tự động hóa quy trình đó chính là những phần mềm quản lý bán hàng hiện đại – công cụ không chỉ thay thế cách quản lý thủ công, mà còn mở ra cơ hội tối ưu hóa toàn bộ quy trình kinh doanh.

Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý bán hàng hiện đại?

Trước đây, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa thường dựa vào sổ sách hoặc bảng excel để quản lý giao dịch. Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng tăng lên, cách làm này nhanh chóng bộc lộ nhược điểm: dữ liệu rời rạc, sai sót thường xuyên, khó kiểm soát hiệu quả của nhân viên.

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, giải pháp quản lý bán hàng bằng phần mềm giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa quy trình từ đặt hàng, thanh toán, đến chăm sóc sau bán.
• Giảm thiểu sai sót trong nhập liệu, tồn kho và báo cáo.
• Cung cấp cái nhìn toàn cảnh về doanh thu, lợi nhuận và hiệu quả của từng kênh bán.

Các tính năng cốt lõi của một giải pháp quản lý bán hàng

Một phần mềm hiện đại thường tích hợp nhiều công cụ trong cùng hệ thống, chẳng hạn:

• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng, từ tiếp cận, mua hàng, đến chăm sóc sau bán.
• POS & Kế toán: Quản lý điểm bán, kiểm soát giao dịch và tích hợp dữ liệu kế toán ngay lập tức.
• Báo cáo & phân tích: Biến dữ liệu bán hàng thành thông tin hữu ích để đưa ra quyết định chiến lược.
• Trợ lý AI: Hỗ trợ tư vấn, dự đoán xu hướng và tự động hóa chăm sóc khách hàng.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru, tiết kiệm nhân lực mà vẫn nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Một quan niệm sai lầm phổ biến là phần mềm quản lý bán hàng chỉ phù hợp với tập đoàn lớn. Thực tế, phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ chính là “trợ thủ” đáng giá.

• Chi phí hợp lý, dễ triển khai.
• Giao diện thân thiện, nhân viên ít kinh nghiệm cũng có thể làm quen nhanh chóng.
• Hỗ trợ mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Đặc biệt, việc số hóa bán hàng giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành và tạo ra lợi thế cạnh tranh rõ rệt.

Trải nghiệm người dùng – Giao diện quản lý bán hàng thông minh

Một phần mềm có mạnh đến đâu nhưng giao diện phức tạp, khó dùng thì cũng khó áp dụng vào thực tế. Do đó, yếu tố “dễ sử dụng” được đặt lên hàng đầu.

• Giao diện của phần mềm quản lý bán hàng hiện đại thường trực quan, có biểu đồ, dashboard tổng quan.
• Hỗ trợ quản lý trên đa thiết bị: máy tính, điện thoại, tablet.
• Tối ưu thao tác, giảm bớt bước thừa, giúp nhân viên làm việc nhanh hơn.

Đây chính là yếu tố quyết định đến mức độ chấp nhận và gắn bó lâu dài của người dùng với phần mềm.

Cách để quản lý bán hàng hiệu quả hơn với phần mềm

Sở hữu công cụ chưa đủ, doanh nghiệp cần kết hợp cùng chiến lược quản lý đúng đắn:

1. Đào tạo nhân sự: Giúp nhân viên hiểu cách tận dụng tối đa tính năng phần mềm.
2. Tùy chỉnh linh hoạt: Điều chỉnh theo quy trình và nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
3. Theo dõi KPI: Sử dụng hệ thống báo cáo để giám sát hiệu quả và điều chỉnh kịp thời.

Nhờ vậy, quản lý bán hàng hiệu quả không chỉ là lý thuyết mà trở thành kết quả đo lường được.

Xu hướng tương lai của phần mềm quản lý bán hàng

Không dừng lại ở việc quản lý đơn thuần, các phần mềm đang tiến tới:

• AI thông minh hơn: dự báo nhu cầu khách hàng dựa trên hành vi online.
• Tích hợp đa kênh: đồng bộ dữ liệu từ cửa hàng, website, sàn TMĐT và mạng xã hội.
• Tự động hóa marketing: gửi email, tin nhắn, remarketing một cách tự động nhưng cá nhân hóa.
• Phân tích nâng cao: không chỉ báo cáo số liệu, mà còn đưa ra khuyến nghị chiến lược.

Đây sẽ là xu hướng mà mọi doanh nghiệp cần nắm bắt để duy trì lợi thế cạnh tranh.

Kết luận

Trong thời đại kinh doanh số, phần mềm quản lý bán hàng đã trở thành nền tảng không thể thiếu để doanh nghiệp tăng trưởng bền vững. Từ khả năng tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu, đến việc hỗ trợ trải nghiệm khách hàng – tất cả đều giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và nâng cao lợi nhuận.

Lời khuyên cho các nhà quản lý: hãy lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô, có khả năng mở rộng và được hỗ trợ tốt từ nhà cung cấp. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp tiến xa hơn trong hành trình chuyển đổi số.

Các bài viết liên quan:

1. Tasken Sales: Phần mềm quản lý bán hàng toàn diện

The post Bí quyết quản lý bán hàng hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng appeared first on Opus Solution.

Dữ liệu là “tài sản vô hình” quý giá của mọi doanh nghiệp. Từ thông tin nhân viên, sơ đồ tổ chức, báo cáo tài chính cho đến hợp đồng và hồ sơ khách hàng – tất cả đều cần được quản lý chặt chẽ, bảo mật và dễ dàng truy cập. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều công ty vẫn đang phải đối mặt với tình trạng dữ liệu rời rạc, khó tìm kiếm, thông tin thiếu minh bạch và nguy cơ thất thoát cao.

Tasken xuất hiện như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng phần mềm kiến trúc thông tin rõ ràng, hiện đại và an toàn. Điểm đặc biệt của Tasken là hệ thống được thiết kế theo nhiều lớp chức năng, mỗi lớp đảm nhận một vai trò cụ thể trong quản trị dữ liệu, từ đó tạo nên một bức tranh quản trị tổng thể.

Các lớp chức năng nổi bật trong kiến trúc thông tin của Tasken

Tasken xây dựng kiến trúc thông tin dựa trên 5 lớp chức năng cốt lõi. Mỗi lớp giải quyết một nhóm vấn đề quan trọng, khi kết hợp lại sẽ tạo nên một hệ thống quản trị mạnh mẽ.

1. Lớp định danh cá nhân : 

Quản lý nhân sự luôn là thách thức lớn với các doanh nghiệp, đặc biệt khi quy mô ngày càng mở rộng. Lớp định danh nhân viên của Tasken giúp:

• Quản lý danh tính và hồ sơ cá nhân của từng nhân sự.
• Thiết lập quyền truy cập phù hợp cho từng vị trí.
• Tránh nhầm lẫn hoặc sai sót khi phân công công việc.

Ví dụ, khi một nhân viên mới gia nhập công ty, chỉ cần tạo định danh trên hệ thống, người đó sẽ được gán quyền hạn phù hợp, tự động liên kết với phòng ban và chức năng công việc. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo tính minh bạch.

2. Sơ đồ tổ chức & cấu trúc vai trò doanh nghiệp 

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần một sơ đồ tổ chức rõ ràng để đảm bảo công việc vận hành trơn tru. Với Tasken, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng sơ đồ tổ chức trực quan, thể hiện rõ ràng:

• Ai là quản lý của ai.
• Phòng ban nào phụ trách công việc nào.
• Vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân.

Khi có một sơ đồ tổ chức minh bạch, việc giao tiếp và phối hợp giữa các phòng ban sẽ hiệu quả hơn. Nhân viên cũng hiểu rõ trách nhiệm, hạn chế tình trạng chồng chéo công việc.

3. Mô hình dữ liệu doanh nghiệp

Một trong những “nỗi đau” lớn nhất của doanh nghiệp là dữ liệu bị phân tán ở nhiều nơi: bảng tính Excel lưu trên máy cá nhân, báo cáo trên email, hợp đồng ở dạng file PDF rải rác trong các thư mục khác nhau. Điều này không chỉ gây khó khăn cho việc tìm kiếm mà còn làm tăng rủi ro mất mát thông tin.

Mô hình dữ liệu doanh nghiệp trong Tasken ra đời để giải quyết triệt để vấn đề này,trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý dữ liệu doanh nghiệp. Tất cả dữ liệu được tập trung vào một hệ thống chung, có cấu trúc rõ ràng và liên kết chặt chẽ. Doanh nghiệp dễ dàng:

• Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Quản lý thông tin theo từng dự án, phòng ban hoặc danh mục.
• Tạo báo cáo và phân tích trực quan chỉ bằng vài thao tác.

Khi dữ liệu tập trung, nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra quyết định dựa trên số liệu chính xác, thay vì phải chờ đợi nhiều bộ phận tổng hợp thủ công.

4. Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA)

Trong môi trường doanh nghiệp, cam kết về chất lượng dịch vụ (Service Level Agreement – SLA) đóng vai trò rất quan trọng. Nó giống như “bản hợp đồng ngầm” đảm bảo rằng các bộ phận hoặc cá nhân đều thực hiện đúng trách nhiệm và đáp ứng kỳ vọng đã đặt ra.

Với Tasken, SLA không còn nằm trên giấy tờ khô cứng, mà được tích hợp trực tiếp vào hệ thống. Doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi tiến độ và chất lượng công việc theo đúng cam kết.
• Nhận cảnh báo sớm khi có nguy cơ vi phạm SLA.
• Đánh giá hiệu suất một cách minh bạch, công bằng.

Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp làm việc với khách hàng hoặc đối tác. SLA rõ ràng và được quản lý minh bạch sẽ nâng cao uy tín và tạo niềm tin lâu dài.

5. Lớp quản trị an ninh

Dữ liệu là tài sản vô giá, nhưng cũng luôn đối diện với nguy cơ bị rò rỉ hoặc tấn công mạng. Một sự cố nhỏ cũng có thể gây thiệt hại hàng tỷ đồng và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Tasken xây dựng lớp quản trị an ninh như một “lá chắn” vững chắc giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu toàn diện bao gồm:

• Kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập của từng cá nhân.
• Mã hóa dữ liệu để chống thất thoát.
• Giám sát hoạt động bất thường trong hệ thống.

Nhờ vậy, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm rằng dữ liệu quan trọng luôn được bảo vệ ở mức cao nhất. Đây cũng chính là nền tảng giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu tuân thủ về an toàn thông tin.

Lợi ích khi áp dụng kiến trúc thông tin Tasken

Việc triển khai kiến trúc thông tin của Tasken không chỉ đơn thuần là “sắp xếp lại dữ liệu”, mà còn mang đến nhiều lợi ích dài hạn:

• Tăng tính minh bạch: mọi thông tin được tổ chức khoa học, dễ tìm kiếm.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: giảm bớt công việc thủ công, tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ ra quyết định chính xác: dữ liệu tập trung, phân tích trực quan.
• Đảm bảo an ninh thông tin: hạn chế tối đa rủi ro rò rỉ dữ liệu.
• Tạo nền tảng chuyển đổi số: doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng và phát triển bền vững.

Kết luận

Kiến trúc thông tin không chỉ là một khái niệm kỹ thuật, mà chính là “xương sống” của mọi hoạt động quản trị trong doanh nghiệp. Với Tasken, kiến trúc này được hiện thực hóa thành một hệ thống toàn diện, bao gồm:

• Lớp định danh cá nhân  – quản lý danh tính và quyền truy cập.
• Sơ đồ tổ chức & cấu trúc vai trò – minh bạch hóa trách nhiệm.
• Mô hình dữ liệu doanh nghiệp – tập trung thông tin, hỗ trợ ra quyết định.
• Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA) – đảm bảo chất lượng công việc.
• Lớp quản trị an ninh – bảo vệ tài sản số an toàn tuyệt đối.

Tasken không chỉ dừng lại ở vai trò một phần mềm quản lý, mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp quản trị thông tin thông minh, hiệu quả và bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để tối ưu dữ liệu và nâng tầm quản lý, Tasken chắc chắn là lựa chọn xứng đáng để trải nghiệm.

Các bài viết liên quan:

1. Tasken Information Architecture: Nền tảng kiến trúc thông tin

The post 5 chức năng phần mềm kiến trúc thông tin Tasken cho doanh nghiệp appeared first on Opus Solution.

Thực tế, phần mềm kế toán cho doanh nghiệp đã vượt xa vai trò “nhập số liệu”. Nó trở thành nền tảng chiến lược, giúp lãnh đạo điều hành bằng dữ liệu minh bạch, chính xác và thời gian thực.

1.Quản lý tài chính kiểu cũ: Chiếc phanh vô hình kìm hãm doanh nghiệp

Trong nhiều năm, không ít doanh nghiệp vẫn trung thành với Excel hoặc sổ sách thủ công. Nhưng cách quản lý này bộc lộ hàng loạt hạn chế:

• Chậm trễ: Báo cáo tài chính thường mất 7–10 ngày mới hoàn thành.
• Sai sót: Chỉ cần một lỗi công thức nhỏ trong Excel có thể khiến cả báo cáo sai lệch.
• Thiếu minh bạch: Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát.
• Không kịp thời: Lãnh đạo thường phải ra quyết định dựa trên dữ liệu cũ, dẫn đến mất cơ hội.

So sánh dễ thấy:

• Với quản lý thủ công → kế toán là “người ghi chép” và lãnh đạo luôn bị động.
• Với phần mềm kế toán → kế toán trở thành “chuyên gia tài chính”, lãnh đạo chủ động nắm bắt từng biến động thị trường.

2. Đặc điểm của phần mềm kế toán hiện đại

Để thay đổi cuộc chơi, phần mềm kế toán ngày nay sở hữu những đặc điểm đáng chú ý:

• Tự động hóa toàn diện: Nhập liệu từ hóa đơn điện tử, đối chiếu ngân hàng, tính khấu hao, kê khai thuế – tất cả diễn ra trong vài giây.
• Báo cáo đa chiều: Cung cấp báo cáo từ cơ bản đến nâng cao: dòng tiền, công nợ, lợi nhuận, phân tích chi phí.
• Tích hợp liền mạch: Kết nối với CRM, ERP, quản lý kho, phần mềm bán hàng.
• Bảo mật dữ liệu chặt chẽ: Lưu trữ cloud, phân quyền người dùng, sao lưu tự động.
• Truy cập linh hoạt: Người quản lý có thể theo dõi tài chính bất kỳ lúc nào, trên máy tính hoặc điện thoại.

3. Lợi ích của phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

Ứng dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp mang lại 5 lợi ích then chốt:

1. Quản lý tài chính kế toán minh bạch, chính xác
   Dữ liệu thời gian thực giúp doanh nghiệp giảm tới 90% sai sót so với thủ công.
2. Quản lý tài sản hiệu quả
   Không chỉ ghi nhận, phần mềm còn theo dõi vòng đời, khấu hao, bảo trì, tối ưu hóa việc sử dụng tài sản.
3. Tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực
   Một hệ thống kế toán tốt có thể thay thế công việc của nhiều nhân sự nhập liệu, giảm chi phí vận hành hàng năm.
4. Ra quyết định kịp thời
   Báo cáo tức thì giúp lãnh đạo chủ động điều chỉnh chiến lược thay vì chờ đợi.
5. Nâng cao uy tín
   Báo cáo thuế, báo cáo tài chính rõ ràng, chính xác giúp doanh nghiệp tạo niềm tin với đối tác và cơ quan quản lý.

4. Tasken Finance – Khi dữ liệu trở thành lợi thế cạnh tranh

Trong số các giải pháp hiện nay, Tasken Finance nổi bật không chỉ vì tính năng đầy đủ mà còn vì tầm nhìn: biến kế toán từ công cụ ghi chép thành vũ khí cạnh tranh.

• Báo cáo tức thì: Doanh nghiệp có thể nắm ngay tình hình tài chính chỉ trong vài phút – từ doanh thu, lợi nhuận, công nợ đến chi phí vận hành.
• Phân tích tài chính đa chiều: Tasken Finance trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ, mô hình dự báo dòng tiền, giúp lãnh đạo “nhìn thấy trước tương lai”.
• Quản lý tài sản thông minh: Hệ thống theo dõi chi tiết từng tài sản – từ ngày mua, giá trị hiện tại, khấu hao, đến lịch bảo trì – giúp tránh thất thoát và tối ưu chi phí.
• Tích hợp mạnh mẽ: Kết nối liền mạch với ERP, CRM, ngân hàng điện tử, biến nó thành trung tâm tài chính kế toán toàn diện.

 Với Tasken Finance, vai trò kế toán không còn là “người nhập số”. Họ trở thành cố vấn tài chính chiến lược, đồng hành cùng lãnh đạo trong từng quyết định quan trọng.

5. Xu hướng tương lai của phần mềm kế toán

Sự phát triển của công nghệ hứa hẹn đưa kế toán lên một tầm cao mới:

• AI (Trí tuệ nhân tạo): Tự động phân loại chứng từ, dự báo dòng tiền, phát hiện rủi ro.
• Blockchain: Đảm bảo tính minh bạch, ngăn chặn gian lận tài chính.
• Điện toán đám mây và di động: Giúp kế toán làm việc linh hoạt, dữ liệu đồng bộ toàn cầu.

Tasken Finance đang đi theo xu hướng này, kết hợp AI và phân tích dữ liệu để mang đến cái nhìn toàn diện hơn về tài chính doanh nghiệp.

Kết luận: Quyết định hôm nay, lợi thế ngày mai

Một doanh nghiệp chậm trễ trong báo cáo tài chính sẽ luôn bị động. Ngược lại, doanh nghiệp nào tận dụng sức mạnh của phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sẽ đi trước một bước trong việc quản lý chi phí, nắm bắt dòng tiền và hoạch định tương lai. Trong đó, Tasken Finance không chỉ là phần mềm kế toán – nó là nền tảng chiến lược, giúp lãnh đạo nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và ra quyết định chính xác hơn. 

Hãy nhớ: lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp hôm nay chính là đặt nền móng cho lợi thế cạnh tranh ngày mai.

Các bài viết liên quan:

1. Nâng tầm quản trị với phần mềm tài chính kế toán Tasken Finance

The post Tasken Finance – Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp appeared first on Opus Solution.

If you store files in the new Personal Vault area, you’ll be prompted for an additional code each time you access them via the web, PC, or mobile devices. This secured area is designed for files like copies of passports, identification cards, or more sensitive personal financial information.

On Windows 10 PCs, Microsoft is using a BitLocker-encrypted area of a local hard drive to sync the Personal Vault files, and all OneDrive files are encrypted at rest in Microsoft’s cloud and in transit to a device. The Personal Vault will also automatically relock on a PC or device after a period of inactivity, and you’ll need to then reauthenticate to get access again. On a PC, you’ll also be able to use Windows Hello for this. If you use the web version of OneDrive on an unfamiliar PC, then any files within the Personal Vault will not be cached by a browser.

If you wanted to, you could store all of your files in this Personal Vault, but then you’d need to reauthenticate every time you wanted to access a file. You can store as many files you want in the vault, up to the overall OneDrive storage limit. Microsoft is also making it easy to scan in documents or passport information within the OneDrive mobile app so that it saves directly to the Personal Vault.

Microsoft is bringing this feature to the web version of OneDrive, the iOS and Android mobile apps, and Windows 10 PCs, but it’s only rolling out to Australia, New Zealand, and Canada initially. It will be available to all markets by the end of the year. Microsoft appears to be one of the first companies to add such a feature to its cloud storage; iCloud, Google Drive, and Dropbox do not support 2FA-protected folders yet.

Alongside this new feature, Microsoft is also tweaking the amount of storage that you can buy for both free and Office 365 OneDrive users. Microsoft is increasing the $1.99-per-month option for additional storage from 50GB to 100GB. If you’ve already subscribed for this extra storage, you’ll automatically get the extra 50GB for free.

Office 365 subscribers will now also be able to buy additional storage on top of the 1TB that’s included with the subscription. You can add storage in 200GB increments, up to 1TB of additional storage for $9.99 per month. The base level of storage for OneDrive free and Office 365 remains unchanged, though.

TheVerge

The post Microsoft’s new OneDrive Personal Vault protects a folder with 2FA appeared first on Opus Solution.

There’s a lot to love about Microsoft Office 365, and it only takes a quick online search to see just how much excitement has accompanied its arrival. Your favorite feature will depend upon your business needs, and there certainly are plenty to choose from.

One of the distinguishing features about Office 365 is that while it’s a cloud-based program, it can be installed on company PCs as well. (There’s also a free online-only version called Office Online.) But that’s certainly not the only thing that makes it such a steadfast entry into the software space.

Office 365 is simple enough that even people who aren’t well-versed in Office can quickly learn a few tasks that will allow them to collaborate with others and take their work to the next level. The apps featured in the software program include staples that you’d expect, such as Word and Excel, but it also includes premium features that you can’t find anywhere else.

With a subscription to Office 365, you’ll have the latest version of Microsoft Office, additional OneDrive storage and Office Mobile apps at your fingertips — and each time these are updated, you’ll automatically have access to whatever new features have been added.

Five Things Employees Love About Office 365

Office 365 offers several new features to explore in addition to improved versions of Office programs you’re already familiar with. While it’s easy to fall into the habit of using just a few familiar tools, exploring some of Office 365’s new apps can improve productivity and streamline your workflow. Here are five cool things that you might not have known that Office 365 can do:

1. Make a plan

With Microsoft Planner, you can create a plan for your work project, add team members, assign tasks and update the status of the project. It’s easy to access by all team members and helps keep the entire project (and everyone working on it) more organized.

2. Build better presentations

Even hardcore PowerPoint junkies are going to love Sway, which has designer-quality templates that let you dress up presentations like a pro. Great for newsletters, press releases and email communications, it has a multimedia component that integrates with virtually any device and allows users to drop in photos and videos. Sway also dynamically adapts so it looks good on whatever screen it’s viewed on.

Microsoft Sway

3. Stay connected

The Yammer app is a collaborative tool that lets workers communicate within an organization. Like a social sharing site, it allows people to engage from wherever they are — they can follow business activities and join video or conference calls from any location. It’s integrated with the full suite of Office 365 features, such as Outlook, Skype for Business and OneDrive for Business, so you can work on documents and schedule appointments regardless of what device you’re using.

Microsoft Yammer

4. Write better

Some people are born to write; others… not so much. But the new Editor feature can help level the playing field. This cloud-powered intelligent service will find typos, address style and grammar errors and even suggest ways to improve your writing.

5. Write emails faster

Forbes reports that we write about 40 emails a day, so being able to cut down on the amount of time spent writing them is a huge productivity boost. Office 365’s email templates let you save email formats that you’ll use again so you don’t have to reinvent the wheel every time.

Microsoft Office 365 is a top notch choice if your business is attempting to save money and improve efficiency. Download this  if you would like to learn more about incorporating Office 365 into your business.

Techspective

The post Top 5 Office 365 Features Employees Love appeared first on Opus Solution.

Wave of revolution 4.0

The 4.0 revolution is transforming the whole world and making a strong impact on every corner of life. New concepts such as digital population, digital business, e-office, e-government, and smart city became popular, becoming an inevitable trend.

Not out of trend, Vietnam has many solutions to promote e-Government development, improve the quality and efficiency of state agencies, better serve people and businesse to be more transparency.

In the three years 2015-2017, implementing Resolution 361/2015, Vietnam has focused on promoting administrative reforms in association with strengthening the application of IT in managing and providing online public services, ensuring shortening of regulations process, reduce the number and simplify, standardize the content of the dossier, reduce the time and cost of implementing administrative procedures, make connection and connect the text management software with the Office of the Government , deploying text management software for agencies, businesses, authorities from the central to local levels.

According to IT experts, in order to successfully build e-government, electronic office as well as digital business, the construction of an alternative digital database for traditional databases (hard disk storage data) ) is extremely important.

However, the actual survey shows that the construction of digital databases is still inconsistent, lack of integrated solutions, security and efficient exploitation. This leads to consequences, if the units and the business community do not adapt and prepare immediately, they will miss the opportunity from the 4.0 revolution.

The 4.0 revolution has put great pressure on change. According to economic expert Le Dang Doanh, “this is the motivation to innovate and restructure. Vietnam’s economic growth model has reached its limit. The 4th industrial revolution will create tremendous pressure for reform. There should be mechanisms and policies to support enterprises to catch up and take advantage of opportunities and overcome challenges ”.

The problem is that businesses need to quickly adapt to the digital economy, considering the application of digital solutions to business, as simple as digitizing records and documents instead of manual storage.

This became even more important when Bkav’s monitoring system recently discovered more than 1,900 computers in Vietnam infected with WannaCry extortion codes. In particular, there are about 1,600 machines at agencies and businesses and about 300 personal computer users. Because of this danger, many units and ministries have urgently urged the units to urgently make backup copies of important data on computers.

The digitization of documents is also a smart solution to help businesses improve their competitiveness and increase profits.

However, experts also recommend businesses as well as units interested in digitizing documents need to thoroughly understand the information to “choose the right partner”. In fact, the market currently has many advertising units deploying digital document services but not all units have the smartest and most economical solution.

According to a leading expert, businesses and units should choose reputable document digitization service providers were they have already deployed services on a large scale, professional and experienced deployment to ensure the integrity of the document as well as the security of information.

Opus Solution is one of the reputable companies, providing digital solutions for businesses. We have a lot of experience in this field and already deployed for many big customers like Hung Hau Holding, Vinasoy, CP,…One of the best solutions that we provide to customers is Tasken E-office which help customers save costs as well as improve profits by digitizing their business processes.

Tasken Solution developed by Opus Solution

If you have more questions or you want more information about our Tasken eOffice solution, you can read more HERE and don’t hesitate to contact one of our experts.

The post Digitizing documents, “soft weapons” in the 4.0 era appeared first on Opus Solution.

HungHau Holdings invests in businesses with strong potential for sustainable development in the fields of Agriculture; Distribution; Education; Food and Beverages. In the process of formation and development, HungHau Holdings is constantly striving to create the best products and services for its customers.

Tasken EOffice System

With a long-term vision, HungHau Hodlings aims to provide quality, safe products that are associated with the responsibility of contributing to sustainable social development.

In the process of business and development, Hung Hau found that it took too much time and paperwork to get work done between different departments, so an internal network that connects people and reduces intermediaries is absolutely essential.

Understanding this concern, Opus Solution has proposed Hung Hau to build an e-office system based on Tasken system, SharePoint and Office365, which demonstrates its benefits in terms of collaboration, cost-effectiveness, security, productivity, and more.

Specifically, the intranet will provide an easy and effective way to communicate in an organization.

• Each employee can communicate with each other by using tools such as online talk, email or blogs.
• Information on the Intranet is shared in real time.
• Information is distributed among members on demand and it can be accessed by authorized users, resulting in team performance improvement.
• Members can see the data and other documents by using the browser instead of having to print and distribute the copies to the team members, which will help reduce the cost.
• An intranet is set up specifically for specific users, within an organization, so it is possible to know exactly who is using and interacting.
• Any changes to the information are immediately reflected to all users.

During its operation, Hung Hau focuses on developing four strategic objectives:

• Education – HungHau Education
• Agricultural Division – HungHau Agriculture
• Distribution Division – HungHau Distribution
• F & B – HungHau Foods (Food) and HungHau Beverages (Beverages)

Therefore, in particular, these four divisions together with the KPI unit will be involved in the e-office system, making the full year target plan based on the BOD plan to reduce the intermediate process and cost savings.

Opus Solution will deploy the Office365, SharePoint, Tasken e-office system, based on requirements from Hung Hau as follow. Tasken is a of cloud based product solution of Opus Solution, an important part of a program, service, or product that customer company can purchase or participate in e-Offfice solution and get ready for Digital transformation with Office365. Via this agreement, Tasken will be help HungHau’s business users for:

• Job management, KPI evaluation;
• Survey requirements and analysis;
• Architectural information design for Hung Hau document system;
• Design for the KPI Appraisal System Interface;
• Feature, BI Report & Dashboard.
• Proposal submission and approval: Cost planning, Design information architecture for the proposed and purchase system;
• Proposed purchase process;
• Building reports types;
• Training, deployment and mainternance any Azure/Office365 cloud infrastructure

Opus Solution is currently implementing the project and the Tasken system is expected to golive in October, 2018.

The post Opus signed agreement with Hung Hau to deploy Tasken E-Office system appeared first on Opus Solution.