Bộ ứng dụng Microsoft 365 (Office 365) là minh chứng rõ ràng cho xu hướng này. Không chỉ dừng lại ở các phần mềm văn phòng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Microsoft 365 đã trở thành một hệ sinh thái mạnh mẽ hỗ trợ quản lý công việc, cộng tác nhóm, bảo mật dữ liệu và làm việc linh hoạt ở bất cứ đâu.

1. Công cụ quản lý công việc Microsoft là gì?

Nếu trước đây Microsoft chỉ gắn liền với hình ảnh “bộ công cụ văn phòng”, thì hiện nay khái niệm công cụ quản lý công việc Microsoft đã được mở rộng, trở thành giải pháp toàn diện cho cả cá nhân và tổ chức.

Hệ sinh thái này bao gồm nhiều ứng dụng hỗ trợ tối đa cho việc điều hành, phân bổ và theo dõi công việc:

• Microsoft Teams: Không chỉ là nền tảng họp trực tuyến, Teams còn là trung tâm giao tiếp của cả doanh nghiệp. Tại đây, nhân viên có thể chat nhóm, trao đổi nhanh, chia sẻ file và tổ chức hội thảo trực tuyến quy mô lớn.
• Planner: Giúp quản lý dự án một cách trực quan thông qua giao diện bảng Kanban, dễ dàng phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất.
• To Do: Công cụ lý tưởng để mỗi cá nhân quản lý lịch trình, nhắc nhở công việc hằng ngày và đồng bộ liền mạch với Outlook hoặc Teams.
• SharePoint: Kho tài liệu chung của doanh nghiệp, giúp lưu trữ, quản lý, phân quyền và đảm bảo mọi nhân sự đều có thể truy cập thông tin đúng lúc, đúng quyền hạn.
• Power Automate: Tự động hóa các quy trình thủ công, tiết kiệm thời gian, giảm lỗi con người và tăng hiệu quả vận hành.

Sự kết hợp giữa các công cụ này tạo ra một hệ sinh thái khép kín nhưng linh hoạt, nơi mọi quy trình công việc đều được kết nối, giảm thiểu rời rạc và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

2. Bảo mật dữ liệu Microsoft – Ưu tiên hàng đầu cho doanh nghiệp

Một hệ thống quản lý công việc dù mạnh mẽ đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không đảm bảo được tính bảo mật. Đây chính là điểm cộng lớn của bảo mật dữ liệu Microsoft, vốn đã được đánh giá cao trên toàn cầu.

Các giải pháp bảo mật của Microsoft 365 bao gồm:

• Mã hóa dữ liệu: Tất cả dữ liệu, dù đang được truyền tải hay lưu trữ, đều được mã hóa để tránh nguy cơ rò rỉ.
• Xác thực đa yếu tố (MFA): Ngăn chặn nguy cơ truy cập trái phép, ngay cả khi mật khẩu bị lộ.
• Trí tuệ nhân tạo trong giám sát: Hệ thống AI hoạt động 24/7, phát hiện các hành vi bất thường và cảnh báo ngay lập tức.
• Quản trị quyền truy cập chi tiết: Doanh nghiệp có thể thiết lập phân quyền cho từng cá nhân, từng phòng ban, đảm bảo dữ liệu quan trọng không bị truy cập ngoài phạm vi cho phép.

Nhờ đó, các doanh nghiệp – đặc biệt trong lĩnh vực tài chính, luật, y tế hoặc công nghệ – có thể yên tâm rằng thông tin nội bộ, hợp đồng khách hàng, dữ liệu nghiên cứu hay tài liệu quan trọng luôn được bảo vệ ở mức cao nhất.

3. Đánh giá Office 365 từ người dùng thực tế

Khi xem qua các đánh giá Office 365, dễ dàng nhận thấy điểm mạnh nhất của hệ sinh thái này là khả năng đồng bộ và cộng tác. Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) cho rằng Office 365 giúp họ rút ngắn ít nhất 30% thời gian xử lý công việc nhờ:

• Khả năng đồng bộ đa thiết bị: Nhân viên có thể bắt đầu công việc trên laptop, tiếp tục trên điện thoại khi ra ngoài, và hoàn tất trên máy tính bảng – tất cả mà không lo mất dữ liệu.
• Cộng tác thời gian thực: Nhiều người cùng chỉnh sửa một file Word, Excel hay PowerPoint cùng lúc, hạn chế việc gửi qua lại nhiều phiên bản.
• Giao diện quen thuộc nhưng cải tiến: Microsoft duy trì sự thân thiện, dễ dùng, giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen.
• Tích hợp nhiều công cụ trong cùng hệ sinh thái: Outlook cho email chuyên nghiệp, Teams cho họp nhóm, OneDrive cho lưu trữ – tất cả trong một tài khoản.

Không chỉ doanh nghiệp lớn, mà ngay cả các startup, freelancer, hay nhóm làm việc nhỏ cũng đánh giá cao tính linh hoạt và hiệu quả mà Office 365 mang lại.

4. Giá phần mềm Office 365 – Khoản đầu tư dài hạn và linh hoạt

Khi cân nhắc triển khai, giá phần mềm Office 365 thường là yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp do dự. Tuy nhiên, Microsoft đã xây dựng các gói dịch vụ phù hợp với từng nhu cầu, từ cá nhân đến tập đoàn lớn:

• Gói cá nhân: chi phí thấp, thích hợp cho freelancer hoặc startup đang trong giai đoạn đầu.
• Gói Business Standard (doanh nghiệp nhỏ): bao gồm email tên miền, Teams, OneDrive dung lượng lớn và nhiều công cụ quản lý nhóm.
• Gói Enterprise (doanh nghiệp lớn): cung cấp các tính năng nâng cao về bảo mật, quản trị và phân tích dữ liệu.

Điểm khác biệt so với việc mua phần mềm rời rạc là doanh nghiệp chỉ cần trả thuê bao định kỳ để sử dụng toàn bộ công cụ, đồng thời luôn được cập nhật phiên bản mới nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tránh lỗi thời công nghệ và duy trì tính cạnh tranh lâu dài.

5. Giải pháp làm việc từ xa – Linh hoạt và hiệu quả

Sự phát triển của hình thức giải pháp làm việc từ xa đã thay đổi cách doanh nghiệp vận hành. Microsoft nhanh chóng nắm bắt xu hướng này và tích hợp đầy đủ các công cụ hỗ trợ:

• Microsoft Teams: Họp video chất lượng cao, chat nhóm, ghi chú và chia sẻ màn hình mượt mà.
• OneDrive & SharePoint: Cho phép truy cập và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Planner & To Do: Giúp quản lý công việc nhóm và cá nhân hiệu quả, bất kể vị trí địa lý.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhân sự toàn cầu, duy trì năng suất làm việc, giảm chi phí vận hành văn phòng và tăng sự hài lòng của nhân viên.

6. So sánh Microsoft 365 với các công cụ khác

Khi đặt Microsoft 365 cạnh những giải pháp phổ biến khác như Google Workspace, Trello hay Asana, điểm nổi bật dễ nhận thấy là tính toàn diện.

• Google Workspace mạnh về cộng tác online nhưng thiếu các công cụ văn phòng truyền thống với tính năng sâu.
• Trello thích hợp cho quản lý dự án nhỏ, song khó mở rộng cho toàn doanh nghiệp.
• Asana mạnh trong theo dõi công việc, nhưng không tích hợp email, soạn thảo hay hội họp trực tuyến.

Trong khi đó, Microsoft 365 kết hợp tất cả: từ văn bản, bảng tính, trình chiếu, email, lưu trữ, họp trực tuyến đến quản lý công việc. Điều này giúp doanh nghiệp không cần phải sử dụng nhiều phần mềm rời rạc, giảm thiểu chi phí và rủi ro phân mảnh hệ thống.

Kết luận

Có thể thấy, công cụ quản lý công việc Microsoft chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại: từ khả năng cộng tác liền mạch, bảo mật dữ liệu Microsoft hàng đầu, những đánh giá Office 365 tích cực từ cộng đồng, đến giá phần mềm Office 365 hợp lý và giải pháp làm việc từ xa linh hoạt.

Microsoft 365 không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc an toàn – bền vững – phù hợp xu hướng tương lai. Đây thực sự là khoản đầu tư dài hạn mang lại nhiều giá trị.

Các bài viết liên quan: 

1.So sánh giá bán license Microsoft Office 365 tại Việt Nam

2. Microsoft 365 E3 – Bước chuyển bắt buộc trước khi Office 2016 & 2019 vĩnh viễn hết hạn vào 10/2025

3. Microsoft 365 – Phần mềm làm việc nhóm chuyên nghiệp chỉ từ 69k

4. Tìm hiểu về bộ tính năng Microsoft Office 365

5. License Microsoft Office: Hướng Dẫn Mua & Báo Giá Cập Nhật 2025

6. So sánh giá bán license Microsoft Office 365 tại Việt Nam

7. Khám phá Microsoft Office 365: Làm việc thông minh hơn

8. Microsoft Office 365 – Ứng dụng làm việc nhóm số 1

9. Công cụ quản lý công việc Microsoft cho doanh nghiệp hiện đại

The post Công cụ quản lý công việc Microsoft – Bảo mật, linh hoạt và tối ưu chi phí appeared first on Opus Solution.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Microsoft Office 365 là gì, bộ công cụ Microsoft Office 365 là gì, bộ Office 365 gồm những gì, đồng thời so sánh với phiên bản Office truyền thống để bạn dễ dàng chọn giải pháp phù hợp.

Microsoft Office 365 là gì?

Microsoft Office 365 là gói dịch vụ văn phòng dựa trên nền tảng đám mây, tích hợp các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook cùng nhiều công cụ hỗ trợ làm việc nhóm và lưu trữ dữ liệu an toàn.

Khác với bản Microsoft Office mua trọn gói, Office 365 hoạt động theo mô hình thuê bao (Subscription), cho phép:

• Sử dụng trên nhiều thiết bị.
• Luôn cập nhật phiên bản mới nhất.
• Làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối Internet.

Bộ công cụ Microsoft Office 365 gồm những gì?

Nhiều người thắc mắc bộ Office 365 gồm những gì và Office 365 có gì nổi bật. Thực tế, bộ công cụ này rất toàn diện:

1. Ứng dụng văn phòng cốt lõi

• Word – Soạn thảo văn bản.
• Excel – Phân tích dữ liệu, bảng tính.
• PowerPoint – Thuyết trình chuyên nghiệp.
• Outlook – Quản lý email, lịch.

2. Công cụ cộng tác và chia sẻ

• Microsoft Teams – Họp và làm việc nhóm trực tuyến.
• SharePoint – Quản lý tài liệu tổ chức.
• OneDrive – Lưu trữ đám mây cá nhân.

3. Ứng dụng nâng cao

• Power BI – Phân tích dữ liệu trực quan.
• Planner – Quản lý công việc.
• Yammer – Mạng xã hội nội bộ.

Tìm hiểu về bộ tính năng Microsoft Office 365

Top các tính năng của Office 365 bạn nên biết

• Làm việc mọi lúc, mọi nơi với nền tảng đám mây.
• Cập nhật tự động, bảo mật cao.
• Tích hợp AI hỗ trợ soạn thảo và phân tích.
• Cộng tác thời gian thực trên cùng tài liệu.

Microsoft 365 Modern Workplace – Lợi ích cho doanh nghiệp

• Việc áp dụng Microsoft 365 Modern Workplace mang lại nhiều lợi ích:

  • Tối ưu quy trình làm việc và quản lý dữ liệu tập trung.

  • Tăng hiệu suất và kết nối nhóm nhờ Teams, Outlook, SharePoint.

  • Giảm chi phí đầu tư nhờ mô hình thuê bao linh hoạt.

  Tài khoản Microsoft 365 là gì và cách đăng ký

Tài khoản Microsoft 365 là thông tin đăng nhập để sử dụng toàn bộ ứng dụng Office 365.

• Gói cá nhân.
• Gói gia đình.
• Gói doanh nghiệp.

Đăng ký nhanh chóng qua trang web chính thức của Microsoft hoặc nhà phân phối được ủy quyền.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Bộ công cụ Microsoft Office 365 là gì?
Là tập hợp các ứng dụng và dịch vụ đám mây của Microsoft, hỗ trợ làm việc, cộng tác và lưu trữ dữ liệu an toàn.

2. Bộ Office 365 gồm những gì?
Gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Power BI, Planner, Yammer.

3. Các tính năng của Office 365 nổi bật là gì?
Làm việc mọi lúc mọi nơi, cộng tác trực tuyến, bảo mật cao, tích hợp AI, lưu trữ đám mây 1TB.

4. Tài khoản Microsoft 365 là gì?
Là tài khoản đăng nhập để truy cập toàn bộ dịch vụ Microsoft 365, gồm các gói cá nhân, gia đình và doanh nghiệp.

5. Office 365 có gì khác so với Office truyền thống?
Office 365 hoạt động theo thuê bao, luôn cập nhật mới, hỗ trợ cộng tác và lưu trữ đám mây; Office truyền thống thì mua trọn gói một lần.

6. Microsoft 365 Modern Workplace là gì?
Là mô hình môi trường làm việc hiện đại, áp dụng toàn bộ công cụ Microsoft 365 để tối ưu năng suất và cộng tác.

Kết luận

Microsoft Office 365 không chỉ vượt trội về tính linh hoạt và tiện ích so với phiên bản Office truyền thống, mà còn mở ra một phương thức làm việc hiện đại, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Lựa chọn Office 365 đồng nghĩa với việc bạn đang đầu tư vào một nền tảng giúp làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn và sẵn sàng thích ứng với mọi thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Các bài viết liên quan:

License Microsoft Office: Hướng Dẫn Mua & Báo Giá Cập Nhật 2025

Microsoft 365 E3 – Bước chuyển bắt buộc trước khi Office 2016 & 2019 vĩnh viễn hết hạn vào 10/2025 

The post Tìm hiểu về bộ tính năng Microsoft Office 365 appeared first on Opus Solution.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ toàn cầu, việc xây dựng một văn phòng “không giấy”, tự động hóa quy trình và tối ưu hóa nguồn lực đã trở thành yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Và trong hành trình ấy, Tasken eOffice – sản phẩm công nghệ đột phá từ Opus Solution – đã viết nên câu chuyện thành công đáng tự hào khi được vinh danh hạng 5 sao tại Giải thưởng Sao Khuê 2025.

Phóng sự hậu kỳ vừa được phát sóng không chỉ ghi lại khoảnh khắc vinh quang mà còn tái hiện trọn vẹn hành trình nỗ lực không ngừng, sự sáng tạo và tinh thần tiên phong của đội ngũ phát triển. Đây là minh chứng rõ nét cho câu chuyện “Made in Vietnam” – khi đam mê và tài năng Việt Nam có thể tạo nên những giải pháp công nghệ vượt tầm quốc tế.

Chi tiết phóng sự: https://youtu.be/7qJYI5r98r8?si=v1oz6AQYTt4i-OEl

Tasken eOffice – Giải pháp tiên phong cho doanh nghiệp số

Điểm đột phá tạo nên sự khác biệt

Tasken eOffice không chỉ là một phần mềm quản lý thông thường. Đây là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, được xây dựng trên nền tảng Microsoft với mục tiêu xóa bỏ rào cản về không gian và thời gian. Điểm đột phá của Tasken eOffice nằm ở khả năng tích hợp trực tiếp trên nền tảng Microsoft, tận dụng tối đa hệ sinh thái Microsoft. Sản phẩm cung cấp một nền tảng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy biến sâu theo đặc thù vận hành của mình.

Những tính năng vượt trội

Trợ lý ảo AI thông minh

• Hỗ trợ bộ phận bán hàng: quản lý dữ liệu khách hàng, đề xuất phương án tiếp cận
• Tối ưu nhân sự: theo dõi quy trình tuyển dụng, tự động nhắc việc
• Tạo ra hiệu suất vượt trội cho toàn bộ tổ chức

Chi tiết: https://youtu.be/IUHy07iweuU?si=rzc5QJSYdwGc5dfZ

Khả năng tích hợp không giới hạn

• Kết nối liền mạch với các phần mềm khác như iBanking
• Đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban qua API
• Mở rộng và tùy biến theo nhu cầu thực tế

Trải nghiệm làm việc hiện đại

• Không còn chồng chất giấy tờ, không còn phê duyệt thủ công
• Quản lý công việc, phê duyệt văn bản, ký số điện tử trong một giao diện duy nhất
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị

Hành trình phát triển đầy cảm hứng

Từ ý tưởng đến hiện thực

Phóng sự đã tái hiện chân thực hành trình từ những ý tưởng ban đầu đến sản phẩm hoàn thiện. Mỗi dòng code, mỗi đêm thức trắng, mỗi ý tưởng táo bạo của đội ngũ Opus Solution đều dẫn đến khoảnh khắc vinh quang này.

Tasken eOffice kiến tạo một môi trường làm việc số hóa, nơi mọi quy trình được chuẩn hóa và tự động. Từ đó, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả, kiểm soát công việc minh bạch và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Tinh thần đồng đội và khát vọng vươn xa

Video không chỉ tôn vinh thành tựu mà còn khắc họa rõ nét tinh thần đồng đội, sự đam mê và khát vọng vươn xa của đội ngũ phát triển. Những cảnh quay tại văn phòng cho thấy không khí làm việc sôi động, nơi mọi thành viên cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.

Tầm nhìn tương lai đầy tham vọng

Hướng tới nền tảng quản trị thông minh

Đội ngũ Opus Solution không dừng lại ở thành tựu hiện tại. Họ đang tập trung phát triển Tasken trở thành một nền tảng quản trị doanh nghiệp thông minh, lấy AI làm trung tâm.

Những nâng cấp được kỳ vọng:

• Tự động đề xuất phương án xử lý công việc
• Dự báo các rủi ro tiềm ẩn trong vận hành
• Cá nhân hóa trải nghiệm cho từng người dùng
• Mở rộng sang lĩnh vực tài chính – kế toán

Xây dựng văn phòng ảo thực thụ

Tầm nhìn dài hạn là từng bước xây dựng một văn phòng ảo thực thụ, nơi mọi hoạt động đều có AI đồng hành – hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn, và hiệu quả hơn.

Ý nghĩa của việc vinh danh

Khẳng định vị thế công nghệ Việt

Giải thưởng 5 sao tại Sao Khuê 2025 không chỉ là sự ghi nhận dành cho Tasken eOffice mà còn là minh chứng cho sức mạnh của công nghệ Việt Nam. Đây là động lực to lớn để các doanh nghiệp công nghệ trong nước tiếp tục đổi mới và phát triển.

Tạo động lực cho cộng đồng công nghệ

Thành công của Tasken eOffice góp phần nâng tầm công nghệ Việt trên bản đồ quốc tế, đồng thời truyền cảm hứng cho thế hệ nhà phát triển trẻ. Câu chuyện này chứng minh rằng với đam mê, tài năng và sự kiên trì, công nghệ Việt hoàn toàn có thể cạnh tranh và dẫn đầu trên thị trường toàn cầu.

Kết luận: Tự hào dấu ấn công nghệ Việt

Hành trình của Tasken eOffice từ ý tưởng đến vinh danh tại Sao Khuê 2025 là câu chuyện đáng tự hào về tinh thần đổi mới sáng tạo của công nghệ Việt Nam. Sản phẩm đã chứng minh sức mạnh của công nghệ trong việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Cảm ơn Giải thưởng Sao Khuê đã tạo sân chơi để các giải pháp công nghệ xuất sắc được tỏa sáng. Và cảm ơn đội ngũ Opus Solution đã mang đến một sản phẩm thực sự “Made in Vietnam” với chất lượng quốc tế. Chúng tôi tự hào mang đến các giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số:

• Giải pháp SharePoint: Là một SharePoint Company Vietnam hàng đầu, chúng tôi chuyên xây dựng hệ thống SharePoint Intranet và SharePoint Portal mạnh mẽ, cung cấp một SharePoint Solution tối ưu cho mọi doanh nghiệp.
• Văn phòng điện tử eOffice: Tự động hóa quy trình với Tasken eOffice. Trải nghiệm eOffice demo để khám phá giải pháp eOffice Solution hàng đầu Việt Nam.
• Nền tảng Microsoft: Tối ưu hiệu suất với Microsoft365 Vietnam và khai phá sức mạnh đám mây với các Azure solutions được tư vấn bởi đội ngũ Azure consultant in Vietnam chuyên nghiệp.
• Phân tích dữ liệu & Tư vấn: Đưa ra quyết định chiến lược với dịch vụ Vietnam Power BI Consultant service và nhận tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ Vietnam business consultant giàu kinh nghiệm của chúng tôi.

The post Hành trình rực rỡ của Tasken tại Giải thưởng Sao Khuê 2025 appeared first on Opus Solution.

Microsoft 365 mang đến một nền tảng làm việc không chỉ thông minh mà còn an toàn từ đầu đến cuối, giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành và phát triển trong môi trường số hiện đại.

Thế giới đang thay đổi – và các mối đe dọa cũng vậy

• Tấn công giả mạo (phishing) núp bóng email nội bộ

• Ransomware mã hóa toàn bộ dữ liệu công ty

• Tài khoản bị chiếm quyền do mật khẩu yếu hoặc bị lộ

• Dữ liệu rò rỉ từ việc chia sẻ không kiểm soát

Vấn đề là: phần lớn doanh nghiệp chỉ nhận ra rủi ro sau khi… mọi chuyện đã xảy ra.

Theo khảo sát mới nhất, 63% doanh nghiệp cho biết đã từng gặp sự cố bảo mật trước khi chuyển sang Microsoft 365.

Microsoft 365 – Hệ sinh thái bảo mật tích hợp toàn diện

Không phải giải pháp rời rạc, không yêu cầu phần cứng phức tạp – Microsoft 365 tích hợp sẵn các lớp bảo mật hiện đại ngay trong nền tảng, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu, con người và hệ thống theo cách chủ động:

1. Xác thực đa lớp (MFA) – Bảo vệ ngay từ điểm đăng nhập

• Ngăn chặn việc xâm nhập trái phép, kể cả khi mật khẩu bị lộ

• Áp dụng linh hoạt cho từng vai trò, thiết bị, vị trí truy cập

2. Phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa tinh vi

• Microsoft Defender tích hợp giúp nhận diện và ngăn chặn ransomware, phishing, malware theo thời gian thực

• AI và machine learning liên tục phân tích hành vi bất thường để cảnh báo sớm

3. Mã hóa dữ liệu & kiểm soát truy cập mọi lúc, mọi nơi

• Giới hạn quyền chia sẻ, chỉnh sửa, tải xuống theo từng người dùng hoặc nhóm

• Mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền và lưu trữ – kể cả khi gửi ra ngoài tổ chức

• Ngăn rò rỉ dữ liệu nhờ tính năng Data Loss Prevention (DLP)

4. Giám sát & quản lý bảo mật tập trung

• Trung tâm bảo mật Microsoft 365 cung cấp bảng điều khiển tập trung, giúp theo dõi, phản hồi và xử lý sự cố một cách nhanh chóng

• Cập nhật tự động các bản vá, chính sách bảo mật – giảm rủi ro do lỗi người dùng

Trường hợp điển hình: Đừng đợi đến khi bị tấn công

Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng: “Mình không phải công ty lớn, chắc không ai nhắm vào.”
Đây chính là suy nghĩ nguy hiểm nhất. Tin tặc thường chọn mục tiêu dễ – nơi có bảo mật sơ sài, ý thức kém và chưa có công cụ phát hiện sớm.

Một sự cố rò rỉ dữ liệu không chỉ gây thiệt hại tài chính, mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến:

• Uy tín thương hiệu

• Niềm tin khách hàng

• Tuân thủ pháp lý (như Nghị định 13 về bảo vệ dữ liệu cá nhân)

Giải pháp phù hợp – Đầu tư đúng cách

Microsoft 365 không chỉ mang lại công cụ làm việc hiện đại, mà còn giúp bạn đặt nền móng bảo mật vững chắc ngay từ đầu.
Không cần triển khai nhiều lớp phức tạp – mọi tính năng đều tích hợp trong hệ thống bạn đang dùng mỗi ngày.

Cùng Opus Solution triển khai Microsoft 365 một cách bài bản

Chúng tôi sẽ giúp bạn:

• Đánh giá mức độ bảo mật hiện tại

• Tư vấn triển khai Microsoft 365 đúng nhu cầu

• Kích hoạt và cấu hình các lớp bảo vệ phù hợp

• Đào tạo người dùng để ngăn lỗi bảo mật từ yếu tố con người

Đừng đợi đến khi bị tấn công.
Hãy bảo vệ dữ liệu, con người và uy tín doanh nghiệp – ngay từ hôm nay.

Chúng tôi chuyên cung cấp các giải pháp SharePoint, đặc biệt là xây dựng SharePoint Intranet và SharePoint Portal để tối ưu hóa việc quản lý tài liệu và thông tin nội bộ. Nếu bạn đang tìm kiếm một công ty triển khai SharePoint Vietnam, một SharePoint Company Vietnam uy tín hay cần Vietnam SharePoint Company để tư vấn, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ.

Ngoài ra, để quản lý tổng thể doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo các giải pháp chuyển đổi số toàn diện như Tasken eOffice hoặc eOffice Solution và Vietnam eOffice Solution của chúng tôi. Hãy trải nghiệm eOffice demo để thấy sự khác biệt.

Với Office365 Vietnam và các Vietnam Office365 solutions từ một Office365 Vietnam Company giàu kinh nghiệm, doanh nghiệp bạn sẽ hoàn toàn yên tâm. Nếu bạn quan tâm đến cơ sở hạ tầng đám mây, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai Azure ở Vietnam và các Azure solutions.

Đặc biệt, để phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định kinh doanh thông minh, dịch vụ Vietnam Power BI Consultant service của chúng tôi sẽ giúp bạn tận dụng tối đa Power BI. Dù bạn cần tư vấn về Power BI Vietnam hay Power BI development Vietnam, hoặc tìm một Vietnam Power BI company đáng tin cậy, chúng tôi đều có thể đáp ứng.

Chúng tôi cũng là một Vietnam business consultant và Business consultant in Vietnam cung cấp các giải pháp tư vấn toàn diện.

The post Bảo mật toàn diện – An toàn từ đầu đến cuối với Microsoft 365 appeared first on Opus Solution.

• Bạn hoàn thành bao nhiêu việc thực sự quan trọng?
• Đội nhóm của bạn phối hợp với nhau hiệu quả đến mức nào?
• Và bạn đang lãng phí bao nhiêu thời gian cho những công việc… vốn không đáng mất thời gian?

Đây chính là lúc Microsoft 365 tỏa sáng. Nó không chỉ là một bộ công cụ, mà là một nền tảng cộng tác toàn diện, được thiết kế để giúp doanh nghiệp của bạn làm việc nhanh hơn, thông minh hơn mà không cần phải gia tăng khối lượng công việc.

Cộng tác liền mạch, dù bạn ở đâu

Dù nhân viên của bạn đang ở văn phòng, ngồi tại một quán cà phê yêu thích, hay làm việc từ xa ở một thành phố khác, Microsoft 365 vẫn tạo ra một không gian làm việc số thống nhất. Đó là nơi mọi người có thể kết nối, chia sẻ ý tưởng và cùng nhau hoàn thành dự án như thể đang ngồi chung một phòng họp.

Microsoft Teams chính là trái tim của không gian làm việc số này. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện nhóm, thực hiện cuộc gọi video sắc nét, hay chia sẻ màn hình để trình bày ý tưởng. Việc tạo ra các kênh làm việc riêng cho từng phòng ban, từng dự án giúp mọi thông tin, tài liệu luôn được sắp xếp một cách ngăn nắp và khoa học. Hơn thế nữa, Teams còn tích hợp sâu với lịch Outlook, kho lưu trữ OneDrive và công cụ quản lý Planner, cho phép bạn xử lý gần như mọi tác vụ ngay trong một giao diện duy nhất.

Bên cạnh đó, bộ đôi OneDrive & SharePoint đã giải quyết triệt để bài toán lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Dữ liệu của bạn được đồng bộ hóa trên mọi thiết bị, từ laptop đến điện thoại di động. Việc chia sẻ tệp tin trở nên nhanh chóng và an toàn với khả năng kiểm soát quyền truy cập linh hoạt. Đặc biệt, tính năng cộng tác theo thời gian thực trên Word, Excel, và PowerPoint đã chấm dứt hoàn toàn cơn ác mộng mang tên “gửi file qua lại rồi chờ góp ý”.

Tăng tốc quy trình – Tiết kiệm thời gian quý báu

Với Microsoft 365, rất nhiều công việc thủ công, lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa một cách thông minh. Điều này giải phóng thời gian để bạn và đội nhóm có thể tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược, thực sự tạo ra giá trị.

Công cụ Power Automate cho phép bạn xây dựng các luồng công việc tự động như gửi thông báo khi có nhiệm vụ mới, cập nhật trạng thái dự án, sao lưu dữ liệu quan trọng, hay tự động hóa quy trình phê duyệt đề xuất. Khả năng kết nối với hàng trăm ứng dụng khác (cả của Microsoft và bên thứ ba) giúp bạn dễ dàng thiết lập một quy trình linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Song song đó, Planner & To Do là câu trả lời hoàn hảo cho việc quản lý công việc. Bạn có thể dễ dàng giao việc, theo dõi tiến độ, đặt lời nhắc cho bản thân và cả đội nhóm. Mọi thứ được đồng bộ mượt mà trên web, máy tính và ứng dụng di động, giúp bạn nắm bắt tình hình công việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến một phần mềm riêng lẻ nào khác.

Năng suất đến từ dữ liệu và sự kết nối

Microsoft 365 không chỉ là công cụ để “làm việc”, nó còn là một “trợ lý số” đắc lực, giúp bạn làm việc một cách khoa học hơn dựa trên dữ liệu.

• Power BI biến những con số khô khan thành các biểu đồ và dashboard trực quan, giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh, tiến độ dự án theo thời gian thực.
• Delve hoạt động như một trợ lý thông minh, tự động gợi ý những tài liệu, nội dung có liên quan đến công việc bạn đang thực hiện.
• Outlook kết hợp cùng Viva Insights phân tích cách bạn sử dụng thời gian làm việc và đưa ra những gợi ý hữu ích để bạn cân bằng, tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

Những con số biết nói

Hiệu quả của Microsoft 365 không chỉ là lý thuyết. Các số liệu thực tế đã chứng minh giá trị mà nền tảng này mang lại:

• Người dùng Microsoft 365 tiết kiệm trung bình 1,5 giờ mỗi tuần nhờ khả năng cộng tác hiệu quả và truy cập dữ liệu nhanh chóng.
• Gần 90% người dùng đánh giá cao trải nghiệm làm việc nhóm qua Teams hơn so với các công cụ truyền thống khác.
• Các doanh nghiệp sử dụng M365 báo cáo năng suất tăng trung bình 20–30% chỉ sau 6 tháng triển khai.

Một nền tảng – Nhiều công cụ – Một cách làm việc mới

Thay vì phải dùng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng mục đích, Microsoft 365 mang đến một hệ sinh thái làm việc tích hợp toàn diện.

Kết luận: Năng suất là sự kết hợp giữa công cụ đúng và cách làm việc đúng

Microsoft 365 không chỉ đơn thuần là một bộ ứng dụng văn phòng. Nó là chất xúc tác cho quá trình chuyển đổi số, thay đổi cách bạn và đội nhóm làm việc mỗi ngày. Đó là một văn hóa làm việc mới: cộng tác dễ dàng hơn, chia sẻ liền mạch hơn, làm việc từ mọi nơi, và quan trọng nhất – gia tăng hiệu suất mà không cần phải “tăng ca”.

Bạn lo lắng việc triển khai Microsoft 365 sẽ phức tạp, tốn kém hoặc không tận dụng hết các tính năng mạnh mẽ của nó?

Hãy để Opus Solution trở thành người đồng hành đáng tin cậy. Chúng tôi sẽ giúp bạn:

• Đánh giá chính xác nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất – đảm bảo không mua thừa, không dùng thiếu.
• Đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ và hỗ trợ kỹ thuật tận tình sau triển khai.

Cộng tác hiệu quả không cần những công cụ phức tạp. Bạn chỉ cần đúng nền tảng – và một đối tác đồng hành đáng tin cậy.

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí!

The post Tăng năng suất – Cộng tác dễ dàng với Microsoft 365 appeared first on Opus Solution.

If you’ve accidentally deleted your files on Teams, you still have a recourse. In what follows, we’ll dive into the best ways to recover your deleted files on Microsoft Teams app. So let’s get started.

How to Recover Deleted Files on the Microsoft Teams App

The Teams app stores all the files on Sharepoint Intranet, a Microsoft tool used to create websites and store files. So, whenever you want to get your Teams files, you’ll have to go through SharePoint first. To access your files, click on the Files tab on Teams and then select Open in SharePoint.

This will launch the SharePoint account indexed to your Teams account. Once you’re inside the SharePoint account, click on Recycle Bin and select the file(s) that you want to restore on your PC; then click on Restore from above.

Your deleted files will be instantly restored to their original location. You can easily verify this by heading to the Documents folder and looking for the file in its original location.

The Teams app also allows you to store your files on OneDrive, Microsoft’s premier file-hosting website. So if you’ve lost a One Drive file, the recovery process will be slightly the same. Here’s how.

1. Head to the Files tab and select One Drive.
2. Click on Open in OneDrive from the top, and your OneDrive Teams account will open in a browser.
3. Next, select Recycle bin from the left-hand side of your webpage, choose the file you want to recover, and then click on Restore.

Recovering Your Deleted Files on Teams

There used to be a time not too long ago when if you lost your data, it was gone for good. Fortunately (or unfortunately)—we’ll let you be the judge—that’s not the case anymore. The steps we’ve laid out are all you’ll need to recover your deleted Teams files.

Teams has slowly soared in popularity as a reliable online communication channel. This feature to recover your deleted files is only one of the things that makes Teams a delight to use; in fact, it packs many more handy features that make it the first choice for many. So make sure you check them all out.

MakeUseOf

The post How to Recover Deleted Files on Microsoft Teams for Windows appeared first on Opus Solution.

Why the confusion about which tool to use? 

Both SharePoint Intranet and MS Teams are Microsoft products, but: 

• MS Team is four years old (as of this writing), and naturally, Microsoft has been adding many new features to it and promoting them. 

• SharePoint is a mature product with almost 20 years of history. There are also a lot of new features being added to SharePoint, but some say that SharePoint gets less PR because it’s an already well-known productivity tool. 

Some organizations feel that SharePoint and Microsoft Teams are solving the same problem, and others disagree. So what should you do? 

What’s the cost of choosing the wrong tool? 

Here are some of the implications of choosing the wrong tool:

• Time spent on setting up the tool
• Time spent on the learning and training your staff 
• Costs of troubleshooting issues and hiring an expert 
• Tool fatigue – more unhelpful tools overwhelm employees 
• Retooling – starting all over and moving the data
• So you definitely want to be sure before going all-in. 

How are SharePoint and Microsoft Teams similar? 

Here are some of the most common problems companies try to solve when comparing Teams and SharePoint: 

• Document Management 
• Project Management and Tracking 
• Corporate Communication 
• Learning and Development 
• Workflow and Process Automation

How are SharePoint and Teams different in comparison to one another?

Use Cases: Best Tool for the Job 

• Collaboration – Since most collaboration is real-time nowadays, MS Teams is best for this 
• Document Management – SharePoint makes it easier to find and update documents 
• Project Management – SharePoint offers a richer set of tools for project management and tracking.  

• Corporate Communication – SharePoint offers a richer, cleaner, and more organized corporate communication experience. SharePoint sites can be up and running in a few minutes with the free templates from SharePoint Lookbook. 
• Learning and Development – both SharePoint and MS Teams have equal capabilities for this goal 
• Workflow and Process Automation – SharePoint is better integrated, but MS Teams is quickly catching up 

Get the best of both worlds 

SharePoint is not in conflict with MS Teams, and many features in MS Teams are behind the scenes running SharePoint. For smaller organizations migrating from, say Google drive, starting with MS Teams is probably the best way to go. We recommend keeping the existing processes in SharePoint for larger organizations who already use SharePoint while at the same time slowly introducing MS Teams for real-time collaboration between employees.

Besides Teams and Sharepoint, Microsoft also have other solutions such as Microsoft 365, Azure solutions, Power BI development Vietnam that can help you improve your enterprise performance.

My Tech Decisions

The post SharePoint vs. Microsoft Teams: Which Tool To Use? appeared first on Opus Solution.

You might see a rise in the number of collaborative workspace apps recently. If you’ve got a plan for Microsoft Office365 Vietnam, you don’t need any additional remote work tools. All you need is Microsoft Teams, OneDrive, and SharePoint for highly productive and distraction-free collaborative work at home or office.

In this article, we’ll discuss how Microsoft Teams, OneDrive, and SharePoint can help you with tasks/documents management, remote collaboration, and have conversations.

Microsoft Teams for Collaborative Work

Microsoft Teams observes a 360-degree approach for collaboration and communication. You and your team can simply take care of many aspects of the project right from the Teams. You can do team meetings, one-to-one calls, messaging, file access, and work on bugs.

The followings are the vital collaborative work-oriented features of Microsoft Teams that enable remote and hybrid teams to operate in their full capacities:

1. Calls, Meetings, and Texts

Microsoft Teams is a robust app for team calls and meetings. You can schedule meetings in Outlook Calendar for team meetings of a specific team group.

Every member will get automatic alerts so that no one misses any important project meetings. Teams also enable team members from remote locations to attend the meeting through phone calls.

Microsoft Teams follows the threaded format for group texts. Get the attention of team members by tagging them with @ sign during messaging.

2. Screen Sharing

During team meetings, click on the Share content button to share various assets of your computer. Microsoft Teams lets you share:

• Desktop for seamless collaboration with multiple windows, pop-ups, notifications, and apps.
• A specific window when you need to focus on one particular content and keep desktop activity private.
• PowerPoint’s presentations. The audience can move through the slides if they want to.
• Microsoft Whiteboard for collaborative UI/UX designing, product designing, and many more.

3. Public and Private Teams

Public team channels let you collaborate freely with external contacts. For example, create public groups for graphic designers, app developers when you collaborate with the client’s developers.

When you’re working on something outside the client’s project, it’s better to create a private team channel for team members. You can share files, discuss ideas, and take decisions that are outside the client’s scope.

 

OneDrive for Collaborative Work

OneDrive is a Microsoft cloud storage service with excellent data security. The tool makes it easy for team members to access project files and documents from anywhere.

When you set up a team on Microsoft Teams, OneDrive becomes the default cloud storage. You can make use of the following features for collaborative work within the team or among the teams:

1. Storing and Syncing Files

You can create a shared library for each project. Then, add the team members who need to work on the project. Now, all members can access any files that you create or upload in this library.

OneDrive’s apps sync your device with the cloud platform and automatically save the latest file in the local drive. Therefore, you and your team can work on project documents even if the internet isn’t available for a while. Though, any real-time collaboration won’t be available when your device is offline.

2. Controlling Share and Access

You’re in full control of your data. Unless you share any file in any Microsoft Teams group or shared library of OneDrive, your file is totally private. If you need to share any file urgently, simply drag and drop the file into a shared library or Teams group.

You can set various access controls for project files and documents. Let’s consider you’re working on a blog for the upcoming Computer Security Day. You need creative input from the team.

You can manually share the content link with a few team members and not unnecessarily share it with the whole team. Then, you can restrict content downloading, provide review-only access, and so on.

3. Tagging Collaborator

Content editors, publishers, project managers can reduce their task load by implementing document tagging. If you’re editing a draft blog and need the writer to add some historical data to the content, you can simply mention them on the document using the @ sign.

The writer or content creator will get an automatic email with a link to the file and comment. There is no need to chase the content creator through messaging apps or voice calls. This saves you and your team a great deal of time.

4. Real-Time Editing

You can reduce the time of content creation and approval by switching to real-time editing. For high-volume content projects, your team should adopt this approach.

You and your project team can open the same Excel, Word, or PowerPoint file on the browser. Any changes that the content creators, editors, and approvers make show up to all collaborators.

 

SharePoint for Collaborative Work

You can use Microsoft SharePoint as the default intranet portal for any project. You can securely deploy tasks, reports, workflows, and deliverables of any project online without managing any backend server.

Here is a list of features of SharePoint Intranet that you would want to use for collaborative work with a fully remote or hybrid workforce:

1. Content Management

You can manage project data like documents, files, images, design assets, phone contacts, email contacts, and videos effortlessly on SharePoint. You can create separate segments for each file on a SharePoint site.

You can add a metadata-based search program so that team members can easily access files from anywhere. Users can also access files from mobile because SharePoint is a mobile responsive app.

2. Communication Site

You can use SharePoint for visual communication. For example, create different communications sites on your intranet for audiences like team members, clients, vendors, and so on.

Now, you can post updates regarding a project, product, or service to the above-mentioned sites with one click. You can use communication sites on SharePoint to publish project status dashboards and gather comments from your clients.

SharePoint sites also let you add calendar events, timelines, and tasks for project management with ease.

3. Sharing and Permission Control

You can set different sharing rules and levels on SharePoint. For example, team members can get edit access, external collaborators get view access, and clients get full control over a project site on SharePoint.

There are various permission controls in SharePoint sites that you can leverage for easy content access with appropriate security in place. You can choose from Full Control, Design, Edit, Contribute, and Read.

Productive and Affordable Collaboration

Utilizing all of these collaborative work features of Microsoft Teams, OneDrive, and SharePoint is a breeze.

You can now get started with project tasks, document management, real-time whiteboarding, and team collaboration from anywhere.

Makeuseof

The post How to Use Microsoft Teams, OneDrive, and SharePoint Together for Collaborative Work appeared first on Opus Solution.

Today, we are announcing the release of Microsoft Dataflex, a new low-code data platform for Microsoft Teams. Microsoft Dataflex delivers a built-in, low-code data platform for Teams, and provides relational data storage, rich data types, enterprise grade governance, and one-click solution deployment. Microsoft Dataflex enables everyone to easily build and deploy apps and intelligent chatbots in Teams with Microsoft Power Apps and Microsoft Power Virtual Agents. Microsoft Dataflex is built atop the Common Data Service, which reached general availability four years ago. Since that time, the Common Data Service added over 1,000 features and introduced support for Microsoft Dynamics 365 and Power Apps. We are pleased to announce that the Common Data Service has now been renamed to Microsoft Dataflex Pro as part of this announcement.

Microsoft Teams and Power Platform is shaping the future of work with low-code apps to run the business. The new functionality enables users to easily build applications and bots directly within Teams, empowering business users to rapidly respond to changing business needs and create custom solutions. With the addition of Microsoft Dataflex, Teams users now have key business data at their fingertips to build new apps that address real business problems—all without ever leaving Teams.

If you are interested in learning more about Microsoft technologies, do not hesitate to contact our company – Opus Solution. We are a business consultant in Vietnam, specializing in consulting and providing solutions of Microsoft such as Sharepoint Vietnam, Azure solutions, Power BI development,.. and including those new technology solutions that Microsoft has just introduced and released.

The powerful combination of the Microsoft Teams and Microsoft Dataflex enables:

An integrated experience for your custom apps inside Teams

Avoid wasting time by switching between multiple services and apps with one fully integrated experience. Creators can build, deploy, share, use, and administer Power Apps solutions from within Teams. Responsive app layouts native to Teams provide a streamlined experience across web, tablets, and mobile. With the ability to create and share custom templates, Teams users, Microsoft partners, and IT departments can create and share app templates across the entire company. Automate your Teams processes with Power Automate for Office 365 over your Microsoft Dataflex data for an end to end experience.

Quickly build and deploy apps and bots inside Teams

With both the Power Apps App Studio and the Power Virtual Agents Portal embedded in Teams, users can now easily and quickly build apps and bots with drag and drop simplicity in Teams without switching applications.

With this built-in data platform and an easy-to-use editable data table, there is no need to connect to storage. All users can now easily create custom data tables that are Teams and scenario specific. Optimize your Teams processes, drive greater collaboration, and improve efficiency with a built-in low code platform and low-code data storage.

Easily share and administer custom solutions through Teams

With an environment for each Team and no limit on the number of applications, Microsoft Dataflex enables a simplified sharing model for Teams owners and members, all with immediate access to the data. Rely on built-in security and governance that works and was proven through the Microsoft Dataflex Pro (formerly Common Data Service). Dataflex provides access and security roles granted automatically through teams membership, but customizable by Teams owners. Easily create and share chatbots with one-click deployment using your organization’s subject matter expertise and Microsoft Dataflex data.

An example of the power of Dataflex Pro can be seen with Rockwell Automation. Rockwell Automation is a worldwide leader in industrial automation and information, providing automation solutions to a broad range of industries such as energy, mining, food and beverage, and automotive, in over 80 countries:

“As part of Rockwell’s digital transformation, we are focused on transforming everyone across the organization into engineers who can leverage technology to automate and simplify their jobs. We look at the Power Platform as a highway to turn all 23,000 employees into engineers. Microsoft Dataflex Pro is the data backbone that enables people to store their data in a scalable and secure environment dynamically.”—Chris Wagner, Analytics Architect, Rockwell Automation

Additionally, customers can start to realize immediate value by leveraging pre-built Power Platform solutions for Teams that build atop Microsoft Dataflex. These solutions include Asset and Area Inspections, which can be customized to support inspections across multiple domains, create tasks for outstanding issues, and view long-term trends of commonly identified issues. These can be assets managed by organizations in banks, government agencies, or for spaces managed by retail stores, warehouses, hotels, and hospitals. Another solution that comes out of the box is Employee Ideas, which empowers team managers to engage all team members to submit ideas. Ideas can be organized by theme via campaigns, and all team members get to vote on the best ideas.

Microsoft

The post Introducing Microsoft Dataflex, a new low-code data platform for Microsoft Teams appeared first on Opus Solution.

While an existing system could track available hospital beds, state officials couldn’t necessarily tell whether a particular facility had enough ventilators, staffing or equipment like masks or gloves to protect doctors or nurses. Hospitals focused on identifying and treating infected patients in the early days of the outbreak struggled to track resources, using a mix of everything from databases and spreadsheets to emails and Post-It notes.

In late March, the Washington State Department of Health approached Microsoft about expanding a cloud-based Hospital Emergency Response Solution powered by Azure. Developed at the request of healthcare providers seeing the first surge of patients, it allowed those hospitals to better track COVID-19 cases, which clinicians were available to treat those patients and critical equipment and supplies that were becoming hard to find around the globe.

“We all do surge planning and we cache equipment but this exceeded everyone’s planning as we saw everyone wanting the same things on a global scale,” said Erika Henry, emergency operations manager for the Washington Department of Health.

At the same time, Microsoft also began experiencing phenomenal demand for its cloud services as much of the world began sheltering at home due to COVID-19: Entire school districts moved to online learning models, Teams meetings moved from a convenience to an essential way of doing business, kids embraced video games as an outlet for interacting with friends and millions of employees across the globe moved to remote work practically overnight.

At the end of March, for instance, Microsoft Teams set a new daily record of 2.7 billion meeting minutes in one day, up from 900 million minutes just two weeks earlier. In April, that number climbed to 4.1 billion meeting minutes in a single day. Suddenly, Microsoft 365’s teamwork hub that allows people to meet, chat, call and collaborate online was seeing unprecedented usage.

Meanwhile, employees worked across the company to ensure Azure services could continue to scale and to help customers and organizations on the front lines of the pandemic response address their most urgent needs.

Within 12 days, the state was able to launch the Washington Healthcare Emergency and Logistics Tracking Hub (WA HEALTH) built on Microsoft Power Platform, which runs on Microsoft Azure.

“This really helped us understand how do we get patients to the right care at the right place in the right amount of time and also to understand the needs for personal protective equipment across the state — who had what and where were the gaps,” Henry said.

Cloud providers like Microsoft Azure are by their nature designed to expand and scale quickly and meet elastic demand. With the more than 60 datacenter regions around the globe — including three new regions announced this past May in Italy, New Zealand and Poland — Microsoft can shift traffic if a natural disaster or power outage affects capacity in one part of the world. Computing hardware to protect against demand spikes is stockpiled in warehouses around the globe, ready to be deployed to where it’s needed most.

By March the epicenter of that demand was in Europe, as countries such as Italy and Spain imposed nationwide lockdowns to slow the spread of the coronavirus. Around the same time, manufacturing issues in China and Southeast Asia due to the global health pandemic created a temporary disruption in the supply chain for certain datacenter hardware as dramatic spikes in usage began challenging computing capacity in some regions. In a Microsoft quarterly earnings call on April 29, the company said those hardware supply chain issues largely began resolving themselves late in the quarter that ended in March.

“The scope and the scale of the response to COVID-19 was completely unprecedented, in terms of how much of the world went digital inside a month,” said Mark Simms, a partner software architect who helped manage the COVID-19 response across Azure solutions. “So the work that we had to do to get through the initial surge in demand and free up capacity for our customers to run critical health and safety workloads was also unprecedented.”

“We made some pretty profound changes in order to do the right thing, and we did them under a very short time frame,” Simms said.

Datacenter employees began working in round-the-clock shifts to install new servers while staying at least six feet apart. Microsoft product teams worked to find any further efficiencies to free up Azure resources for other customers. The company doubled capacity on one of its own undersea cables carrying data across the Atlantic and negotiated with owners of another to open up additional capacity. Network engineers installed new hardware and tripled the deployed capacity on the America Europe Connect cable in just two weeks.

Microsoft’s plan emphasized continuity of service for all its customers, but especially for those on the front lines of the COVID-19 response: health care providers, police and emergency responders, financial institutions, manufacturers of critical supplies, grocery stores and health agencies providing critical information to the public about how quickly the virus was spreading.

The Azure Global and Customer Experience engineering teams mobilized and monitored Azure services around the clock to ensure critical customers could continue to operate smoothly and meet new challenges posed by COVID-19. Employees from across the company volunteered to switch gears to help deploy urgent projects like WA HEALTH.

Microsoft’s Regional Government Emergency Response and Monitoring Solution, on which WA HEALTH was built, uses Microsoft Power Apps Portal and Microsoft Power BI, which run on Azure, to allow healthcare workers to quickly update counts of COVID-19 cases and critical resources at the end of a shift or whenever is convenient through a web portal or by mobile phone.

As the pandemic was unfolding and cases were surging, it allowed state and local health officials to use near-real-time dashboards — based on data from more than 100 acute care hospitals around the state — to coordinate responses. It continues to allow the state to monitor trends, as well as inform decisions such as how quickly counties can move toward safely reopening their economies, Henry said.

“This was a real-time moving event, and people needed to make decisions hour by hour and minute by minute,” said Gary Bird, a principal program manager for Microsoft Power Platform who worked to deploy WA HEALTH. “You really saw the whole company lean in across all fronts to make solutions happen.”

The Washington Healthcare Emergency and Logistics Tracking Hub (WA HEALTH), which runs on Microsoft Azure, allows public health officials and hospitals across the state to track and share key information related to the COVID-19 pandemic.

Balancing supply and demand

Once the pandemic hit, Microsoft’s plans to deal with unexpected spikes in usage and expand Azure’s computing resources kicked in. The company began adding new servers to the hardest hit regions and installing new hardware racks 24 hours a day. To protect the health of critical datacenter employees, Microsoft also quickly established social distancing requirements, provided protective equipment and implemented strict disinfectant policies.

Microsoft prioritized capacity for existing customers while also reserving capacity for first responders who needed to quickly scale life and safety services. It also expanded cloud support for non-profits working to protect people’s health during the pandemic.

Microsoft’s Azure and product teams worked around the clock to ensure that services like Teams, Office and Xbox could meet rapidly exploding demand from customers. Next, they looked for efficiencies across all of Microsoft services running on Azure to free up more capacity for external customers.

Microsoft Teams was the first and most obvious service to experience massive growth. But other Azure services that enable remote work, such as Windows Virtual Desktop, which saw its usage triple in one month, and Azure Active Directory’s Application Proxy had to scale those services dramatically as financial institutions, schools, call centers and other companies moved thousands of employees onto those platforms practically overnight.

Not only were new customers signing up, but suddenly existing users were relying on the tools to power every single meeting or interaction in their workday, said Mark Longton, a principal group program manager for Microsoft Teams.

“Teams went from a service that was cool and convenient and something that people realized was the future of communication to very quickly becoming a mission critical, can’t-live-without-it sort of thing,” Longton said. “Really what this did was accelerate us into the future.”

Microsoft Teams began using early data from China and Italy to plan for expected growth as the pandemic spread. As more countries went into lockdown, dozens of Redmond-based Microsoft employees gathered remotely each Sunday night to watch telemetry, look for bottlenecks and troubleshoot as unprecedented numbers of remote European workers began logging in first thing Monday morning.

“Normally, you find and fix issues organically as you grow. When you take software and put it under explosive growth – with services getting used an order of magnitude more in one day — you tend to find all of those in a really short period of time,” said John Sheehan, Microsoft distinguished engineer for Azure quality.

Once critical services were successfully scaled and stabilized, the company shifted to looking for efficiencies. Microsoft opened up performance data for all services running on Azure to engineers across the company, asking them to submit ideas that would allow Microsoft to provide more computing capacity to the wider pool of Azure customers.

In Teams, small tweaks that few customers would notice — lengthening the time it takes for the three dots to appear when someone else is typing in a Teams chat or disabling the feature that suggests a contact every time you type a new letter in the “to” field — made the system run much more leanly. Engineers rewrote the code to make video stream processing 10 times more efficient in a marathon push over a weekend.

Within a week, Teams was also able to spread its reserved capacity across additional datacenter regions, essentially sharing that load within geographies. That’s a process that could have easily taken months, said Aarthi Natarajan, Partner Director of Engineering for Teams.

“We would have probably said, ‘Let’s hit this region first and maybe then this one’ and there would have been a lot of debate,” she said. “In this case, we said, ‘No one is debating anything. We are doing this and we’re doing it globally right now.’”

To handle the Teams growth that now exceeds 75 million daily active users, Microsoft’s Azure Wide Area Network team added 110 terabits of capacity in just two months to the fiber optic network that carries Microsoft’s own data around the globe. It added 12 new edge sites that connect the network to infrastructure owned by local internet providers. Like off-ramps that help funnel vehicles off freeways and onto side roads, edge sites help reduce network congestion and allow data to flow more freely.

Microsoft also moved internal Azure workloads to avoid demand peaks in different parts of the world and to divert traffic from datacenter regions experiencing high demand.

Xbox, which runs on Azure, is accustomed to ramping up for large surges in usage that typically occur around the holidays or new video game releases. But the COVID-19 stay-at-home orders drove unprecedented growth from people connecting and exploring with their friends and family through gaming, including a 50% increase in multiplayer gameplay and a 30% increase in peak concurrent usage.

As this growth was occurring, Xbox and Azure worked quickly to move gaming workloads out of high demand datacenters in the United Kingdom and Asia — freeing up capacity for other Azure customers without negatively impacting the experiences of its own users.

“There’s no question that in those regions the people who were on the front lines of the COVID-19 efforts really needed that capacity more than us. And our telemetry gave us confidence that we could make these tradeoffs while protecting our customer experience,” said Casey Jacobs, who manages reliability for Xbox operations.

Microsoft also didn’t want to exacerbate network congestion that local internet service providers were experiencing as families began to work, attend college classes, stream movies and play games at home, often all at the same time. Xbox worked closely with regulators and other partners to help manage those risks to internet health, including changing release tactics and developing new features to decrease bandwidth usage during peak times of day.

“We simply knew that we can’t do harm to internet bandwidth that’s needed for first responders, business operations or commerce period,” said Jacobs.

Microsoft’s commitment to life and safety customers

Early on, Azure Partner Engineering Manager Jeremy Hollett started compiling a global list of customers that provide critical life and safety services — first responders, government agencies, health care providers, energy companies powering hospitals, retailers offering essential supplies, banks processing small business loans — as well as precisely what Azure services they use.

The list included RapidDeploy, which runs on the Microsoft Azure Government Cloud and can quickly deliver unified emergency response solutions for public safety agencies and 9-1-1 telecommunicators.

RapidDeploy has been able to quickly adapt its unified critical response solutions hosted in Microsoft Azure to better assist emergency responders and 9-1-1 telecommunicators during the COVID-19 pandemic. Image courtesy of RapidDeploy.

The city of Baltimore, for instance, requested a RadiusPlus tactical mapping deployment that went live in a matter of days to improve situational awareness including hospital bed count data, mapping data and other signals related to COVID-19 that could help 9-1-1 telecommunicators better route response teams.

After California issued its stay-at-home order to slow the spread of the coronavirus, officials expected an uptick in domestic violence incidents. The state asked RapidDeploy for an upgrade to RadiusPlus that would allow telecommunicators to initiate contact with victims via text so that they can more easily communicate, even when the perpetrator is nearby.

To help ensure that customers like RapidDeploy could continue to deliver lifesaving services without interruption, Microsoft began automatically approving requests for additional Azure capacity from life and safety customers providing essential services during the pandemic.

Hollett’s team also built a dashboard that allowed them to monitor the Azure services for each of those customers and quickly troubleshoot any issues.

“We essentially built a virtual war-room view of these customers. We wanted to know that they were healthy, and if something goes wrong in the night we’d know about it and jump on a call no matter what time it is,” Hollett said. “And if one of those critical life and safety customers created a support case, it elevated that flag straight to us.”

Steve Raucher, co-founder and CEO of RapidDeploy, said the company experienced zero problems spinning up solutions in Azure to address new challenges faced by agencies on the front lines of the COVID-19 response.

“The biggest indicator that everything is working is that we haven’t had any technical problems,” Raucher said. “The technology was working seamlessly before COVID-19, and there’s been no interruption since the pandemic began.”

Microsoft

In order to learn more about Azure or other solutions to improve your business performance, you can contact us –  a company specializes in business consultant in Vietnam and provides potential technology solutions.

The post Growing Azure’s capacity to help customers, Microsoft during the COVID-19 pandemic appeared first on Opus Solution.