Điều này khiến nhân viên tốn hàng giờ mỗi ngày để tìm kiếm hoặc xác minh thông tin, còn nhà quản lý thì khó có được bức tranh tổng thể để ra quyết định.

1. Khi dữ liệu phân tán trở thành “nút thắt” vô hình

Một ngày làm việc của nhân viên văn phòng hiện nay có thể được tóm gọn như sau:

• Nhận yêu cầu từ email, phản hồi qua chat,
• Cập nhật báo cáo trên file excel,
• Tìm tài liệu trong drive hoặc nhóm nội bộ.

Nghe có vẻ hợp lý, nhưng thực tế, họ phải chuyển đổi liên tục giữa các công cụ, dẫn đến mất tập trung và tiêu tốn năng lượng nhận thức. Theo khảo sát của McKinsey, nhân viên trung bình dành đến 1,8 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm thông tin nội bộ – tương đương gần 9.000 giờ làm việc lãng phí mỗi năm cho doanh nghiệp 100 người.

Không chỉ vậy, dữ liệu rời rạc khiến mỗi người nắm một phần thông tin khác nhau, không ai có cái nhìn tổng thể. Những cuộc họp “đồng bộ thông tin” ngày càng nhiều, nhưng kết quả vẫn không thay đổi: tiến độ chậm, báo cáo sai lệch và tinh thần làm việc sa sút.

Khi hiệu suất giảm, phản ứng thường thấy là đào tạo lại hoặc siết kỷ luật nhân viên. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, vấn đề không đến từ con người – mà từ hệ thống quản lý thông tin. Một nhân viên giỏi không thể làm việc hiệu quả nếu họ phải dành nửa buổi sáng để tìm đúng phiên bản tài liệu, hay kiểm tra xem ai đã duyệt yêu cầu. Khi hệ thống làm việc không đồng nhất, mọi nỗ lực cải thiện hiệu suất đều chỉ là tạm thời.

Các “ốc đảo dữ liệu” – nơi mỗi phòng ban vận hành bằng công cụ riêng – đang trở thành rào cản lớn nhất cho sự phát triển. Doanh nghiệp càng lớn, vấn đề càng nghiêm trọng: quy trình kéo dài, thông tin sai lệch, chi phí vận hành đội ngũ tăng cao mà năng suất lại không đổi.

2. Ba hệ lụy lớn của việc thông tin rải rác

• Mất kiểm soát những dữ liệu quan trọng: Khi nhân viên nghỉ việc, tài liệu lưu rải rác trong email, chat hoặc ổ đĩa cá nhân rất dễ bị mất vĩnh viễn. Mỗi lần thay người là một lần tổ chức “học lại từ đầu”.
• Gián đoạn quy trình làm việc: Không có nền tảng cộng tác trực tuyến trung tâm, thông tin bị trùng lặp hoặc cập nhật sai. Một con số sai trong báo cáo có thể kéo theo hàng loạt quyết định sai lầm ở cấp quản lý, từ đó ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh.
• Mất gắn kết và hiệu suất giảm 40%: Khi nhân viên không nhìn thấy toàn cảnh công việc, họ cảm thấy bị tách biệt. Việc cộng tác trở nên nặng nề, kéo theo hiệu suất và sự chủ động giảm sút đáng kể.

Tất cả những hệ lụy này không đến trong một ngày – mà tích tụ dần theo thời gian, khiến doanh nghiệp mất hàng tháng để “chữa cháy” cho những lỗi tưởng nhỏ.

3. Modern Workplace – Giải pháp doanh nghiệp tiên phong xử lý gốc rễ

Trong bối cảnh đó, Modern Workplace (nơi làm việc hiện đại) xuất hiện như lời giải toàn diện. Đây không chỉ là việc đưa công việc lên “nền tảng online”, mà là tái cấu trúc toàn bộ cách đội ngũ giao tiếp, cộng tác và quản lý dữ liệu.

Modern Workplace tạo nên một không gian thống nhất, nơi mọi quy trình – từ truyền thông nội bộ, chia sẻ tài liệu đến phê duyệt công việc – đều được kết nối trong cùng hệ sinh thái.
Thay vì “mượn” từng công cụ rời rạc, doanh nghiệp có thể vận hành liền mạch trên một nền tảng hợp nhất duy nhất với các lợi ích:

• Tập trung hóa toàn bộ thông tin nội bộ: Thay vì lưu trữ tài liệu trên nhiều nền tảng khác nhau, hãy chọn một nơi giúp tập trung toàn bộ dữ liệu vào một hệ thống duy nhất. Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ và cập nhật thông tin mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ. Mỗi tài liệu, cuộc thảo luận hay thông báo đều có thể được truy cập nhanh chóng, giảm đến 50% thời gian xử lý.
• Tối ưu quy trình làm việc và phê duyệt: Với khả năng tùy chỉnh luồng công việc, sẽ giúp các phòng ban thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng, tự động thông báo khi có cập nhật. Điều này giảm thiểu sai sót thủ công và loại bỏ sự phụ thuộc vào email, giúp tiến độ luôn được đảm bảo.
• Kết nối đội nhóm, củng cố văn hóa cộng tác: Modern Workplace cho phép tạo không gian làm việc riêng cho từng phòng ban, dự án hoặc chiến dịch, nơi mọi người cùng tương tác, cập nhật tiến độ và chia sẻ tài liệu. Không chỉ là nền tảng quản lý, mà còn là giải pháp tăng suất đội nhóm – khi mọi người được kết nối, hiểu rõ mục tiêu và phối hợp nhịp nhàng hơn.

Tasken Modern Workplace là giải pháp được phát triển riêng cho nhu cầu chuyển đổi số của các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh đội ngũ làm việc ngày càng phân tán.

Với tiêu chí làm việc linh hoạt – an toàn – dễ mở rộng. Tasken hỗ trợ triển khai trên nền tảng cloud-native, nơi đảm bảo bảo mật dữ liệu tối đa và khả năng mở rộng cho hàng nghìn người dùng. Doanh nghiệp có thể triển khai nhanh, tùy chỉnh linh hoạt mà không cần hạ tầng phức tạp.

4. Kết quả nhìn thấy rõ: Tăng tốc, giảm lãng phí

Trong kỷ nguyên số, hiệu suất không còn đo bằng số giờ làm việc, mà bằng giá trị tạo ra trong cùng một khoảng thời gian. Một hệ thống thông minh, đồng bộ và linh hoạt giúp con người tập trung vào những việc có ý nghĩa – sáng tạo, ra quyết định, và đổi mới.

Doanh nghiệp càng sớm xây dựng một “nơi làm việc hiện đại”, càng nhanh bước ra khỏi vòng luẩn quẩn của sự trì trệ. Khi con người được kết nối và thông tin được thống nhất, hiệu suất trở thành hệ quả tự nhiên.

Những doanh nghiệp đã triển khai mô hình Modern Workplace ghi nhận các chỉ số ấn tượng:

• Giảm 40–60% thời gian tìm kiếm thông tin.
• Tăng 25–35% hiệu suất làm việc nhóm.
• Giảm 30% chi phí vận hành quy trình nội bộ.

Quan trọng hơn cả, đội ngũ cảm thấy “được hỗ trợ” thay vì “bị quản lý”. Mọi thông tin trở nên minh bạch, công việc được cập nhật tức thì, và việc ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế – không còn cảm tính.

5. Bắt đầu từ một thay đổi nhỏ: Hợp nhất không gian làm việc

Bạn không cần thay đổi tất cả chỉ trong một ngày. Hãy bắt đầu bằng việc tập trung thông tin và quy trình nội bộ về một nền tảng chung – đó chính là bước đầu tiên của hành trình xây dựng Modern Workplace.

Công nghệ không phải mục tiêu, mà là phương tiện giúp con người làm việc tốt hơn.
Khi doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc thống nhất và thông minh, nơi mọi người có thể dễ dàng truy cập thông tin, cộng tác và sáng tạo – hiệu suất tăng lên một cách tự nhiên.

Modern Workplace không chỉ là xu hướng, mà là bước tiến tất yếu trong hành trình chuyển đổi số. Giải pháp giúp doanh nghiệp không chỉ vận hành nhanh hơn, mà còn trở nên minh bạch, linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với mọi biến động.

Kết luận: Chìa khóa của hiệu suất nằm ở sự kết nối

Một nơi làm việc hiện đại không chỉ gói gọn trong phần mềm, mà là sự kết hợp hài hòa giữa con người – quy trình – công nghệ.
Khi ba yếu tố này được liên kết, doanh nghiệp không chỉ giải quyết được tình trạng “rối thông tin”, mà còn xây dựng được nền văn hóa làm việc thông minh, cởi mở và hiệu quả.

Nếu bạn đang tìm cách để đội ngũ của mình làm việc nhanh hơn, rõ ràng hơn và gắn kết hơn – hãy bắt đầu từ việc xây dựng không gian làm việc thống nhất với Tasken Modern Workplace.

Khám phá Tasken Modern Workplace

The post Email, chat, file đang rải rác khắp nơi? Modern Workplace – Giải pháp nâng cao hiệu suất lao động appeared first on Opus Solution.

Thế giới công việc đang thay đổi nhanh chóng, và năng suất không còn chỉ là chuyện “làm nhiều hơn”, mà là làm thông minh hơn.
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Office 365, bộ công cụ văn phòng mạnh mẽ nhất hiện nay, thì xin chúc mừng — bạn đang nắm trong tay một “kho báu” năng suất mà ít người khai thác hết tiềm năng.

Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn 10 mẹo Microsoft 365 cực hay giúp tăng năng suất làm việc với Microsoft 365, biến công việc hàng ngày trở nên nhẹ nhàng, mượt mà và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

1. Giao việc cho Copilot – Trợ lý AI “xịn” nhất hệ Microsoft

Nếu phải chọn ra một tính năng “thay đổi cuộc chơi”, thì đó chắc chắn là Copilot Microsoft 365 – trợ lý AI mới được Microsoft tích hợp sâu vào Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams.

Bạn chỉ cần nhập (hoặc nói) yêu cầu như:

“Tạo giúp tôi bản tóm tắt báo cáo doanh thu quý 3.”
“Viết lại phần mở đầu cho chuyên nghiệp hơn.”
“Chuyển nội dung Word này thành 10 slide PowerPoint.”

Lập tức, Copilot Microsoft 365 sẽ xử lý gần như toàn bộ phần “nặng đầu”: tóm tắt dữ liệu, viết lại câu, căn chỉnh định dạng, thậm chí gợi ý hình ảnh hoặc slide mẫu.
Không còn cảnh ngồi lọ mọ căn từng bullet point nữa.

Copilot thực sự là ứng dụng Microsoft 365 hiệu quả nhất hiện nay — nó không chỉ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc, mà còn tăng năng suất làm việc với Microsoft 365 lên gấp đôi.

 2. Học vài phím tắt – Bí kíp “ninja” của dân văn phòng năng suất cao

Phím tắt nghe có vẻ nhỏ, nhưng nó chính là “bí kíp ninja” của những người làm việc nhanh.
Trong Microsoft Office 365, chỉ cần nắm vài tổ hợp đơn giản, bạn đã có thể rút ngắn thời gian thao tác đáng kể:

• Ctrl + Shift + L: Bật nhanh danh sách bullet trong Word.
• Alt + =: Tính tổng tự động trong Excel.
• Ctrl + Shift + C / V: Sao chép và dán định dạng trong PowerPoint.
• F4: Lặp lại hành động vừa làm – cực kỳ tiện khi chỉnh slide hay format bảng.

Một mẹo nhỏ: hãy học 3 phím tắt mới mỗi tuần. Sau 1 tháng, bạn sẽ ngạc nhiên vì tốc độ xử lý công việc của mình khác biệt hoàn toàn.

 3. Làm việc nhóm cực mượt với OneDrive & @mention

Kỷ nguyên gửi file qua email, chỉnh sửa rồi gửi lại qua lại đã kết thúc.
Giờ đây, Microsoft Office 365 mang đến cách cộng tác cực kỳ thông minh qua OneDrive và tính năng @mention.

Bạn có thể:

• Mở cùng một file Word, Excel, PowerPoint với đồng nghiệp theo thời gian thực.
• Gắn thẻ người liên quan bằng @mention trong Comment – họ sẽ nhận thông báo ngay.
• Khôi phục bản cũ trong vài giây nhờ Version History.

Không còn “file_final_v3_versionB” nữa!
Đây chính là một trong những mẹo Microsoft 365 giúp làm việc nhóm nhẹ nhàng và hiệu quả hơn hẳn.

4. Tìm nhanh, tra lẹ với Smart Lookup

Bạn đang viết báo cáo mà cần tra nhanh một định nghĩa hoặc dẫn chứng?
Đừng mở trình duyệt, vì bạn sẽ dễ bị “trôi” sang mạng xã hội mất nửa tiếng.

Thay vào đó, hãy bôi chọn từ cần tìm → nhấp chuột phải → chọn Smart Lookup.
Ngay lập tức, Microsoft Office 365 sẽ hiển thị kết quả từ Bing trực tiếp trong tài liệu Word hoặc PowerPoint.

Tính năng này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn duy trì mạch sáng tạo – một ứng dụng Microsoft 365 hiệu quả ít ai biết đến.

5. Biến Word thành PowerPoint trong chớp mắt

Bạn có tài liệu Word dài mười mấy trang và sếp bảo:

“Làm giúp anh slide tóm tắt nội dung nhé.”

Thay vì thức đến 2h sáng để căn dòng và chia bullet, hãy mở Word → Export → Export to PowerPoint (Preview).
Microsoft sẽ tự nhận diện Heading và chuyển chúng thành slide tương ứng.
Bạn chỉ cần chọn theme, chỉnh nhẹ hình ảnh — là có ngay bản trình chiếu chuyên nghiệp.

Đây chính là “mẹo sinh tồn” mùa báo cáo, giúp tăng năng suất làm việc với Microsoft 365 mà bạn nên thử ngay.

6. Viết bằng giọng nói – Tính năng Dictate thần kỳ

Có lúc ý tưởng đến nhanh hơn cả tốc độ ngón tay, và bạn không muốn chúng vụt mất.
Hãy bật tính năng Dictate trong Microsoft Office 365.

Chỉ cần nói tự nhiên, phần mềm sẽ tự động chuyển giọng nói thành văn bản.
Điều tuyệt vời là Dictate giờ đây đã hỗ trợ tiếng Việt khá tốt, phù hợp cho việc ghi nhanh biên bản, viết bài hoặc soạn thảo báo cáo dài.

Một mẹo Microsoft 365 nhỏ nhưng cực hữu ích cho những ai thường xuyên viết nội dung.

 7. Template & Slide Master – “Áo đồng phục” cho thương hiệu

Nếu mỗi lần làm slide lại phải chỉnh font, màu, logo thì rõ ràng bạn đang lãng phí thời gian.
Giải pháp: tạo Slide Master – “áo đồng phục” cho toàn bộ slide trong PowerPoint Microsoft 365.

Chỉ cần thiết kế một lần, mọi slide mới sẽ tự động theo chuẩn thương hiệu.
Tương tự, trong Word, hãy lưu sẵn template cho các loại tài liệu thường dùng: hợp đồng, biên bản, thư mời,…

Đây là ứng dụng Microsoft 365 hiệu quả giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn, nhất quán hơn và tiết kiệm hàng giờ chỉnh sửa mỗi tháng.

 8. Excel – Không chỉ có SUM()

Nếu bạn vẫn chỉ dùng Excel để tính cộng trừ, thì bạn mới chạm được 20% sức mạnh thật sự.
Excel trong Microsoft Office 365 sở hữu hàng loạt công cụ “đỉnh của chóp”:

• XLOOKUP: Linh hoạt và dễ dùng hơn VLOOKUP.
• FILTER, SORT: Lọc và sắp xếp dữ liệu thông minh mà không cần macro.
• Power Query: Gom dữ liệu từ nhiều nguồn chỉ với vài cú click.
• Macro: Tự động hóa thao tác lặp lại – cực hữu ích khi xử lý dữ liệu lớn.

Khi Excel làm việc thay bạn, bạn sẽ có thêm thời gian để… nhâm nhi tách cà phê buổi sáng 

9. Dọn lại giao diện – Não bạn cũng nhẹ hơn

Một không gian làm việc gọn gàng giúp não bạn “thở” dễ hơn.
Hãy thử:

• Ẩn bớt tab ít dùng trong Ribbon.
• Thêm lệnh hay dùng vào Quick Access Toolbar.
• Bật theme tối (Dark Mode) để làm việc ban đêm đỡ mỏi mắt.

Những điều nhỏ này tưởng chừng đơn giản nhưng lại có tác động lớn đến khả năng tập trung.
Vì đôi khi, tăng năng suất làm việc với Microsoft 365 bắt đầu từ việc… giảm rối mắt.

10. Làm việc mọi lúc, mọi nơi với Microsoft 365 Online

Một trong những lợi thế lớn nhất của Microsoft Office 365 là khả năng hoạt động đa nền tảng.
Bạn có thể:

• Soạn dở báo cáo ở văn phòng, tiếp tục chỉnh sửa khi ngồi quán cà phê.
• Làm slide trên laptop, thêm hình bằng điện thoại.
• Truy cập và chỉnh sửa file trực tiếp trên trình duyệt mà không cần cài phần mềm.

Mọi dữ liệu đều được lưu tự động lên OneDrive, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Đây là minh chứng rõ nhất cho sức mạnh của một ứng dụng Microsoft 365 hiệu quả – linh hoạt, tiện lợi và hiện đại.

 Kết luận: Làm thông minh chứ không làm nhiều

Trong thời đại công việc bận rộn, năng suất không đến từ việc làm nhiều hơn, mà đến từ việc làm thông minh hơn.
Bộ công cụ Microsoft Office 365 chính là “vũ khí bí mật” giúp bạn làm điều đó.

10 mẹo Microsoft 365 trên sẽ giúp bạn:

• Tối ưu hóa từng thao tác nhỏ trong ngày.
• Làm việc nhanh, chính xác và đồng bộ hơn.
• Và quan trọng nhất: lấy lại thời gian cho những việc thật sự quan trọng.

Vì thế, lần tới khi ai đó hỏi:

“Sao bạn làm slide nhanh vậy?”
Hãy mỉm cười và nói:
“Tại mình chơi Microsoft Office 365 tới nơi tới chốn thôi.” 

Các bài viết liên quan:

1.So sánh giá bán license Microsoft Office 365 tại Việt Nam

2. Microsoft 365 E3 – Bước chuyển bắt buộc trước khi Office 2016 & 2019 vĩnh viễn hết hạn vào 10/2025

3. Microsoft 365 – Phần mềm làm việc nhóm chuyên nghiệp chỉ từ 69k

4. Tìm hiểu về bộ tính năng Microsoft Office 365

5. License Microsoft Office: Hướng Dẫn Mua & Báo Giá Cập Nhật 2025

6. So sánh giá bán license Microsoft Office 365 tại Việt Nam

7. Khám phá Microsoft Office 365: Làm việc thông minh hơn

8. Microsoft Office 365 – Ứng dụng làm việc nhóm số 1

9. Công cụ quản lý công việc Microsoft cho doanh nghiệp hiện đại

10. Công cụ quản lý công việc Microsoft – Bảo mật, linh hoạt và tối ưu chi phí

11.Quản lý công việc hiệu quả với Outlook 365 trong Office 365

12. Lợi ích của SharePoint: Tăng hiệu quả làm việc nhóm

The post 10 Mẹo Microsoft Office 365 Giúp Bạn Làm Việc Hiệu Quả Hơn appeared first on Opus Solution.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ toàn cầu, việc xây dựng một văn phòng “không giấy”, tự động hóa quy trình và tối ưu hóa nguồn lực đã trở thành yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Và trong hành trình ấy, Tasken eOffice – sản phẩm công nghệ đột phá từ Opus Solution – đã viết nên câu chuyện thành công đáng tự hào khi được vinh danh hạng 5 sao tại Giải thưởng Sao Khuê 2025.

Phóng sự hậu kỳ vừa được phát sóng không chỉ ghi lại khoảnh khắc vinh quang mà còn tái hiện trọn vẹn hành trình nỗ lực không ngừng, sự sáng tạo và tinh thần tiên phong của đội ngũ phát triển. Đây là minh chứng rõ nét cho câu chuyện “Made in Vietnam” – khi đam mê và tài năng Việt Nam có thể tạo nên những giải pháp công nghệ vượt tầm quốc tế.

Chi tiết phóng sự: https://youtu.be/7qJYI5r98r8?si=v1oz6AQYTt4i-OEl

Tasken eOffice – Giải pháp tiên phong cho doanh nghiệp số

Điểm đột phá tạo nên sự khác biệt

Tasken eOffice không chỉ là một phần mềm quản lý thông thường. Đây là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, được xây dựng trên nền tảng Microsoft với mục tiêu xóa bỏ rào cản về không gian và thời gian. Điểm đột phá của Tasken eOffice nằm ở khả năng tích hợp trực tiếp trên nền tảng Microsoft, tận dụng tối đa hệ sinh thái Microsoft. Sản phẩm cung cấp một nền tảng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy biến sâu theo đặc thù vận hành của mình.

Những tính năng vượt trội

Trợ lý ảo AI thông minh

• Hỗ trợ bộ phận bán hàng: quản lý dữ liệu khách hàng, đề xuất phương án tiếp cận
• Tối ưu nhân sự: theo dõi quy trình tuyển dụng, tự động nhắc việc
• Tạo ra hiệu suất vượt trội cho toàn bộ tổ chức

Chi tiết: https://youtu.be/IUHy07iweuU?si=rzc5QJSYdwGc5dfZ

Khả năng tích hợp không giới hạn

• Kết nối liền mạch với các phần mềm khác như iBanking
• Đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban qua API
• Mở rộng và tùy biến theo nhu cầu thực tế

Trải nghiệm làm việc hiện đại

• Không còn chồng chất giấy tờ, không còn phê duyệt thủ công
• Quản lý công việc, phê duyệt văn bản, ký số điện tử trong một giao diện duy nhất
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị

Hành trình phát triển đầy cảm hứng

Từ ý tưởng đến hiện thực

Phóng sự đã tái hiện chân thực hành trình từ những ý tưởng ban đầu đến sản phẩm hoàn thiện. Mỗi dòng code, mỗi đêm thức trắng, mỗi ý tưởng táo bạo của đội ngũ Opus Solution đều dẫn đến khoảnh khắc vinh quang này.

Tasken eOffice kiến tạo một môi trường làm việc số hóa, nơi mọi quy trình được chuẩn hóa và tự động. Từ đó, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả, kiểm soát công việc minh bạch và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Tinh thần đồng đội và khát vọng vươn xa

Video không chỉ tôn vinh thành tựu mà còn khắc họa rõ nét tinh thần đồng đội, sự đam mê và khát vọng vươn xa của đội ngũ phát triển. Những cảnh quay tại văn phòng cho thấy không khí làm việc sôi động, nơi mọi thành viên cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.

Tầm nhìn tương lai đầy tham vọng

Hướng tới nền tảng quản trị thông minh

Đội ngũ Opus Solution không dừng lại ở thành tựu hiện tại. Họ đang tập trung phát triển Tasken trở thành một nền tảng quản trị doanh nghiệp thông minh, lấy AI làm trung tâm.

Những nâng cấp được kỳ vọng:

• Tự động đề xuất phương án xử lý công việc
• Dự báo các rủi ro tiềm ẩn trong vận hành
• Cá nhân hóa trải nghiệm cho từng người dùng
• Mở rộng sang lĩnh vực tài chính – kế toán

Xây dựng văn phòng ảo thực thụ

Tầm nhìn dài hạn là từng bước xây dựng một văn phòng ảo thực thụ, nơi mọi hoạt động đều có AI đồng hành – hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn, và hiệu quả hơn.

Ý nghĩa của việc vinh danh

Khẳng định vị thế công nghệ Việt

Giải thưởng 5 sao tại Sao Khuê 2025 không chỉ là sự ghi nhận dành cho Tasken eOffice mà còn là minh chứng cho sức mạnh của công nghệ Việt Nam. Đây là động lực to lớn để các doanh nghiệp công nghệ trong nước tiếp tục đổi mới và phát triển.

Tạo động lực cho cộng đồng công nghệ

Thành công của Tasken eOffice góp phần nâng tầm công nghệ Việt trên bản đồ quốc tế, đồng thời truyền cảm hứng cho thế hệ nhà phát triển trẻ. Câu chuyện này chứng minh rằng với đam mê, tài năng và sự kiên trì, công nghệ Việt hoàn toàn có thể cạnh tranh và dẫn đầu trên thị trường toàn cầu.

Kết luận: Tự hào dấu ấn công nghệ Việt

Hành trình của Tasken eOffice từ ý tưởng đến vinh danh tại Sao Khuê 2025 là câu chuyện đáng tự hào về tinh thần đổi mới sáng tạo của công nghệ Việt Nam. Sản phẩm đã chứng minh sức mạnh của công nghệ trong việc tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Cảm ơn Giải thưởng Sao Khuê đã tạo sân chơi để các giải pháp công nghệ xuất sắc được tỏa sáng. Và cảm ơn đội ngũ Opus Solution đã mang đến một sản phẩm thực sự “Made in Vietnam” với chất lượng quốc tế. Chúng tôi tự hào mang đến các giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số:

• Giải pháp SharePoint: Là một SharePoint Company Vietnam hàng đầu, chúng tôi chuyên xây dựng hệ thống SharePoint Intranet và SharePoint Portal mạnh mẽ, cung cấp một SharePoint Solution tối ưu cho mọi doanh nghiệp.
• Văn phòng điện tử eOffice: Tự động hóa quy trình với Tasken eOffice. Trải nghiệm eOffice demo để khám phá giải pháp eOffice Solution hàng đầu Việt Nam.
• Nền tảng Microsoft: Tối ưu hiệu suất với Microsoft365 Vietnam và khai phá sức mạnh đám mây với các Azure solutions được tư vấn bởi đội ngũ Azure consultant in Vietnam chuyên nghiệp.
• Phân tích dữ liệu & Tư vấn: Đưa ra quyết định chiến lược với dịch vụ Vietnam Power BI Consultant service và nhận tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ Vietnam business consultant giàu kinh nghiệm của chúng tôi.

The post Hành trình rực rỡ của Tasken tại Giải thưởng Sao Khuê 2025 appeared first on Opus Solution.

• Bạn hoàn thành bao nhiêu việc thực sự quan trọng?
• Đội nhóm của bạn phối hợp với nhau hiệu quả đến mức nào?
• Và bạn đang lãng phí bao nhiêu thời gian cho những công việc… vốn không đáng mất thời gian?

Đây chính là lúc Microsoft 365 tỏa sáng. Nó không chỉ là một bộ công cụ, mà là một nền tảng cộng tác toàn diện, được thiết kế để giúp doanh nghiệp của bạn làm việc nhanh hơn, thông minh hơn mà không cần phải gia tăng khối lượng công việc.

Cộng tác liền mạch, dù bạn ở đâu

Dù nhân viên của bạn đang ở văn phòng, ngồi tại một quán cà phê yêu thích, hay làm việc từ xa ở một thành phố khác, Microsoft 365 vẫn tạo ra một không gian làm việc số thống nhất. Đó là nơi mọi người có thể kết nối, chia sẻ ý tưởng và cùng nhau hoàn thành dự án như thể đang ngồi chung một phòng họp.

Microsoft Teams chính là trái tim của không gian làm việc số này. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện nhóm, thực hiện cuộc gọi video sắc nét, hay chia sẻ màn hình để trình bày ý tưởng. Việc tạo ra các kênh làm việc riêng cho từng phòng ban, từng dự án giúp mọi thông tin, tài liệu luôn được sắp xếp một cách ngăn nắp và khoa học. Hơn thế nữa, Teams còn tích hợp sâu với lịch Outlook, kho lưu trữ OneDrive và công cụ quản lý Planner, cho phép bạn xử lý gần như mọi tác vụ ngay trong một giao diện duy nhất.

Bên cạnh đó, bộ đôi OneDrive & SharePoint đã giải quyết triệt để bài toán lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Dữ liệu của bạn được đồng bộ hóa trên mọi thiết bị, từ laptop đến điện thoại di động. Việc chia sẻ tệp tin trở nên nhanh chóng và an toàn với khả năng kiểm soát quyền truy cập linh hoạt. Đặc biệt, tính năng cộng tác theo thời gian thực trên Word, Excel, và PowerPoint đã chấm dứt hoàn toàn cơn ác mộng mang tên “gửi file qua lại rồi chờ góp ý”.

Tăng tốc quy trình – Tiết kiệm thời gian quý báu

Với Microsoft 365, rất nhiều công việc thủ công, lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa một cách thông minh. Điều này giải phóng thời gian để bạn và đội nhóm có thể tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược, thực sự tạo ra giá trị.

Công cụ Power Automate cho phép bạn xây dựng các luồng công việc tự động như gửi thông báo khi có nhiệm vụ mới, cập nhật trạng thái dự án, sao lưu dữ liệu quan trọng, hay tự động hóa quy trình phê duyệt đề xuất. Khả năng kết nối với hàng trăm ứng dụng khác (cả của Microsoft và bên thứ ba) giúp bạn dễ dàng thiết lập một quy trình linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Song song đó, Planner & To Do là câu trả lời hoàn hảo cho việc quản lý công việc. Bạn có thể dễ dàng giao việc, theo dõi tiến độ, đặt lời nhắc cho bản thân và cả đội nhóm. Mọi thứ được đồng bộ mượt mà trên web, máy tính và ứng dụng di động, giúp bạn nắm bắt tình hình công việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến một phần mềm riêng lẻ nào khác.

Năng suất đến từ dữ liệu và sự kết nối

Microsoft 365 không chỉ là công cụ để “làm việc”, nó còn là một “trợ lý số” đắc lực, giúp bạn làm việc một cách khoa học hơn dựa trên dữ liệu.

• Power BI biến những con số khô khan thành các biểu đồ và dashboard trực quan, giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh, tiến độ dự án theo thời gian thực.
• Delve hoạt động như một trợ lý thông minh, tự động gợi ý những tài liệu, nội dung có liên quan đến công việc bạn đang thực hiện.
• Outlook kết hợp cùng Viva Insights phân tích cách bạn sử dụng thời gian làm việc và đưa ra những gợi ý hữu ích để bạn cân bằng, tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

Những con số biết nói

Hiệu quả của Microsoft 365 không chỉ là lý thuyết. Các số liệu thực tế đã chứng minh giá trị mà nền tảng này mang lại:

• Người dùng Microsoft 365 tiết kiệm trung bình 1,5 giờ mỗi tuần nhờ khả năng cộng tác hiệu quả và truy cập dữ liệu nhanh chóng.
• Gần 90% người dùng đánh giá cao trải nghiệm làm việc nhóm qua Teams hơn so với các công cụ truyền thống khác.
• Các doanh nghiệp sử dụng M365 báo cáo năng suất tăng trung bình 20–30% chỉ sau 6 tháng triển khai.

Một nền tảng – Nhiều công cụ – Một cách làm việc mới

Thay vì phải dùng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng mục đích, Microsoft 365 mang đến một hệ sinh thái làm việc tích hợp toàn diện.

Kết luận: Năng suất là sự kết hợp giữa công cụ đúng và cách làm việc đúng

Microsoft 365 không chỉ đơn thuần là một bộ ứng dụng văn phòng. Nó là chất xúc tác cho quá trình chuyển đổi số, thay đổi cách bạn và đội nhóm làm việc mỗi ngày. Đó là một văn hóa làm việc mới: cộng tác dễ dàng hơn, chia sẻ liền mạch hơn, làm việc từ mọi nơi, và quan trọng nhất – gia tăng hiệu suất mà không cần phải “tăng ca”.

Bạn lo lắng việc triển khai Microsoft 365 sẽ phức tạp, tốn kém hoặc không tận dụng hết các tính năng mạnh mẽ của nó?

Hãy để Opus Solution trở thành người đồng hành đáng tin cậy. Chúng tôi sẽ giúp bạn:

• Đánh giá chính xác nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất – đảm bảo không mua thừa, không dùng thiếu.
• Đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ và hỗ trợ kỹ thuật tận tình sau triển khai.

Cộng tác hiệu quả không cần những công cụ phức tạp. Bạn chỉ cần đúng nền tảng – và một đối tác đồng hành đáng tin cậy.

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí!

The post Tăng năng suất – Cộng tác dễ dàng với Microsoft 365 appeared first on Opus Solution.

From startups to global enterprises, Power BI is helping organizations visualize their performance, understand customer behavior, streamline operations, and unlock new opportunities—faster and smarter than ever.

What is Power BI?

Microsoft Power BI is a leading Business Intelligence (BI) and data visualization tool that transforms raw data into meaningful insights through interactive dashboards and customizable reports.

Built on the strong foundation of Microsoft’s cloud ecosystem, Power BI connects to hundreds of data sources—from Excel spreadsheets to on-premises databases to cloud platforms like Azure, Salesforce, Google Analytics, and more.

Its key components include:

• Power BI Desktop: A free application to design dashboards and reports.
• Power BI Service: A cloud-based platform for sharing, collaboration, and publishing.
• Power BI Mobile: View insights on smartphones and tablets on the go.
• Power BI Embedded: Integrate dashboards into your own apps or websites.

Why Power BI Is the Go-To BI Platform

Power BI offers a wide range of features that make it accessible, powerful, and scalable for businesses of all sizes:

1. Intuitive & Interactive Dashboards

With its drag-and-drop interface, users can quickly build dashboards without writing a single line of code. These dashboards update in real-time and can combine data from multiple sources.

2. AI & Machine Learning Integration

Power BI brings in Microsoft AI capabilities, allowing users to apply predictive models, detect anomalies, run sentiment analysis, and even get smart narratives that automatically explain trends.

3. Natural Language Processing (Q&A)

Users can ask questions in plain English like “What were the top 5 selling products last quarter?” and receive instant visual answers, lowering the entry barrier for non-technical users.

4. Robust Data Connectivity

Connect seamlessly to databases (SQL Server, Oracle, MySQL), cloud services (Azure, AWS), and productivity tools (Excel, Dynamics 365, SharePoint). You can even connect via APIs or flat files like CSV and JSON.

5. Enterprise-Level Governance and Security

Power BI offers features such as Row-Level Security (RLS), Azure Active Directory integration, and Microsoft Information Protection, ensuring your data is protected, compliant, and only accessible by the right users.

Power BI in Real-World Use

Across industries, Power BI is being used in innovative ways:

• Retail & E-commerce: Real-time dashboards track sales, inventory levels, and customer segments to adjust pricing and marketing strategies instantly.
• Healthcare: Patient outcomes, resource allocation, and treatment efficiency are analyzed using Power BI dashboards.
• Finance & Banking: BI tools detect fraud, monitor financial KPIs, and analyze investment portfolios.
• Manufacturing: Power BI connects IoT sensors and supply chain systems to monitor operations, predict maintenance needs, and reduce downtime.
• Human Resources: Analyze turnover trends, hiring efficiency, employee engagement, and workforce planning through data visualization.

Benefits for Organizations

• Data Democratization: Enable everyone—not just data teams—to make data-driven decisions.
• Improved Decision-Making: See what’s happening now, not weeks later.
• Cost-Efficient: Power BI offers tiered pricing plans, including a powerful free version for individual users.
• Collaboration-Ready: Integration with Microsoft Teams, Outlook, and SharePoint makes sharing and acting on insights seamless.
• Scalability: From a single analyst to an enterprise-wide rollout, Power BI scales effortlessly.

The Future of Power BI

Microsoft is continuously innovating within the Power BI ecosystem. The latest updates include:

Copilot in Power BI: AI-assisted data storytelling, DAX formula generation, and report building using natural language.

Integration with Microsoft Fabric: A unified platform for data engineering, data science, real-time analytics, and BI—all in one place.

Improved performance with Direct Lake and Delta Tables

Deeper Azure Synapse and Dataverse support

These updates aim to bring Business Intelligence + AI + Collaboration into one seamless experience.

Shot of a group of programmers working together on a computer code at night

Getting Started with Power BI

If your organization is new to Power BI, here are a few steps to get started:

1. Install Power BI Desktop (free from Microsoft).

2. Connect your data sources (Excel, SQL Server, Azure, etc.).

3. Build your first report using drag-and-drop visuals.

4. Publish to Power BI Service for sharing and collaboration.

5. Create dashboards and invite colleagues to view and interact.

Whether you’re analyzing customer data, tracking performance metrics, or forecasting future trends, Power BI gives you the tools to see deeper and act faster.

Final Thoughts

In a fast-changing world, where every decision counts, having access to clear, timely, and actionable insights is no longer optional—it’s essential.

Microsoft Power BI empowers everyone in your business to become a data hero. From analysts to executives, it enables informed decision-making, encourages collaboration, and drives innovation.

If you’re planning your next move in digital transformation—Power BI is not just a solution. It’s your competitive advantage.

Opus Solution is a business consultant in Vietnam, specializing in Microsoft-based technology solutions. We help businesses drive digital transformation through tools such as SharePoint, Power BI, Power Platform, and Azure. With an experienced team of experts, Opus delivers tailored, scalable solutions that enhance operational efficiency and unlock the full potential of enterprise data. We are committed to supporting our clients in streamlining processes and achieving sustainable growth.

The post Unlocking Business Intelligence: How Microsoft Power BI Is Transforming Data into Decisions appeared first on Opus Solution.

Để biến Microsoft 365 thành “bộ não số” của doanh nghiệp, việc triển khai cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện theo từng bước Một quy trình rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các lợi ích từ nền tảng này.

Bước 1: Đánh Giá Nhu Cầu và Mục Tiêu Của Doanh Nghiệp

Việc triển khai Microsoft 365 bắt đầu bằng việc hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Hãy trả lời các câu hỏi sau:

• Quy mô và cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp của bạn có bao nhiêu nhân viên? Các phòng ban (như kinh doanh, kế toán, marketing) có yêu cầu công cụ khác nhau không?
• Nhu cầu cụ thể: Bạn cần email doanh nghiệp chuyên nghiệp, công cụ cộng tác thời gian thực (như Teams), hay khả năng phân tích dữ liệu (như Power BI)?
• Mục tiêu chiến lược: Bạn muốn cải thiện năng suất, hỗ trợ làm việc từ xa, hay tăng cường bảo mật dữ liệu để đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 27001?
• Ví dụ thực tế: Một công ty thương mại điện tử với 50 nhân viên có thể cần Microsoft Teams để giao tiếp nội bộ, SharePoint để quản lý tài liệu hợp đồng, và Power BI để phân tích dữ liệu bán hàng.

Hãy lập danh sách các yêu cầu cụ thể và ưu tiên chúng để chọn gói Microsoft 365 phù hợp. Điều này giúp tránh lãng phí chi phí cho các tính năng không cần thiết.

Bước 2: Lựa Chọn Gói Microsoft 365 Phù Hợp

Microsoft 365 cung cấp nhiều gói dịch vụ, mỗi gói được thiết kế cho các nhu cầu khác nhau. Dưới đây là phân tích chi tiết về các gói phổ biến:

• Microsoft 365 Business Basic (~6 USD/người dùng/tháng): Bao gồm email doanh nghiệp (50GB hộp thư/người dùng), Microsoft Teams, OneDrive (1TB lưu trữ/người dùng) và các ứng dụng web của Office. Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ cần các công cụ cộng tác cơ bản.
• Microsoft 365 Business Standard (~12.5 USD/người dùng/tháng): Bao gồm tất cả tính năng của Business Basic, cộng với các ứng dụng Office phiên bản máy tính (Word, Excel, PowerPoint) và khả năng tổ chức hội thảo trực tuyến lên đến 300 người. Lý tưởng cho doanh nghiệp vừa cần công cụ toàn diện.
• Microsoft 365 Business Premium (~22 USD/người dùng/tháng): Tích hợp bảo mật nâng cao (Azure Information Protection), quản lý thiết bị (Microsoft Intune), và các công cụ chống mối đe dọa (Microsoft Defender). Phù hợp cho doanh nghiệp cần bảo mật tối ưu.
• Số liệu minh họa: Theo báo cáo của Microsoft, 80% doanh nghiệp sử dụng Microsoft 365 Business Premium báo cáo giảm 50% nguy cơ vi phạm dữ liệu nhờ các tính năng bảo mật tích hợp.

Hãy tham khảo chi tiết các gói trên trang web của Microsoft hoặc liên hệ o365.vn để được tư vấn và tích hợp Tasken nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý.

Bước 3: Đăng Ký và Kích Hoạt Gói Dịch Vụ

• Đăng ký tài khoản: Truy cập trang web chính thức của Microsoft để mua gói Microsoft 365. Cung cấp thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số thuế) và chọn gói dịch vụ phù hợp.
• Thanh toán: Chọn phương thức thanh toán (thẻ tín dụng, chuyển khoản) và chu kỳ thanh toán (hàng tháng hoặc hàng năm để tiết kiệm chi phí).
• Kích hoạt: Sau khi mua, bạn sẽ nhận email xác nhận với thông tin đăng nhập tài khoản quản trị. Lưu ý lưu trữ thông tin này an toàn, vì tài khoản quản trị có quyền kiểm soát toàn bộ hệ thống.

Bước 4: Cấu Hình Tài Khoản Quản Trị và Người Dùng

Truy cập Microsoft 365 Admin Center: Đăng nhập bằng tài khoản quản trị tại admin.microsoft.com.

Tạo tài khoản người dùng:

• Thêm từng nhân viên với định dạng email như ten.nhanvien@tencongty.com.
• Phân quyền: Quản trị viên (Admin) có toàn quyền quản lý; Người dùng (User) chỉ sử dụng các công cụ được cấp phép.
• Đặt mật khẩu tạm thời và yêu cầu nhân viên đổi mật khẩu ngay khi đăng nhập lần đầu để tăng cường bảo mật.

Quản lý nhóm: Tạo các nhóm người dùng (ví dụ: “Phòng Kinh Doanh”, “Phòng Kế Toán”) để dễ dàng gán quyền truy cập vào các ứng dụng hoặc tài liệu cụ thể.

Ví dụ thực tế: Một công ty logistics có thể tạo nhóm “Nhân viên kho” với quyền truy cập OneDrive để lưu trữ hóa đơn, trong khi nhóm “Quản lý” có quyền sử dụng Power BI để phân tích dữ liệu vận chuyển. Tasken có thể tự động hóa việc phân quyền này để tiết kiệm thời gian.

Bước 5: Thiết Lập Email Doanh Nghiệp và Công Cụ Cộng Tác

Email doanh nghiệp:

• Thêm tên miền của doanh nghiệp (ví dụ: @tencongty.com) vào Microsoft 365 Admin Center.
• Cập nhật bản ghi DNS (MX, TXT, CNAME) tại nhà cung cấp tên miền (như GoDaddy, Namecheap). Quá trình này thường mất 1-4 giờ để hoàn tất.
• Kiểm tra email bằng Outlook để đảm bảo hoạt động ổn định.

Microsoft Teams:

• Tạo các kênh (channels) theo phòng ban hoặc dự án, ví dụ: “Kênh Marketing” hoặc “Dự án Q4-2025”.
• Bật các tính năng như gọi video, chia sẻ màn hình, và tích hợp ứng dụng như Planner để quản lý công việc.
• Theo Microsoft, 70% doanh nghiệp sử dụng Teams báo cáo tăng 30% hiệu quả giao tiếp nội bộ.

SharePoint và OneDrive:

• Thiết lập SharePoint để tạo thư viện tài liệu chung, ví dụ: thư mục “Hợp đồng” hoặc “Tài liệu nội bộ”.
• OneDrive cung cấp 1TB lưu trữ cá nhân cho mỗi người dùng, phù hợp để lưu trữ tài liệu cá nhân hoặc làm việc từ xa.
• Mẹo: Sử dụng tính năng đồng bộ hóa (sync) để nhân viên truy cập tài liệu offline trên máy tính.

• Tích hợp Tasken: Tasken có thể tự động hóa việc quản lý tài liệu trên SharePoint, như phân loại hợp đồng hoặc gửi thông báo khi có cập nhật tài liệu mới.

Bước 6: Đào Tạo và Hỗ Trợ Nhân Viên

Triển khai Microsoft 365 chỉ thành công khi nhân viên biết cách sử dụng công cụ hiệu quả. Hãy thực hiện các bước sau:

Tổ chức đào tạo:

• Tạo các buổi đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến (qua Teams) kéo dài 1-2 giờ, tập trung vào các công cụ phổ biến như Outlook, Teams, Word, Excel.
• Ví dụ: Hướng dẫn nhân viên marketing cách sử dụng PowerPoint để tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp hoặc nhân viên kế toán cách sử dụng Excel để tạo báo cáo tài chính.

Cung cấp tài liệu:

• Tạo tài liệu hướng dẫn ngắn gọn hoặc sử dụng các video hướng dẫn từ o365.vn.
• Ví dụ: Video “Cách tổ chức cuộc họp trên Teams” hoặc “Hướng dẫn chia sẻ tài liệu trên SharePoint”.

Hỗ trợ liên tục:

• Chỉ định một nhóm IT nội bộ hoặc liên hệ o365.vn để hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề như đăng nhập, đồng bộ hóa, hoặc cấu hình.
• Thiết lập kênh Teams riêng để nhân viên đặt câu hỏi và nhận phản hồi nhanh chóng.

Tích hợp Tasken: Tasken có thể tự động gửi lời nhắc đào tạo hoặc theo dõi tiến độ học tập của nhân viên, giúp tối ưu hóa quy trình đào tạo.

Bước 7: Theo Dõi, Bảo Mật và Tối Ưu Hóa

Theo dõi hiệu suất:

• Sử dụng Microsoft 365 Admin Center để xem báo cáo sử dụng (ví dụ: số lượng email gửi/nhận, dung lượng lưu trữ trên OneDrive).
• Kiểm tra trạng thái dịch vụ (Service Health) để phát hiện sớm các sự cố kỹ thuật.

Tăng cường bảo mật:

• Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA) cho tất cả tài khoản để giảm nguy cơ bị tấn công.
• Nếu sử dụng Business Premium, tận dụng Microsoft Defender để bảo vệ trước phần mềm độc hại và Azure Information Protection để mã hóa tài liệu nhạy cảm.
• Ví dụ: Một công ty tài chính có thể sử dụng Defender để phát hiện email lừa đảo (phishing) với tỷ lệ chính xác lên đến 99%.

Tối ưu hóa liên tục:

• Thu thập phản hồi từ nhân viên thông qua khảo sát để cải thiện quy trình sử dụng.
• Cập nhật các tính năng mới của Microsoft 365 (như tích hợp AI Copilot) qua thông báo từ o365.vn.
• Tính năng Copilot trong Word và Excel giúp tự động tạo báo cáo hoặc đề xuất nội dung, tiết kiệm 20% thời gian làm việc.

Tích hợp Tasken: Tasken có thể tự động hóa các báo cáo hiệu suất hoặc gửi cảnh báo bảo mật, giúp quản trị viên tiết kiệm thời gian quản lý.

Lợi Ích Khi Triển Khai Microsoft 365 Thành Công

• Nâng cao năng suất: Các công cụ như Teams và SharePoint giúp giảm 30-40% thời gian xử lý công việc thủ công (theo báo cáo của Microsoft).
• Làm việc linh hoạt: Hỗ trợ làm việc từ xa với hiệu quả tương đương văn phòng, đặc biệt quan trọng trong bối cảnh 60% doanh nghiệp Việt Nam áp dụng mô hình hybrid (theo khảo sát của VietnamWorks).
• Bảo mật tối ưu: Giảm nguy cơ vi phạm dữ liệu với các công cụ bảo mật tích hợp, giúp doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.
• Tiết kiệm chi phí: Gói Microsoft 365 tích hợp nhiều công cụ trong một nền tảng, giảm chi phí mua phần mềm riêng lẻ.

Kết Luận

Triển khai Microsoft 365 là bước đi chiến lược để số hóa và nâng tầm doanh nghiệp. Với 7 bước chi tiết trên, bạn có thể thiết lập Microsoft 365 một cách mượt mà, từ email chuyên nghiệp, cộng tác thời gian thực, đến bảo mật dữ liệu tối ưu. Là đối tác của Microsoft 365, o365.vn cung cấp giải pháp Tasken, phần mềm hỗ trợ quản lý công việc và tự động hóa thông minh, giúp tối ưu hóa quy trình triển khai và nâng cao hiệu suất sử dụng Microsoft 365.

Liên hệ o365.vn ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu và trải nghiệm Tasken, đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới!

The post 7 Bước Đơn Giản Triển Khai Microsoft 365 Cho Doanh Nghiệp appeared first on Opus Solution.

Looking for a better way to display data in your PowerPoint presentation and take your slides to the next level? Now you can with these new Power BI integrations.

On March 6th, 2023, Microsoft released a new add-in for PowerPoint that will connect to your Power BI reports. You can now add single visuals to your report and use the Smart Insights tool to make your presentations more informative and increase productivity.

Inserting Visuals Into Your PowerPoint Slide

This new feature lets you put an individual visual or a full page from your Power BI report into a PowerPoint slide. There are plenty of add-ins to make your presentations more interactive. In this case, combining one of the most powerful data visualization tools with PowerPoint will make your presentations more informative and engaging.

Here are its main benefits:

• Power BI data is live and will always be up-to-date.
• You can drill down and filter the data from PowerPoint, making answering questions during presentations easier.
• There’s no need to recreate charts or use screenshots; import them directly into the slides from your already made report.
• Import individual visuals or full report pages

How to add a Power BI report or visual:

1. In PowerPoint, under the Insert tab, click on Get Add-ins. In the pop-up’s search bar, type “Power BI” to find the add-in. Add the one titled “Microsoft Power BI.”
2. To access this add-in, use the My Add-ins button on the Insert tab.
3. When you select the button, it will ask for a link to the report or diagram you want to add to the slide. To get this go to Power BI development Vietnam, select the three dots on the specific visual or page, and choose Share in PowerPoint. Then, copy the report URL and paste it on the presentation slide. You can also share the live report or visual from the Power BI service to PowerPoint with the Share button.

Increase Productivity With the Smart Insights Feature.

This tool analyzes the charts and gives you insights into the data. Not sure what to call out? The Smart Insights feature will do it for you. To add, click the three bar icon on the visual and choose Data Insights. Here are some of the key benefits:

• Generate text to summarize data quickly.
• Easily create compelling stories.
• It helps explain data and highlight key insights.
• It can be used on individual visuals and full report pages.
• Save time on your presentations.

Integrated Features Coming Soon to Power BI

In addition to the features above, Microsoft is currently working on these features for PowerPoint & Power Bi:

• Present files in PowerPoint live in teams from the PowerPoint app.
• Integrate Power BI into Microsoft Teams meetings.
• Optimize pre-sets in Power BI Desktop.

Improve Your PowerPoint Presentations With Power BI

From having the flexibility to filter data while presenting to quickly generating insights and explaining data, your slides will be more interactive and informative with Power BI. When your data is well tabulated, you can focus on making your presentation more impactful with it.

Besides Power BI, Microsoft also have other solutions such as Microsoft 365, Azure solutions, Sharepoint Intranet that can help you improve your enterprise performance.

MakeUseOf

The post The New Power BI Features for PowerPoint You Don’t Want to Miss appeared first on Opus Solution.

Kanban boards are a great way to visualize and track the progress of any project. In Microsoft SharePoint, there’s never been a great way to create a kanban board that had the features most people wanted.

But with the new Board view now available, combined with the Lists app, it is possible to create a kanban-style board within SharePoint quickly and easily. Below, we’ll go through the steps needed to set up a simple kanban board in SharePoint along with an alternative method with more flexibility.

How to create a kanban board in SharePoint

To begin, you’ll need the Lists app added to the site you are working on in SharePoint Intranet.

This should already be available, but if it is not, click the gear icon in the top right of the screen. From there, select Add An App (Figure A).

Figure A

Choose Add An App

Then add the Lists app to your site from the SharePoint app list. Your lists are what will contain all the tasks for your project that will be shown on your kanban board. The lists work the same as other spreadsheet-like tools.

If you don’t have a list yet, click the + sign in the left menu (Figure B).

Figure B

Click the + sign

Then select Lists from the options (Figure C).

Figure C

Choose Lists

Here, you can import a list from Excel or start a new one. Select a blank list to begin a new list (Figure D). Then name your list and click Create to finish.

Figure D

Choose a list type

Now the blank list will open. You can start to populate this list with your tasks by adding items and columns specific to your project.

When you’ve completed your list or have imported a previously existing list, you can start to assemble your kanban board.

To do this, select All Items from the top right menu (Figure E). Scroll down and select Create A New View from the drop down menu.

Figure E

Select All Items then Board View

From here, you will name the view, then choose Board View.

The Organize Board By Field will show a bucket in your kanban board. Select your choice, then choose Create.

If your list was missing a choice column with a single selection, you can add those here in the Board View (Figure F).

Figure F

Add buckets

You can then drag items from bucket to bucket as needed. The items will auto-update if you have their status set as a column within the list.

Alternative method for creating a kanban board in SharePoint

There is another method for creating a kanban board in SharePoint. This may be a better choice for those who want a more fully featured kanban board. This will also be more familiar to those who have worked with stand-alone kanban board tools.

To begin, add an app. From your SharePoint site, click the gear icon in the top-right and choose Add An App. Search the SharePoint apps for Kanban Board by Virto (Figure G). Add this free app to SharePoint.

Figure G

Add the Virto Kanban Board app

Return to your SharePoint site and select New, then App (Figure H). Now add the Kanban app you just installed.

Figure H

Add the new app to your site

Return to the Site contents and click on the Kanban app to launch the application inside of SharePoint. Now you have access to a fully featured Kanban board. To start, click on Create New Board from the top-left (Figure I).

Figure I

Create a new board

Here, you have options to use an existing list or create a quick board. In this case, we will select Quick Board. Name your board then choose Create. Your board will be created (Figure J).

Figure J

New board layout

To add new items, click the + icon in the top right of each bucket (Figure K). Name the item then click Add.

Figure K

Add tasks

To configure your tasks or cards, click on the bottom left icon within the card (Figure L). From here, select the Details tab, and you will have full access to modify each task as needed.

Figure L

Configure tasks

The top right of this Details tab has time-saving tools for creating multiple tasks (Figure M). These include Copy To Clipboard and Clone Task. These allow you to quickly add the tasks needed.

Figure M

Copy tools

If the default Quick Board is not to your liking, you can customize the board properties. Click the Edit board icon in the header area.

This will open the Board Details section (Figure N). From here you can modify all the areas of your boards, lists, cards and other items with your project.

Figure N

Board Details view

From here, you can also change the total number of items allowed per bucket.

To modify the buckets themselves, go to the Board Setup tab. Then in the tabs below, you will notice three dots in the corner of each. From here you can select to change the buckets to fit your specific project.

Overall, these two methods allow you to set up a kanban board in SharePoint that fits the needs of your team and projects. For those who want to stay within the core functions of SharePoint without using external apps, you can do that using the Lists function. But for others who want added flexibility and options, you can use a third-party app.

Besides Teams and Sharepoint, Microsoft also have other solutions such as Microsoft 365, Azure solutions, Power BI development Vietnam that can help you improve your enterprise performance.

TechRepublic

The post How to create a kanban board in SharePoint appeared first on Opus Solution.

In this article, we will unveil such features of SharePoint that’ll surely amaze your colleagues.

1. Processing Invoices

If your organization works with third-party clients, invoice generation and processing are the crucial parts of your work process. Most organizations depend on external tools for invoice management. However, SharePoint users can perform most of the steps from its native platform.

You can use Microsoft Forms to collect invoice data and import them to SharePoint. Creating an invoice and performing its revenue analysis is also possible simultaneously on SharePoint Intranet.

These processes require the involvement of fewer people. Hence, there is less chance of any mistake during data entry. Also, the inclusion of automated steps makes invoicing faster. You can also easily find out about the process’s progress.

2. Use During Onboarding

Recruiting and onboarding new people into a company is a cumbersome task. Everything should be in place to ensure a positive experience for the new team member.

By integrating Microsoft Forms and Power Automate with SharePoint, you can accumulate all the information in one place and create a workflow for all departments. After setting up the integration and workflow, the HR manager only needs to monitor every step.

Using SharePoint in the onboarding process offers a win-win situation for both the new employees and HR executives. While the fresh recruit can start straight away with everything available, the recruiters will need to put less effort into the onboarding.

 

3. Manage Inventories

Inventory management is a hectic process as it involves an array of tasks and subtasks such as procurement schedule, cost tracking, and maintenance. Also, the task dependencies can make the process lengthy and complex.

If you use SharePoint, you can integrate it with Power Automate, Microsoft Lists, and Microsoft Teams for seamlessly administering your inventory. It’ll let you manage all the processes including listing products, scheduling operations, visualizing data from a single platform.

Besides reducing the time needed for equipment management, these integrations considerably eliminate the chance of errors and duplicate data entry.

4. Share Documents With Anyone

If you work with a client or vendor, file sharing with people outside your team is an indispensable part of your work process. Using SharePoint, you can easily share files or documents with others. The permission features ensure that you have the necessary security measures in place.

Depending on the type of security you want, you can allow people to view or edit the document. You can also control who can access the file with the right kind of permission.

SharePoint lets you create file and folder templates with different permissions. It spares you from manually setting up permissions for each new file or folder you make.

5. Create Wiki Site

With the ever-growing volume of information, organizations need to have their Wiki site. Such sites can store and manage all sorts of information, like knowledge articles, general service info, item info, and business discussions.

You may not know that in SharePoint, you can get an element named Wiki Site. It can handle all the requirements of an organization regarding Wiki that a generic Wikipedia can’t manage.

Using the SharePoint Wiki site is also easy. Add the content and share it after getting approval from the administration. You can also use SharePoint List to sort and convert data in an Excel file and use it in other formats in the Wiki.

 

6. Integrate With Microsoft Teams

While Microsoft Teams is the ultimate tool for collaboration, integrating it with SharePoint will take your team efficiency to the next level. This integration will be particularly helpful for organizations where employees need to handle multiple projects simultaneously.

SharePoint and Teams together will offer robust functionalities by centralizing the information. Collaboration and communication among colleagues will also take place, adhering to the compliances.

7. Use as an Advanced Content Editor

Since SharePoint is a document management platform, it comes with advanced content editing features. But, do you know there is no need to use web designing tools like SharePoint Designer or DreamWeaver to edit a document?

With the help of a content editor web part, you can make necessary changes to a page. Some of the highlighted features are adding formatted text, images, tables, and hyperlinks to a page. What’s more, you can do all of this without even opening the document in the advanced editor.

8. Synchronize Schedule of the Team Members

Many SharePoint users don’t know that the platform offers a shared calendar. All SharePoint team members can add, edit, and view their upcoming schedules and events. In fact, you can also define different groups within this calendar and later add events accordingly.

Apart from the regular calendar features, this calendar supports assigning separate colors for each type of event like meetings, webinars, holidays. Thus, you can easily find an event in a calendar.

 

9. Automate Tasks

Work automation helps people focus on crucial tasks. As this process automates regular, mundane tasks, the productivity of a team increases manifold. Using SharePoint Workflows, you can automate your work processes to a large extent.

In SharePoint, you get five pre-programmed workflows: feedback collection, approval, publishing approval, signature collection, and three-state workflows. Each of the workflows reduces the time and labor you need to put into a project.

Moreover, the platform also offers you the option to develop tailored workflows as per your business requirements.

10. Keep Older Version of a Document

Versioning is a vital part of document management, especially if the document is part of a collaborative project that involves multiple editors. Usually, permitted editors can make changes to a document anytime they want.

SharePoint displays the latest version of a document with all the recent edits to anyone who can access it. However, that’s not all. It also saves all the versions since the creation of that file in the Version History. Anyone can access the version history to see who made which changes to the document.

Surprise Everyone With Unknown SharePoint Features

SharePoint is not only for online document management. You can use it for various other purposes. Here, you’ve come to know about some uncommon functionalities of this platform.

While many of these might surprise you, all these SharePoint features will allow you to perform tasks without switching the tool.

Besides Sharepoint, Microsoft also have other solutions such as Microsoft 365, Azure solutions, Power BI development that can help you improve your enterprise performance.

Makeuseof

The post 10 Things You Didn’t Know You Could Do With Microsoft SharePoint appeared first on Opus Solution.

SharePoint is a popular collaboration platform of Microsoft, primarily used for storing and sharing documents. Currently, two frameworks of this platform exist, namely, classic SharePoint and modern SharePoint.

While classic is the legacy framework that ruled for more than two decades, SharePoint Intranet released the modern version with added features and improved usability. Continue reading to know the significant aspects in which these two versions differ.

1. Home Page of SharePoint

The home page of SharePoint received a new look in the modern version, and you can enjoy a better experience because of the sophisticated user interface (UI).

The classic SharePoint home page has sections for announcements, calendars, and links. On the other hand, the latest SharePoint home page has news, quick links, recent site activity, and a Document library.

2. Team Sites

A SharePoint team site is an ideal place for team collaboration. It gets a renovation in the modern version with several beneficial features.

Now, you can use the quick launch menu to make announcements, add tasks, calendar entries, etc. It also offers faster site provisioning and color customization.

3. Integration With Microsoft 365 Tools

What makes the classic and modern team SharePoint differ is the integration support with Microsoft 365 apps. It’s the game-changer that helped the latest SharePoint to become a catch-all platform.

The users can create lists for calendars, announcements, tasks, and more, while SharePoint takes care of the content management process. Now you can access the following Microsoft Office365 Vietnam apps within the modern team site, thanks to the integration service:

• Planner: The classic version had no Planner equivalent. In the modern version, users can access this tool that works as a digital kanban board where teams align their efforts during projects.
• Stream: It’s the video hosting service that you can use to share videos with your team. The classic version didn’t allow you to share any videos easily. But, the integration of Stream with modern SharePoint makes the process seamless.
• Microsoft Exchange Calendar: Modern SharePoint supports integration with Outlook that lets each group use a shared inbox and calendar of Microsoft Exchange.
• Yammer: It’s an enterprise social network that facilitates quick and easy interaction among team members. Although Yammer was available in the classic version, it didn’t support SharePoint sites integration. Modern SharePoint offers improved Yammer integration that lets you use it while working in Microsoft Groups.
• OneNote: OneNote is a note-taking app that’s perfect for collaborative teamwork. Modern SharePoint users can use OneNote without any trouble. The users of the newest SharePoint can create instant notes or to-do lists on OneNote to get a clear view of their projects.

4. SharePoint Document Library

Lists and libraries are an integral part of SharePoint, and its modern version offers an improved interface for better usability. The new list and library interface of modern SharePoint provides a revamped look and better performance.

Now, you can download multiple files at once as a ZIP file from the SharePoint library. In the modern version, you’ll also get features like customized list and column view, sorting and grouping columns, quick change of file info, pinning documents at the top, etc.

5. Power Automate

Instead of SharePoint workflows of the classic version, you can use the Power Automate feature integrated with modern SharePoint. It doesn’t need you to utilize extensive developer resources for process automation.

Besides workflow automation, you can also use it for connecting to data sources, making robust workflows, and sharing them among your colleagues.

Power Automate also integrates into the SharePoint lists and library that you can easily access from the toolbar. While you won’t find all the SharePoint workflow actions in Power Automate, it’s helpful to perform the vital activities.

6. SharePoint News

If you use classic SharePoint, creating a newsfeed means developing your own solution. It needed you to add master pages, web parts, CSS, and customize the page layouts. On the other hand, the modern SharePoint offers a revamped news section replacing the classic newsfeed.

Here, you can share any news with your team with less time and effort. From an announcement to a status update, you can create and share any post. It has an intuitive UI and cleaner look that offers a more dynamic experience to its users.

Besides adding compelling graphics to the news, you can ensure the news reaches the most relevant audience with the Audience Targeting tool.

7. In-Line Editing

In the classic SharePoint, even a task like renaming an item will redirect you to another page. Modern SharePoint helps you get rid of this hassle with an in-line editing feature.

It lets you make edits and view updates, all in real-time and without redirecting you to another page. The self-explanatory interface of modern SharePoint helps you manage the page using less time and effort.

8. Communication (Publishing) Sites

While the classic SharePoint has both communication and publishing sites, the modern version doesn’t have the latter one.

Creating the Intranet portal using the communication site requires less time and resources as it has easy-to-use publishing tools. You can either use the blank template in the modern SharePoint or choose from any sample templates—Topic and Showcase.

The communication sites of the modern SharePoint are easy to edit and update, even without any coding experience. The search function of the latest version is also better than the classic edition of SharePoint. It shows suggestions based on your history as you type and offers personalized search results.

9. Smartphone Compatibility

Nowadays, many SharePoint users need to access site data and documents from their mobile phones. Since the pages and interfaces of classic SharePoint were not mobile-friendly, it offers a poor user experience. For example, you need to manually scroll sidewise or zoom in/out, as the site won’t adjust automatically based on your screen size.

You don’t have to face this problem in modern SharePoint as it’s completely responsive. Now, it takes less time to load and doesn’t create a situation when you accidentally select the wrong option. It even contributes to added productivity and efficiency of the team.

Ultimately, you can access modern SharePoint from any device and get a compatible interface that ensures a smooth experience.

SharePoint Has Come a Long Way

SharePoint aims to make content and document management seamless. The differences between classic and modern SharePoint show that new features of modern SharePoint turned it into a collaboration powerhouse.

Therefore, moving to the modern version will definitely fuel the productivity of your team.

MUO

The post Classic vs. Modern SharePoint: 9 Key Differences appeared first on Opus Solution.