Giải pháp quản lý hợp đồng điện tử – Tasken

Quản lý mẫu hợp đồng – Phê duyệt online – Tích hợp chữ ký số

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ đã hình thành khung pháp lý giúp quy định của pháp luật về chữ ký điện tử rõ ràng hơn trong nền kinh tế năng động. Với điều kiện phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, hợp đồng điện tử đang ngày càng được biết đến nhiều hơn và trở thành phương thức được các doanh nghiệp quan tâm, lựa chọn. Bên cạnh đó, trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp càng thể hiện thế mạnh và sự cần thiết cho việc thay thế cho các loại hợp đồng giấy truyền thống vốn đòi hỏi việc gặp mặt trực tiếp để kí kết giữa đối tác trở nên khó khăn và không an toàn

Hợp đồng điện tử – tính pháp lý giữa các bên giao dịch

Theo quy định tại Điều 33, 34 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Một số đặc điểm của hợp đồng điện tử khiến chúng khác biệt so với hợp đồng thông thường là:

• Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử.
• Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trong giao kết hợp đồng: Trong đó, ngoài bên mua và bên bán còn có các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử.
• Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế: Theo quy định tại Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2005 thì các giao dịch điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định.

CHỨC NĂNG

Tích hợp chữ ký số

Hệ thống cho phép tích hợp các loại chữ ký số phổ biến hiện nay dành cho hợp đồng điện tử. Tích hợp tự động với các nhà cung cấp chữ ký số đối với hợp đồng trong lãnh thổ Việt Nam (Viettel, VNPT, FPT, EasyCA,…) hoặc các nhà cung cấp chữ ký số dành cho hợp đồng nước ngoài (Adobe Sign, DocuSign,…)

Qui trình khép kín và tuân thủ nghiêm ngặc qui tắc về an toàn thông tin, bảo mật từ các khâu

– Quản lý mẫu hợp đồng (hợp đồng khung, hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng biên soạn bên ngoài, phụ lục phát sinh đính kèm…)

– Biên soạn và phê duyệt hợp đồng giữa các phòng ban (Bán hàng, Pháp chế, Ban giám đốc,…)

– Ký kết điện tử qua email, thiết bị di động, laptop,… với xác thực nhiều lớp bảo mật

Phát sinh hợp đồng theo mẫu

Hệ thống hỗ trợ tạo hợp đồng theo các mẫu hợp đồng sẵn có theo qui định công ty. Phần mềm giảm thiểu lỗi bằng cách tự động hóa các quy trình này và cho phép các phòng ban phối hợp với nhau theo qui trình review/feedback/approve khép kín.

Ký tên, đóng dấu, lưu trữ và tìm kiếm

Bằng cách tự động hóa quy trình phê duyệt của mình, bạn có thể bỏ qua nút thắt quản lý và thu thập chữ ký điện tử chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể theo dõi tiến trình hợp đồng của mình trên bất kỳ thiết bị nào. Chuyển giao giữa các phòng ban, thực hiện lưu trữ, tìm kiếm an toàn, dễ dàng, nhanh chóng bằng từ khóa ngay trong nội dung hợp đồng.

Nhắc nhở khi đến hạn

Có thể bạn sẽ dễ dàng bỏ lỡ các thời hạn quan trọng nếu công ty của bạn xử lý nhiều thỏa thuận trong một ngày. Việc bỏ lỡ thời hạn có thể gây tốn kém và không hiệu quả bằng cách làm chậm vòng đời của hợp đồng. Phần mềm Tasken cung cấp cho bạn tùy chọn nhận thông báo khi các ngày quan trọng đang đến gần, vì vậy bạn sẽ không bỏ lỡ cơ hội gia hạn hoặc chấm dứt các thỏa thuận.

Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị

Cải thiện quy trình bằng cách tự động hóa và số hóa quy trình phê duyệt là một trong những chìa khóa để chuyển đổi hợp đồng kỹ thuật số. Tự động gửi thông báo qua email đến những người phê duyệt, thông báo cho họ rằng họ cần phải xử lí. Sử dụng chữ ký điện tử để nhận các tài liệu được ký điện tử từ bất kỳ thiết bị nào trên thế giới trong vòng vài phút mà vẫn đảm bảo tính bảo mật, pháp lý và đúng đắn.

Contact Us For Demo
Phone: (+84) 98 808 7074
Email: contact@o365.vn