Từ ngày 01/6/2025, quy định về việc hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót sẽ chính thức được bãi bỏ, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình cải cách thủ tục hành chính và đơn giản hóa quy trình xử lý hóa đơn điện tử của Việt Nam. Sự thay đổi này nằm trong khuôn khổ nỗ lực của Chính phủ nhằm thúc đẩy chuyển đổi số và tối ưu hóa môi trường kinh doanh.
Nội dung chi tiết về quy định mới
a) Đối với sai sót về thông tin người mua
- Doanh nghiệp vẫn thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu quy định
- Không cần lập văn bản thỏa thuận với người mua như quy định hiện hành
b) Đối với sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc hàng hóa
- Doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn giữa lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
- Bỏ yêu cầu về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế
- Quy trình gửi và xử lý hóa đơn điều chỉnh/thay thế vẫn giữ nguyên
Hướng dẫn thực hiện từ 01/6/2025
1. Quy trình điều chỉnh hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ người mua
- Bước 1: Phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế)
- Bước 2: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai
- Bước 3: Gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu quy định
- Bước 4: Lưu trữ hồ sơ thông báo
2. Quy trình điều chỉnh hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Bước 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh với dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
- Bước 2: Ký số trên hóa đơn điều chỉnh
- Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
- Bước 1: Lập hóa đơn điện tử mới với dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
- Bước 2: Ký số trên hóa đơn thay thế
- Bước 3: Gửi hóa đơn thay thế cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Những lưu ý quan trọng
Trách nhiệm của người bán:
- Vẫn phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trên hóa đơn ban đầu
- Phải thực hiện điều chỉnh ngay khi phát hiện sai sót
Thời hạn điều chỉnh:
- Điều chỉnh phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra
- Đối với sai sót ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, thời hạn điều chỉnh tuân theo quy định của Luật Quản lý thuế
Xử lý hóa đơn điều chỉnh:
- Người mua có quyền và trách nhiệm tiếp nhận hóa đơn điều chỉnh
- Hóa đơn điều chỉnh có giá trị pháp lý như hóa đơn gốc
Báo cáo thuế:
- Hóa đơn điều chỉnh sẽ ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế phát sinh điều chỉnh
- Trường hợp điều chỉnh giảm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh trong kỳ kê khai gần nhất
Kết luận
Quy định mới về việc bỏ hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót từ ngày 01/6/2025 là một bước tiến đáng kể trong việc cải cách thủ tục hành chính về thuế tại Việt Nam. Thay đổi này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực mà còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính – kế toán.
Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định mới, đào tạo nhân viên về quy trình điều chỉnh hóa đơn và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để áp dụng hiệu quả quy định này khi có hiệu lực.
