Hợp đồng điện tử là gì? Tính pháp lý và 4 ưu điểm vượt trội

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, các doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam cũng không đứng ngoài cuộc. Một trong những biểu hiện rõ rệt nhất của xu hướng này là việc áp dụng hợp đồng điện tử thay thế hợp đồng truyền thống. Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tăng hiệu quả quản lý và giao dịch. Vậy hợp đồng điện tử là gì, tính pháp lý của hợp đồng điện tử ra sao, và hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau

Hợp đồng điện tử là gì và vai trò trong doanh nghiệp?

Hợp đồng điện tử là văn bản được tạo lập, ký kết và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng dữ liệu số thông qua Internet. Thay vì in ấn và ký tay trên giấy, các bên sẽ tiến hành ký kết bằng chữ ký điện tử. Việc ký hợp đồng bằng chữ ký số trong môi trường điện tử không chỉ đảm bảo tính pháp lý, mà còn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý tài liệu, tăng tính linh hoạt và giảm thiểu rủi ro thủ công. Điểm đặc biệt của hợp đồng điện tử là tính linh hoạt và khả năng thực hiện từ xa, đặc biệt phù hợp trong môi trường kinh doanh hiện đại, giao dịch xuyên biên giới và khi các bên không thể gặp trực tiếp.

Khác với hợp đồng truyền thống, chữ ký số trong hợp đồng giúp định danh rõ ràng người ký, ngăn ngừa giả mạo và được công nhận bởi pháp luật Việt Nam. Hợp đồng được lưu trữ tập trung, có thể truy vết và sử dụng làm chứng cứ khi cần. Đây là một hình thức ký kết hiện đại, ngày càng phổ biến trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở Việt Nam và toàn cầu

Vì sao doanh nghiệp nên chuyển đổi sang hợp đồng điện tử ngay hôm nay?

Trong bối cảnh làm việc từ xa trở thành xu hướng, việc ký kết và quản lý hợp đồng qua giấy trở nên bất tiện và tốn kém. Hợp đồng điện tử, đặc biệt khi được ký bằng chữ ký số, là lời giải hoàn hảo giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn bởi khoảng cách địa lý.

Từ khâu soạn thảo, phê duyệt đến ký kết, mọi quy trình có thể diễn ra chỉ với vài cú nhấp chuột. Không cần in ấn, chuyển phát, cũng không còn rủi ro thất lạc hồ sơ toàn bộ quy trình trở thành một bộ máy số hóa điều phối hoạt động doanh nghiệp 24/7.

Tính pháp lý của hợp đồng điện tử

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất hiện nay là: “Hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không?” Câu trả lời là có, nếu đáp ứng đủ điều kiện pháp lý theo quy định pháp luật Việt Nam

Cơ sở pháp lý

• Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ ngày 1/7/2024) qui định về hợp đồng điện tử pháp lý và các qui tắc sử dụng
• Bộ luật Dân sự 2015 quy định các điều kiện để giao kết hợp đồng hợp pháp.
• Nghị định 165/2018/NĐ-CP và 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng chữ ký số và lưu trữ chứng từ điện tử.

Điều kiện để hợp đồng điện tử có hiệu lực pháp lý

• Các bên tham gia có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
• Nội dung hợp đồng không vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội
• Chữ ký điện tử được xác thực, có thể truy xuất, kiểm tra tính xác thực
• Thông điệp dữ liệu đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa sau khi ký

Như vậy, tính pháp lý của hợp đồng điện tử là hoàn toàn được công nhận, tương đương với hợp đồng giấy nếu tuân thủ các quy định nêu trên.

Hợp đồng ký điện tử có hợp lệ không?

Câu trả lời là CÓ nếu hợp đồng:

• Được tạo lập và ký kết qua nền tảng có tích hợp chữ ký số hoặc xác thực hợp lệ.
• Có đầy đủ thông tin về thời gian, người ký, nội dung, và được lưu trữ đúng quy định.
• Bên ký có quyền đại diện pháp luật hoặc ủy quyền hợp pháp.

Tuy nhiên, nếu vi phạm các điều kiện trên (ví dụ như ký bởi người không đủ thẩm quyền, dữ liệu bị chỉnh sửa hoặc không có bằng chứng xác thực), thì hợp đồng có thể không được công nhận về mặt pháp lý.

Lợi ích vượt trội khi sử dụng hợp đồng điện tử

1. Tự động hóa luồng phê duyệt

Một trong những tính năng mạnh mẽ của các nền tảng giải pháp eContract hợp đồng điện tử chính là khả năng thiết lập luồng phê duyệt tự động. Hệ thống sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình từ người khởi tạo, người phê duyệt đến người ký hợp đồng bằng chữ ký số, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu sai sót.

2. Quản lý, truy vết, lưu trữ tập trung

Hệ thống hợp đồng điện tử hiện đại giúp doanh nghiệp lưu trữ hàng ngàn hợp đồng mà không cần không gian vật lý. Tất cả được sắp xếp logic, dễ tìm kiếm, có thể trích xuất bất cứ lúc nào. Nhờ tích hợp chữ ký số trong hợp đồng, tất cả tài liệu đều có giá trị pháp lý và sẽ luôn minh bạch và truy vết được: ai đã ký, ký khi nào, đã sửa đổi ra sao… Những dữ liệu này hỗ trợ rất tốt cho khâu kiểm toán và kiểm soát nội bộ.

3. Ký số và ký điện tử mọi lúc mọi nơi

Với giải pháp chữ ký số và chữ ký điện tử, việc ký hợp đồng không còn bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Nhân viên ở Hà Nội có thể ký cùng lúc với đối tác ở TP. Hồ Chí Minh, hay thậm chí là đối tác quốc tế. Hệ thống còn hỗ trợ ký điện tử hàng loạt hợp đồng chỉ với vài cú nhấp chuột, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn mỗi ngày.

4. Tích hợp linh hoạt – Phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp

Không phân biệt quy mô, lĩnh vực hay ngành nghề, Tasken Legal có thể tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù từng doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp sản xuất cần quy trình phê duyệt nhiều lớp.
• Doanh nghiệp dịch vụ cần ký nhanh với khách hàng đầu chuỗi.
• Doanh nghiệp quốc tế cần đối chiếu hợp đồng song ngữ, lưu trữ lâu dài.

Giải pháp hợp đồng điện tử nào tốt nhất hiện nay?

Hiện nay, có khá nhiều giải pháp hợp đồng điện tử trên thị trường và Tasken Legal là một trong những nền tảng hợp đồng điện tử tiên phong tại Việt Nam. Tasken Legal không những xử lý được những tình huống này, mà còn dễ dàng tích hợp với các phần mềm sẵn có như CRM, HRM… giúp tăng hiệu quả toàn hệ thống. Hơn nữa, Tasken Legal đảm bảo rằng chữ ký số trong hợp đồng luôn hợp pháp và tuân thủ pháp lý. Với Tasken Legal, chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp đều có quy mô và nhu cầu khác nhau. Vì vậy, bảng giá hợp đồng điện tử của Tasken được thiết kế linh hoạt theo từng cấp độ, giúp tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng thiết yếu.

Bắt đầu số hóa hợp đồng ngay hôm nay – Đừng để doanh nghiệp bạn tụt lại phía sau

Tasken Legal không chỉ là một công cụ giúp ký hợp đồng nhanh hơn mà là một phần không thể thiếu trong chiến lược chuyển đổi số toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, cắt giảm chi phí và xây dựng hệ thống pháp lý vững chắc hơn.

Chuyển đổi số không còn là xu hướng, mà là yêu cầu bắt buộc. Hãy để OPUS SOLUTION đồng hành cùng bạn trong hành trình này.