Lợi ích của SharePoint: Tăng hiệu quả làm việc nhóm

Lợi ích của SharePoint trong doanh nghiệp: Bí quyết tăng hiệu quả làm việc nhóm

Bạn có bao giờ gặp tình huống này chưa: nhóm của bạn vừa họp xong, ai cũng có bản tài liệu khác nhau, gửi qua email loạn cả lên – chẳng ai biết đâu là phiên bản cuối cùng?
Đây chính là vấn đề phổ biến ở nhiều doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý thông tin bài bản. Và đó cũng là lý do ngày càng nhiều tổ chức lựa chọn SharePoint – công cụ mạnh mẽ trong hệ sinh thái Microsoft 365, giúp tổ chức công việc khoa học, chia sẻ dữ liệu an toàn và làm việc nhóm hiệu quả hơn.

Vậy lợi ích của SharePoint trong doanh nghiệp là gì, và vì sao công cụ này lại được xem là “trợ thủ đắc lực” trong quá trình chuyển đổi số? Cùng khám phá chi tiết trong bài viết này nhé.

SharePoint là gì và vì sao doanh nghiệp nên quan tâm?

Microsoft SharePoint là một nền tảng đám mây cho phép doanh nghiệp lưu trữ, chia sẻ, tìm kiếm và quản lý tài liệu nội bộ một cách tập trung.
Nói đơn giản, SharePoint giống như một “ngôi nhà chung” cho toàn bộ dữ liệu và quy trình làm việc của công ty – nơi mọi nhân viên có thể dễ dàng truy cập, cập nhật thông tin và cộng tác trong thời gian thực.

Khác với OneDrive, vốn phù hợp cho việc lưu trữ cá nhân, SharePoint được thiết kế đặc biệt để làm việc nhóm, quản lý dự án và vận hành quy trình doanh nghiệp.
Nhờ khả năng tích hợp chặt chẽ với Microsoft Teams, Outlook, OneDrive và Power Automate, SharePoint trở thành một phần quan trọng của hệ sinh thái Microsoft 365, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Lợi ích cốt lõi khi doanh nghiệp sử dụng SharePoint

1. Lưu trữ và chia sẻ tài liệu nội bộ tập trung

Một trong những lợi ích của SharePoint phổ biến nhất là xây dựng kho lưu trữ và chia sẻ tài liệu nội bộ cho doanh nghiệp.
Thay vì mỗi nhân viên giữ file riêng, hoặc gửi qua email dễ bị thất lạc, SharePoint cung cấp một không gian chung – nơi tất cả tài liệu được lưu trữ có hệ thống, dễ tìm kiếm và luôn được cập nhật mới nhất.

Khi một tài liệu được chỉnh sửa, mọi người đều thấy phiên bản mới ngay lập tức, tránh việc chồng chéo hoặc nhầm lẫn giữa các file.
Thậm chí, bạn có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa, phục hồi phiên bản cũ, hoặc gắn nhãn tài liệu chính thức chỉ với vài thao tác.

2. Làm việc nhóm hiệu quả với SharePoint

Làm việc nhóm với SharePoint là điểm mạnh khiến công cụ này được yêu thích trong môi trường doanh nghiệp.
Nhân viên có thể cùng chỉnh sửa một file Word, Excel hay PowerPoint trong thời gian thực; bình luận, gán nhiệm vụ, và thảo luận ngay trong cùng một giao diện.
Không cần gửi file qua lại hay lo mất dữ liệu – SharePoint tự động đồng bộ mọi thay đổi.

Đặc biệt, khi kết hợp với Microsoft Teams, các nhóm có thể chia sẻ tài liệu nội bộ, tổ chức cuộc họp, ghi chú và theo dõi tiến độ công việc ngay trên cùng nền tảng.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và tăng khả năng kết nối giữa các phòng ban hoặc chi nhánh.

3. Bảo mật và kiểm soát quyền truy cập linh hoạt

Trong thời đại dữ liệu là tài sản quý, SharePoint mang đến khả năng phân quyền chi tiết – từ cấp cá nhân, nhóm cho đến phòng ban.
Bạn có thể cài đặt ai được xem, ai được chỉnh sửa, hoặc ai chỉ được tải về.
Dữ liệu cũng được mã hóa theo tiêu chuẩn bảo mật của Microsoft, giúp doanh nghiệp an tâm tuyệt đối khi lưu trữ thông tin nội bộ.

5 Lợi ích thực tế của SharePoint trong doanh nghiệp

1. Xây dựng cổng thông tin nội bộ (Intranet)

Lợi ích của SharePoint đầu tiên và phổ biến nhất chính là xây dựng hệ thống intranet – cổng thông tin nội bộ cho toàn công ty.
Đây là nơi lưu trữ tin tức, chính sách, biểu mẫu, hướng dẫn hoặc thông báo quan trọng.
Nói cách khác, Intranet trên SharePoint là “bảng tin trung tâm” giúp nhân viên luôn cập nhật kịp thời và giảm phụ thuộc vào email.

Cổng intranet có thể tùy chỉnh theo nhận diện thương hiệu, thêm banner, module tin tức, lịch sự kiện…
Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa có một kênh truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, vừa giúp gắn kết đội ngũ tốt hơn.

2. Quản lý tài liệu với SharePoint

Quản lý tài liệu với SharePoint là một bước tiến lớn so với cách lưu trữ truyền thống.
Mỗi dự án hoặc phòng ban có thể có site riêng, chứa toàn bộ tài liệu, báo cáo, biên bản họp, lịch làm việc và tiến độ công việc.

Nhờ khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, nhân viên có thể tra cứu tài liệu chỉ trong vài giây, thay vì phải lục lại hàng chục email cũ.
Ngoài ra, SharePoint còn tự động lưu phiên bản, giúp bạn khôi phục file bất kỳ khi cần.
Tất cả những điều này giúp giảm rủi ro mất dữ liệu và nâng cao tính minh bạch trong quản lý thông tin.

Workflow tự động bằng SharePoint

Một lợi ích của SharePoint trong doanh nghiệp ngày càng phổ biến là tự động hóa quy trình làm việc – hay còn gọi là workflow tự động bằng SharePoint.
Khi kết hợp với Power Automate, bạn có thể thiết lập các quy trình duyệt đơn nghỉ phép, phiếu mua hàng, đề nghị thanh toán hoặc báo cáo dự án mà không cần thao tác thủ công.

Thay vì gửi email nhắc từng người, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo, cập nhật trạng thái duyệt, và lưu lại toàn bộ lịch sử xử lý.
Điều này không chỉ giảm thời gian xử lý công việc, mà còn tăng tính minh bạch và nhất quán trong quy trình nội bộ.

4. Hỗ trợ làm việc từ xa và kết nối đa chi nhánh

Trong thời đại “hybrid working”, SharePoint trở thành công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ làm việc từ xa.
Chỉ cần kết nối Internet, nhân viên có thể truy cập toàn bộ tài liệu và quy trình nội bộ dù đang ở văn phòng hay tại nhà.

Nhờ khả năng đồng bộ đám mây, mọi thay đổi đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp đội ngũ ở nhiều khu vực vẫn làm việc trơn tru như ngồi cùng một phòng.
Đây chính là lợi ích của SharePoint cực kỳ giá trị trong việc duy trì năng suất khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc áp dụng mô hình làm việc linh hoạt.

5. Kết nối với Microsoft Teams và các công cụ khác

SharePoint mang đến một không gian cộng tác đồng bộ, nơi mọi người cùng chia sẻ và phát triển. Bạn có thể chia sẻ tài liệu nội bộ, chỉnh sửa trực tiếp file Word, Excel ngay trong Teams, và lưu mọi thay đổi tự động vào SharePoint.

Sự kết nối này giúp đơn giản hóa luồng công việc, giảm bớt thao tác thủ công và giúp nhân viên tập trung hơn vào nhiệm vụ chính.
Đây là ví dụ rõ ràng cho thấy ứng dụng của SharePoint trong doanh nghiệp không chỉ là lưu trữ dữ liệu, mà còn tối ưu toàn bộ quy trình vận hành.

SharePoint – Công cụ lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Nhiều người nghĩ SharePoint chỉ dành cho tập đoàn lớn, nhưng thực tế hoàn toàn ngược lại.
Với mô hình điện toán đám mây, doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần đầu tư hạ tầng IT phức tạp hay thuê máy chủ riêng.
Chỉ cần đăng ký gói Microsoft 365, là bạn đã có thể triển khai SharePoint Online với đầy đủ tính năng mạnh mẽ.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:

Tăng năng suất nhờ quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch.
Quản lý tri thức doanh nghiệp hiệu quả hơn – mọi tài liệu, quy trình, hướng dẫn đều được lưu trữ có tổ chức.
Giảm rủi ro mất dữ liệu, vì mọi thứ đều được sao lưu và bảo mật trong nền tảng Microsoft.

Dù là startup 10 người hay doanh nghiệp vài trăm nhân viên, ứng dụng của SharePoint đều giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm làm việc nhóm.

Kết luận: Chuyển đổi số bắt đầu từ việc tổ chức thông tin thông minh

Trong kỷ nguyên số, thông tin là tài sản – và SharePoint chính là bộ não số giúp doanh nghiệp quản lý tài sản đó thông minh hơn.
Từ việc chia sẻ tài liệu nội bộ, quản lý công việc, đến workflow tự động bằng SharePoint, tất cả đều hướng tới mục tiêu: làm việc hiệu quả, tiết kiệm và an toàn hơn.

Nếu bạn đang muốn tăng hiệu quả làm việc nhóm, giảm tình trạng “loạn tài liệu” và xây dựng quy trình nội bộ bài bản, thì SharePoint chính là nền tảng đáng đầu tư nhất trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Bắt đầu từ một site nội bộ nhỏ – bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ tiện lợi, minh bạch và kết nối mà nó mang lại cho đội ngũ của mình.