Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô và vận hành nhiều bộ phận cùng lúc, nguy cơ tài sản doanh nghiệp thất thoát, di chuyển sai quy trình hoặc ra khỏi khuôn viên mà không được ghi nhận đang trở thành vấn đề ngày càng đáng báo động. Dù là doanh nghiệp sản xuất, logistics, thương mại hay dịch vụ, việc tài sản không được kiểm soát chặt chẽ có thể gây ra tổn thất lớn về chi phí, vận hành và uy tín. Điều này dẫn đến hàng loạt rủi ro an ninh tiềm ẩn mà doanh nghiệp khó phát hiện cho đến khi thiệt hại trở nên nghiêm trọng.

Điều mà phần lớn  sự thất thoát không đến từ sự cố “bất ngờ”, mà bắt nguồn từ lỗ hổng an ninh phổ biến trong quá trình kiểm soát ra vào cổng. Bài viết này sẽ phân tích rõ từng lỗ hổng, vì sao chúng nguy hiểm và doanh nghiệp có thể thay đổi điều này như thế nào.

Thực trạng kiểm soát tài sản doanh nghiệp tại cổng ra vào

Vì sao tài sản doanh nghiệp ra vào lại  cần phê duyệt?

Nhiều doanh nghiệp ưu tiên kiểm soát sản xuất, kho vận hoặc tài chính mà quên rằng cổng ra vào là điểm giao thoa quan trọng, nơi mọi tài sản – người – xe đều phải được ghi nhận. Khi thiếu sự đầu tư đúng mức, khu vực này dễ trở thành điểm mù của toàn bộ hệ thống an ninh.

Tài sản doanh nghiệp không chỉ đơn giản là máy móc hay thiết bị. Đó có thể là:

• Hàng hóa sản xuất – nhập
• Nguyên vật liệu
• Công cụ dụng cụ
• Tài sản cố định
• Hồ sơ, chứng từ
• Xe nội bộ, xe vận chuyển
• Tài sản cá nhân của nhân viên cần đăng ký

Khi tài sản doanh nghiệp không được kiểm soát ra vào:

• Doanh nghiệp mất khả năng nắm bắt luồng vận chuyển
• Không xác định được trách nhiệm khi thất thoát xảy ra
• Quy trình kiểm soát ra vào
• Bộ phận bảo vệ chịu áp lực lớn và dễ mắc sai sót
• Dữ liệu không đồng bộ khiến quản lý không thể đưa ra quyết định nhanh

Đây chính là lý do việc số hóa và tự động hóa khâu kiểm soát ra vào tài sản đang trở thành ưu tiên trong chiến lược an ninh nội bộ của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Tài sản ra vào không được ghi nhận – nguyên nhân phổ biến

Tài sản doanh nghiệp được mang ra ngoài vì mục đích sửa chữa, hỗ trợ công việc hoặc xuất – nhập kho nhưng không có quy trình ghi nhận rõ ràng. Ghi chép bằng giấy, không có người theo dõi hoặc thiếu đối soát là những nguyên nhân khiến dữ liệu thất thoát ngay từ điểm đầu.

Những sai sót khi dùng giấy tờ hoặc ghi chép thủ công

• Giấy tờ dễ bị thất lạc
• Bảo vệ khó xác thực thông tin
• Chữ viết tay sai lệch hoặc không đọc được
• Không có lịch sử lưu trữ dài hạn để truy xuất

Hệ quả là doanh nghiệp không thể nắm bắt được toàn bộ quá trình ra vào của tài sản và dễ rơi vào trạng thái bị động khi xảy ra sự cố.

Những lỗ hổng an ninh phổ biến khiến tài sản doanh nghiệp bị thất thoát

LỖ HỔNG 1: Ghi chép thủ công – sai sót gần như không thể tránh khỏi

Đây là lỗ hổng lớn nhất và phổ biến nhất. Dù đã bước sang 2026, nhiều doanh nghiệp vẫn dùng:

• Phiếu giấy xin xuất tài sản
• Sổ ghi chép của bảo vệ
• Phiếu đề nghị mang tài sản ra ngoài chỉ ký tên, không có số hóa

Vấn đề doanh nghiệp dễ gặp phải là:

Thông tin dễ bị sửa đổi: Một tờ phiếu giấy có thể bị viết lại, sửa ngày, thay đổi nội dung, hoặc làm giả chữ ký. Không có dấu vết số hóa để kiểm tra tính xác thực.

Không có lịch sử đối chiếu: Bảo vệ không thể kiểm tra xem tài sản có đúng người gửi, đúng thời gian, hay đã được duyệt trước đó hay chưa.

Tài sản thất thoát nhưng không truy vết được: Khi cần tra lại lịch sử, doanh nghiệp chỉ có những tờ giấy nhàu nát, mực phai, không thể biết ai chịu trách nhiệm.

Những thay đổi nhỏ trên giấy tờ có thể dẫn đến thất thoát lớn mà không thể truy ra được ai chịu trách nhiệm.

LỖ HỔNG 2: Không xác thực tài sản bằng hình ảnh

Không có hình ảnh đối chiếu loại tài sản, tình trạng tài sản, số lượng thực tế khi tài sản ra vào còn mơ hồ .

Điều này tạo ra cơ hội cho hàng giả, hàng tráo đổi hoặc hàng sai chủng loại đi qua cổng mà không ai phát hiện.

LỖ HỔNG 3: Không có quy trình phê duyệt – ai cũng có thể cho tài sản ra cổng

Tài sản ra cổng phải luôn có:

• Người đề xuất
• Người phê duyệt
• Người bàn giao
• Bảo vệ xác nhận
• Lịch sử ghi nhận

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này.

LỖ HỔNG 4: Không lưu lịch sử – không thể truy vết khi có sự cố

Khi thất thoát xảy ra, thường rơi vào tình huống:

• Không biết tài sản rời cổng lúc nào
• Không biết ai là người nhận
• Không có hình ảnh
• Không có lịch sử phê duyệt
• Không có đối chiếu giữa các bộ phận

Điều này khiến việc xử lý sự cố trở nên rất khó khăn và mất thời gian.

LỖ HỔNG 5: Không tích hợp quản lý tài sản – hàng hóa – xe nội bộ

Nếu mỗi bên quản lý một hệ thống, dữ liệu bị rời rạc:

• Kho có dữ liệu kho
• Xưởng có dữ liệu xưởng
• Bảo vệ có sổ giấy
• Quản lý có Excel riêng

Không hệ thống nào nói chuyện với hệ thống nào → thất thoát xảy ra mà không ai biết.

Hậu quả nghiêm trọng khi kiểm soát tài sản ra vào kém

Thất thoát tài sản và chi phí vận hành tăng cao: Doanh nghiệp không chỉ mất tài sản mà còn mất thời gian, công sức xử lý sự cố, mua mới thiết bị và ảnh hưởng đến năng suất lao động.

Không thể điều tra khi xảy ra sự sự: Khi không có dữ liệu lưu trữ, doanh nghiệp không thể truy xuất người mang tài sản ra ngoài, thời điểm nào, phê duyệt ra sao… khiến quá trình điều tra gần như bế tắc.

Mất tính minh bạch trong quản trị nội bộ dẫn đến:

• Nhân viên mất niềm tin
• Trách nhiệm không rõ ràng
• Khó quản lý tài sản doanh nghiệp ở quy mô lớn

Giảm uy tín và rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp: Đối tác, khách hàng có thể đánh giá thấp năng lực vận hành khi doanh nghiệp liên tục gặp sự cố thất thoát, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất – logistics – bán lẻ.

Vì sao doanh nghiệp cần giải pháp số hóa quy trình kiểm soát tài sản ra vào?

Tự động hóa ghi nhận – xác thực tài sản: Các thông tin liên quan đến tài sản được cập nhật ngay lập tức thông qua hệ thống, tránh nhầm lẫn hoặc giả mạo.

Minh bạch dữ liệu ra – vào để quản trị viên có thể xem đầy đủ:

• Loại tài sản
• Người mang ra
• Thời gian phê duyệt
• Người phê duyệt
• Hình ảnh tài sản

Giảm phụ thuộc vào con người vì: Công nghệ giảm rủi ro chủ quan, thao tác sai hoặc gian lận cố ý.

Dễ dàng truy xuất khi xảy ra sự cố khi : Mọi giao dịch tài sản đều được số hóa thành lịch sử rõ ràng, giúp doanh nghiệp truy tìm nguyên nhân nhanh chóng.

Đồng bộ với hệ thống quản trị tài sản tổng thể và kết nối với ERP, HRM, hệ thống kho giúp doanh nghiệp vận hành thống nhất, liền mạch.

Kết luận

Tài sản doanh nghiệp không chỉ là máy móc, thiết bị, vật tư – mà là giá trị cốt lõi, là tài nguyên để vận hành, là tài sản tạo ra lợi nhuận. Khi tài sản không được kiểm soát chặt chẽ tại cổng ra vào, doanh nghiệp đang tạo ra khoảng trống lớn cho thất thoát, rủi ro, gian lận và thiếu minh bạch.

Những lỗ hổng an ninh tưởng nhỏ nhưng lâu dài có thể trở thành gánh nặng lớn. Việc số hóa quy trình kiểm soát tài sản ra vào không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn vận hành an toàn – bền vững – hiệu quả trong kỷ nguyên số.