Kiểm soát người, phương tiện và tài sản ra vào luôn là một trong những mắt xích quan trọng nhất trong vận hành doanh nghiệp – bất kể đó là môi trường sản xuất, logistics, thương mại, văn phòng hay dịch vụ. Khu vực cổng bảo vệ không chỉ là “điểm chạm đầu tiên” khi khách, đối tác hay nhân viên đến làm việc, mà còn đóng vai trò như một hệ thống phòng tuyến nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tuân thủ quy định và duy trì an ninh nội bộ.

Thế nhưng hiện nay, một số lượng lớn doanh nghiệp vẫn duy trì các phương thức vận hành thủ công như ghi chép giấy, kiểm tra bằng mắt thường hoặc xác minh qua điện thoại nội bộ. Khi lưu lượng người ra vào tăng cao, tài sản luân chuyển liên tục và nhiều bộ phận cùng tham gia phê duyệt, mô hình thủ công dần bộc lộ những hạn chế nghiêm trọng: dễ sai sót, thiếu minh bạch, không có khả năng truy xuất và không đảm bảo an ninh theo tiêu chuẩn vận hành hiện đại.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng hướng đến tinh gọn vận hành, chuẩn hóa dữ liệu và tăng cường an ninh, nhu cầu chuyển đổi sang một quy trình ra vào hiện đại – dựa trên nền tảng số hóa và tự động hóa đang dần trở thành xu hướng tất yếu.

1.Vì sao doanh nghiệp cần phải nâng cấp quy trình ra vào?

Quy trình thủ công gây sai lệch và thiếu minh bạch

Từ góc độ quản trị vận hành, mọi dữ liệu liên quan đến ra vào, bao gồm thông tin khách, nhân viên, tài xế, nhà thầu, lệnh điều chuyển tài sản hay phương tiện – cần được ghi nhận chính xác, liên tục và không bị can thiệp chủ quan. Tuy nhiên, với mô hình thủ công, doanh nghiệp đối mặt với nhiều vấn đề:

• Bảo vệ phải ghi chép nhiều thông tin cùng lúc, từ giấy tờ tùy thân đến biển số xe, lý do ra vào, danh sách tài sản kèm theo.
• Sai sót, trùng lặp hoặc thiếu dữ liệu xảy ra thường xuyên do áp lực công việc hoặc quá tải vào giờ cao điểm.
• Không có khả năng kiểm tra chéo giữa các bộ phận khi xảy ra sự cố.
• Thiếu hình ảnh hoặc bằng chứng đối chiếu khiến quá trình xác minh trở nên khó khăn.

Khi số lượng khách, đối tác, nhà thầu và tài xế tăng lên, việc ghi chép thủ công hoặc lưu thông tin bằng file Excel không thể đảm bảo độ chính xác. Nhân viên bảo vệ cũng khó phân biệt thông tin đã phê duyệt và chưa phê duyệt, tài sản nào được phép mang ra ngoài, hoặc ai chịu trách nhiệm khi xảy ra sai lệch. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi phụ thuộc vào quy trình kiểm soát ra vào thủ công.

Rủi ro thất thoát tài sản ngày càng cao

Thiếu quy trình rõ ràng đồng nghĩa với việc thiếu bằng chứng giám sát. Tài sản có thể ra khỏi doanh nghiệp mà không để lại bất kỳ dấu vết nào. Điều này đặc biệt nguy hiểm đối với các doanh nghiệp sở hữu nhiều tài sản có giá trị cao hoặc dễ di chuyển: laptop, máy ảnh, thiết bị đo đạc, máy móc nhỏ, công cụ chuyên dụng…

Trong môi trường vận hành thủ công, doanh nghiệp không thể xác minh:

• Tài sản thuộc về ai?
• Có được phê duyệt mang ra ngoài hay không?
• Đã được trả lại đúng hạn chưa?
• Ai là người chịu trách nhiệm quản lý?

Đây là một trong những lỗ hổng trong quản lý tài sản ra vào doanh nghiệp mà nhiều lãnh đạo không nhận ra cho đến khi sự cố thất thoát xảy ra.

Thiếu minh bạch, khó truy xuất và không thể báo cáo

Một quy trình ra vào dựa trên sổ sách hoặc Excel không có khả năng:

• Đối chiếu lịch sử ra vào của từng đối tượng.
• Trích xuất báo cáo theo ca, theo tuần hoặc theo bộ phận.
• Kiểm tra lại dấu thời gian phê duyệt.
• Theo dõi lý do ra vào phục vụ quản trị.

Khi có sự cố, doanh nghiệp không thể truy xuất dữ liệu chính xác để phục vụ điều tra, dẫn đến xử lý chậm trễ hoặc không thể quy trách nhiệm rõ ràng.

2. Doanh nghiệp được gì khi chuyển sang quy trình ra vào hiện đại?

Xác thực danh tính nhanh, giảm áp lực lên bảo vệ

Hệ thống số hóa cho phép xác thực thông qua mã QR, OTP, nhận diện danh tính hoặc đăng ký trước, giúp giảm đáng kể thời gian xử lý tại cổng. Thay vì dành 3–5 phút để ghi chép thủ công cho từng khách, bảo vệ chỉ cần quét mã và đối chiếu thông tin đã được phê duyệt.

Điều này không chỉ giảm áp lực trong ca trực mà còn hạn chế tối đa sai sót do ghi chép nhầm lẫn.

Tự động hóa quy trình phê duyệt

Ở các doanh nghiệp lớn, một yêu cầu ra vào có thể cần đến 2-3 cấp quản lý phê duyệt. Nếu mỗi lần đều gọi điện hoặc gửi tin nhắn nội bộ, quy trình sẽ bị kéo dài và gây tắc nghẽn.

Với hệ thống hiện đại, luồng phê duyệt được tự động hóa:

• Người tạo yêu cầu gửi thông tin lên hệ thống.
• Hệ thống tự động chuyển đến cấp phê duyệt theo phân quyền.
• Bảo vệ chỉ xử lý khi yêu cầu đã được xác thực đầy đủ.

Tất cả dữ liệu, từ người phê duyệt, thời điểm phê duyệt đến lịch sử chỉnh sửa – đều được lưu lại nhằm đảm bảo tính minh bạch.

Giảm hoàn toàn tình trạng mang nhầm hoặc mang nhầm tài sản ra ngoài

Một quy trình ra vào hiện đại cho phép:

• Ghi nhận chính xác tài sản mang vào và mang ra.
• Xác nhận chủ sở hữu và mục đích sử dụng.
• Theo dõi trạng thái phê duyệt theo thời gian thực.
• Cảnh báo khi có sai lệch giữa đăng ký và thực tế.

Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro thất thoát và nâng cao tính trách nhiệm của từng nhân sự trong quản lý tài sản.

Chuẩn hóa vận hành và nâng cao năng lực quản trị

Khi quy trình được số hóa, doanh nghiệp có thể:

• Thiết lập luồng ra vào theo từng nhóm đối tượng (nhân viên – khách – đối tác – nhà thầu – tài xế – tài sản).
• Tự động cảnh báo khi hệ thống phát hiện hành vi bất thường.
• Phân tích dữ liệu để tối ưu quy trình làm việc.
• xây dựng báo cáo chi tiết theo thời gian hoặc theo bộ phận.

Đây là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành tinh gọn và nhất quán.

3. Ứng dụng e-GatePass trong chuẩn hóa quy trình ra vào hiện đại

Tự động hóa từ bước đăng ký đến xác minh

Hệ thống cho phép người dùng đăng ký trước qua web hoặc ứng dụng. Bảo vệ chỉ cần quét mã QR để xác minh thông tin đã được phê duyệt. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm từ 70 – 90% thời gian chờ đợi tại cổng, đặc biệt trong các nhà máy hoặc văn phòng có lưu lượng lớn.

Quản lý nhiều đối tượng ra vào cùng lúc

Doanh nghiệp có thể quản lý:

• Khách đến giao dịch.
• Nhân viên.
• Nhà thầu và đối tác kỹ thuật.
• Tài xế xe tải hoặc xe giao nhận.
• Tài sản luân chuyển nội bộ.

Tất cả được gom vào một hệ thống tập trung như Tasken e-GatePass, giúp các bộ phận phối hợp chặt chẽ và giảm rủi ro sai lệch thông tin khi nhiều phòng ban cùng xử lý.

Chuẩn hóa nghiệp vụ tại cổng bảo vệ

Một trong những điểm yếu của mô hình thủ công là nhân sự bảo vệ phải tự phán đoán nhiều tình huống. Điều này dễ dẫn đến sai sót hoặc quyết định thiếu nhất quán.

Với hệ thống hiện đại:

• Bảo vệ chỉ cần đối chiếu với dữ liệu đã được phê duyệt.
• Thông tin được trình bày rõ ràng, trực quan.
• Cảnh báo sẽ xuất hiện khi có trường hợp bất thường.
• Mọi thao tác đều được ghi nhận để phục vụ kiểm tra sau này.

Dữ liệu được lưu trữ tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất từng lượt ra vào, hỗ trợ kiểm toán nội bộ và đánh giá rủi ro.

4. Lợi ích dài hạn của doanh nghiệp khi áp dụng hệ thống kiểm soát ra vào

Tăng cường an ninh nội bộ

Khi tất cả dữ liệu được quản lý trên một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp có khả năng chủ động phát hiện và loại bỏ rủi ro từ sớm. Việc chuẩn hóa quy trình cũng giúp giảm thiểu các hành vi gian lận, bảo vệ tài sản và đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ.

Giảm chi phí vận hành và nhân sự

Tự động hóa quy trình ra vào giúp:

• Giảm thời gian phê duyệt.
• Giảm chi phí nhân sự tại cổng.
• Giảm chi phí do sai sót hoặc thất thoát.
• Nâng cao hiệu suất của các bộ phận liên quan.

Chi phí vận hành lâu dài được tối ưu đáng kể khi doanh nghiệp chuyển sang hệ thống số hóa.

Tối ưu năng lực quản trị tài sản

Doanh nghiệp có khả năng:

• Theo dõi tài sản theo từng người sử dụng.
• Kiểm soát tài sản mang ra ngoài theo quyền hạn.
• Đối chiếu lịch sử mượn – trả.
• Ngăn chặn sai phạm ngay tại cổng kiểm soát.

Sự minh bạch này giúp nâng cao ý thức của nhân viên và giảm rủi ro vận hành.

5. GatePass – Hệ thống giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình ra vào

Một hệ thống kiểm soát ra vào không chỉ là công cụ cho bảo vệ mà là nền tảng vận hành đóng vai trò quan trọng trong chuỗi an ninh – vận hành của doanh nghiệp. Khi áp dụng hệ thống kiểm soát ra vào doanh nghiệp, mọi luồng di chuyển được kiểm soát chặt chẽ, minh bạch và nhất quán.

Các doanh nghiệp có thể triển khai từng phần hoặc toàn bộ tùy theo nhu cầu:

• Quản lý khách và đối tác.
• Quản lý nhân sự nội bộ.
• Quản lý nhà thầu theo dự án.
• Kiểm soát phương tiện vận tải.
• Quản lý tài sản luân chuyển.

Khi dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng, việc phân quyền, giám sát và báo cáo trở nên chính xác hơn. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý ra vào hiện đại giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, giảm áp lực lên nhân sự trực cổng và tối ưu hiệu suất vận hành tổng thể.

Kết luận

Một quy trình ra vào hiện đại không chỉ là yêu cầu vận hành mà còn là nền tảng để doanh nghiệp đảm bảo an ninh, bảo vệ tài sản và chuẩn hóa hoạt động nội bộ. Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, doanh nghiệp cần một hệ thống tự động, minh bạch và có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu vận hành ngày càng phức tạp. Việc đầu tư vào hệ thống kiểm soát ra vào hiện đại chính là bước đi chiến lược để giảm rủi ro, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực quản trị trong dài hạn.