Trong lộ trình phát triển kinh tế số tại Việt Nam, việc số hóa các giao dịch dân sự và lao động đã trở thành nền tảng pháp lý cốt lõi. Sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 24/12/2025) chính là mảnh ghép cuối cùng, hoàn thiện khung pháp lý cho việc giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử.
Đối với các nhà quản trị nhân sự (HR) và chủ doanh nghiệp, việc nắm vững nghị định này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn là cơ hội vàng để tái cấu trúc bộ máy vận hành theo hướng tinh gọn.
1. Khái niệm và vị thế pháp lý của Hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy khi đáp ứng các tiêu chuẩn về định danh và bảo mật.
Theo định nghĩa tại Nghị định 337, hợp đồng lao động điện tử là hình thức hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, thực hiện thông qua các phương tiện điện tử và có chữ ký điện tử của các bên. Điểm mấu chốt là giá trị pháp lý của nó hoàn toàn tương đương với hợp đồng giấy truyền thống, miễn là quy trình giao kết tuân thủ các tiêu chuẩn về định danh và bảo mật nghiêm ngặt.
Để triển khai thành công, trước hết doanh nghiệp cần nắm rõ hợp đồng lao động điện tử là gì và các điều kiện cần thiết về hạ tầng kỹ thuật. Đây là bước đệm quan trọng để xóa bỏ những rào cản về khoảng cách địa lý và thời gian trong công tác tuyển dụng hiện đại.
2. Phân tích các trụ cột mới trong Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Nghị định 337/2025/NĐ-CP chuẩn hóa quy trình ký số, dấu thời gian và cấp mã ID định danh quốc gia.
Nghị định 337 mang đến những thay đổi mang tính cách mạng, đặc biệt là việc thiết lập sự giám sát của Nhà nước đối với các giao dịch điện tử trong lĩnh vực lao động thông qua Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử quốc gia. Mọi giao kết sau khi hoàn tất phải được đồng bộ dữ liệu về hệ thống này trong vòng 24 giờ để cấp mã định danh (ID) duy nhất, giúp các cơ quan như Bảo hiểm xã hội và Thuế tra cứu trực tuyến dễ dàng.
Bên cạnh đó, nghị định cũng chuẩn hóa việc sử dụng chữ ký số và xác thực mạnh như định danh VNeID cấp độ 2 hoặc sinh trắc học. Dữ liệu hợp đồng phải đảm bảo tính toàn vẹn tuyệt đối nhờ dấu thời gian, ngăn chặn mọi hành vi chỉnh sửa trái phép sau khi ký kết. Điều này tạo ra một hành lang pháp lý an toàn, bảo vệ quyền lợi tối đa cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động.
3. Lợi ích kinh tế và chiến lược vận hành
Chuyển đổi sang phương thức điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành và quản lý dữ liệu minh bạch.
Việc chuyển đổi sang phương thức điện tử mang lại những lợi thế không thể phủ nhận về mặt tài chính và quản trị. Dữ liệu thực tế cho thấy doanh nghiệp có thể cắt giảm 80% chi phí vận hành thông qua việc loại bỏ chi phí in ấn, chuyển phát và lưu kho vật lý.
Hơn thế nữa, hợp đồng lao động điện tử giúp rút ngắn quy trình tuyển dụng từ vài ngày xuống vài phút, tạo ra trải nghiệm hiện đại cho ứng viên. Việc số hóa còn giúp HR quản trị dữ liệu tập trung, dễ dàng tìm kiếm và trích xuất báo cáo thay vì phải lục tìm thủ công hàng nghìn tập hồ sơ giấy bám bụi.
4. Lộ trình triển khai chuẩn mực cho doanh nghiệp
Quy trình triển khai tiêu chuẩn: Khởi tạo – Phê duyệt – Ký – Đồng bộ để đảm bảo tính pháp lý.
Để không vi phạm các quy định mới, doanh nghiệp nên tuân thủ 4 bước triển khai nhanh chóng bao gồm: Khởi tạo dự thảo, Phê duyệt nội bộ, Ký kết đa phương thức và Đồng bộ dữ liệu quốc gia.
Trong quá trình thực hiện, bộ phận nhân sự cần đặc biệt lưu tâm đến 5 lưu ý quan trọng về hợp đồng lao động điện tử như thời hạn chứng thư số, tính bảo mật của đường truyền và sự đồng thuận của người lao động. Một sai sót nhỏ trong khâu kỹ thuật cũng có thể dẫn đến việc bản hợp đồng lao động điện tử không được hệ thống quốc gia ghi nhận mã ID định danh.
5. Tasken Labor eContract: Giải pháp tiên phong đáp ứng Nghị định ban hành
Tasken Labor eContract – Giải pháp tiên phong đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu khắt khe của Nghị định ban hành
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ không chỉ để ký mà còn để quản trị nhân sự toàn diện, Tasken Labor eContract chính là câu trả lời. Giải pháp này được thiết kế chuyên biệt để đáp ứng 100% tiêu chuẩn của Nghị định 337:
- Đồng bộ tự động: Kết nối API trực tiếp với hệ thống quốc gia để nhận mã ID cho hợp đồng lao động điện tử.
- Xác thực mạnh: Tích hợp định danh VNeID và OTP, giúp người lao động ký kết dễ dàng trên điện thoại.
- Quản trị thông minh: Tự động nhắc lịch tái ký và quản lý các phụ lục thay đổi lương thưởng minh bạch.
- Bảo mật tối cao: Mã hóa dữ liệu chuẩn quân đội, bảo vệ bí mật thông tin nhân sự của doanh nghiệp.
Sử dụng giải pháp chuyên nghiệp như Tasken giúp doanh nghiệp loại bỏ mọi lo ngại về tính pháp lý khi triển khai hợp đồng lao động điện tử trên quy mô lớn.
6. Kết luận
Nghị định 337/2025/NĐ-CP là bước ngoặt quan trọng thúc đẩy thị trường lao động Việt Nam vận hành minh bạch hơn thông qua việc quản lý tập trung bằng mã ID định danh.
Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử từ hôm nay không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ lộ trình của Chính phủ từ ngày 01/01/2026 và chậm nhất là đến ngày 01/07/2026, đây cũng chính là chìa khóa để bảo vệ quyền lợi pháp lý tuyệt đối trước các cơ quan BHXH và Thuế.
Để quá trình chuyển đổi số nhân sự diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lựa chọn các đối tác công nghệ uy tín, có khả năng kết nối dữ liệu quốc gia và đảm bảo tính bảo mật cao. Những giải pháp như Tasken Labor eContract sẽ là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, chuyên nghiệp hóa quy trình tuyển dụng và sẵn sàng cho một tương lai quản trị hợp đồng lao động điện tử không giấy tờ đầy đột phá.
CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì? Quy trình triển khai từ A-Z
2. Cắt giảm 80% chi phí vận hành nhờ Hợp đồng lao động điện tử
3. Hợp đồng lao động điện tử: 4 bước triển khai nhanh chóng
4. 5 lưu ý quan trọng về hợp đồng lao động điện tử
