Trong hành trình hơn 30 năm phát triển tại Việt Nam, Ajinomoto không chỉ được biết đến là thương hiệu tiên phong trong lĩnh vực gia vị và thực phẩm, mà còn là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa hoạt động vận hành. Minh chứng rõ nét là việc Ajinomoto Việt Nam đã triển khai thành công hệ thống Tasken eOffice – giải pháp chuyển đổi số toàn diện do Opus Solution phát triển trên nền tảng Microsoft Azure, Office 365 và SharePoint.
Tổng quan doanh nghiệp
Ajinomoto Việt Nam được thành lập từ năm 1991, là công ty 100% vốn nước ngoài trực thuộc Tập đoàn Ajinomoto Nhật Bản. Hiện nay, công ty vận hành:
-
2 văn phòng
-
2 nhà máy
-
3 trung tâm phân phối
-
66 kho hàng
-
Gần 2.300 nhân viên trên toàn quốc
Không chỉ cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, Ajinomoto còn chú trọng tới việc cải tiến quy trình quản lý nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu chi phí vận hành.
Triển khai giải pháp chuyển số toàn diện: Tasken eOffice
eContract – Hệ thống hợp đồng điện tử
Trước khi triển khai Tasken eOffice, quy trình xử lý hợp đồng tại Ajinomoto đòi hỏi nhiều bước thủ công, mất thời gian và khó theo dõi. Giờ đây, với module eContract:
Tính năng nổi bật:
- Quy trình phê duyệt tự động: Hợp đồng được phê duyệt theo luồng được cấu hình sẵn, tự động chuyển đến người phê duyệt tiếp theo
- Tích hợp chữ ký số: Hỗ trợ đa dạng chữ ký số (VNPT-CA, Adobe Sign) đảm bảo tính pháp lý
- Ký hàng loạt: Người dùng có thể ký nhiều hợp đồng cùng một lúc, tiết kiệm thời gian
- Quản lý phiên bản: Lưu trữ toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, đảm bảo tính minh bạch
- Dashboard theo dõi: Trực quan hóa trạng thái và thời hạn của tất cả hợp đồng
Kết quả đạt được:
- Giảm 90% thời gian xử lý hợp đồng (từ 1-2 tuần xuống còn 1-2 ngày)
- Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ hàng trăm triệu đồng/năm
- Tăng tỷ lệ tuân thủ quy trình lên 100%
eDocument– Hệ thống quản lý và phê duyệt tài liệu
Ajinomoto vận hành với khối lượng tài liệu lớn, khiến việc tìm kiếm và quản lý phê duyệt trở nên phức tạp. eDocument hỗ trợ gửi yêu cầu phê duyệt tài liệu theo quy trình tự động, linh hoạt theo sơ đồ tổ chức. Tự động thông báo đến các cấp liên quan, theo dõi tiến trình, lịch sử phê duyệt, nhắc trễ hạn và tích hợp DMS để lưu trữ, tìm kiếm, báo cáo hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Kho lưu trữ tập trung: Tất cả tài liệu được số hóa và lưu trữ trên một nền tảng duy nhất
- Phân loại thông minh: Tài liệu được phân loại theo nhiều tiêu chí (phòng ban, dự án, loại tài liệu…)
- Tìm kiếm nâng cao: Khả năng tìm kiếm theo nội dung (full-text search), không chỉ theo tên file
- Phân quyền chi tiết: Bảo mật đa lớp, đảm bảo thông tin nhạy cảm chỉ được tiếp cận bởi người có thẩm quyền
- Quản lý phiên bản: Theo dõi mọi thay đổi, dễ dàng khôi phục phiên bản trước khi cần thiết
Kết quả đạt được:
- Giảm 85% thời gian tìm kiếm tài liệu
- Loại bỏ tình trạng mất mát tài liệu quan trọng
- Tối ưu không gian lưu trữ vật lý tại văn phòng
eRequirement – Hệ thống yêu cầu mua hàng
Quy trình mua sắm trước đây của Ajinomoto gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát chi tiêu. Module eRequirement đã mang lại sự thay đổi lớn bằng cách hỗ trợ cho phép người dùng tạo và theo dõi các yêu cầu mua sắm với đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng và đơn giá. Hệ thống hỗ trợ quy trình phê duyệt nhiều cấp với phân quyền linh hoạt, thông báo tự động và theo dõi trạng thái theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu hiệu quả và minh bạch.
Tính năng nổi bật:
- Form yêu cầu chuẩn hóa: Các mẫu yêu cầu được thiết kế riêng cho từng loại mua sắm
- Luồng phê duyệt động: Tự động điều hướng yêu cầu dựa trên giá trị, loại hàng hóa và cấp độ ưu tiên
- Tích hợp ngân sách: Kiểm tra tự động với ngân sách phòng ban trước khi phê duyệt
- Thông báo real-time: Người dùng được cập nhật liên tục về trạng thái yêu cầu
- Báo cáo chi tiết: Phân tích xu hướng mua sắm theo thời gian, phòng ban và nhà cung cấp
Kết quả đạt được:
- Giảm 75% thời gian xử lý yêu cầu mua hàng
- Tiết kiệm 15% chi phí mua sắm nhờ quy trình phê duyệt chặt chẽ
- Tăng tính minh bạch trong quản lý chi tiêu
eProposal – Hệ thống quản lý đề xuất
Ajinomoto luôn khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng cải tiến, nhưng lại thiếu công cụ theo dõi và đánh giá hiệu quả. Module eProposal đã khắc phục điểm yếu này: hệ thống hỗ trợ xem xét, phê duyệt và ký hợp đồng với quy trình tự động, thông báo qua email, tích hợp chữ ký số (VNPT, Adobe Sign), hỗ trợ ký hàng loạt, lưu trữ – phân loại hợp đồng, theo dõi tình trạng, lịch sử ký kết và báo cáo qua dashboard.
Tính năng nổi bật:
- Quy trình đề xuất trực tuyến: Nhân viên dễ dàng nộp đề xuất từ mọi thiết bị
- Đánh giá đa cấp: Hệ thống đánh giá chi tiết với nhiều tiêu chí và người đánh giá
- Giao việc triển khai: Chuyển đề xuất được chấp thuận thành kế hoạch hành động cụ thể
- Theo dõi tiến độ: Giám sát toàn bộ quá trình từ đề xuất đến thực hiện
- Phân tích ROI: Đánh giá hiệu quả đầu tư của mỗi ý tưởng sau khi triển khai
Kết quả đạt được:
- Tăng 65% số lượng đề xuất từ nhân viên
- Cải thiện tỷ lệ đề xuất được triển khai lên 40%
- Tiết kiệm hàng tỷ đồng thông qua các sáng kiến cải tiến
eGoodsOut – Hệ thống quản lý ra vào
Với 2 nhà máy và hệ thống kho bãi rộng lớn, Ajinomoto cần kiểm soát chặt chẽ hoạt động vận chuyển hàng hóa. Module eGoodsOut đã đáp ứng yêu cầu này:
Tính năng nổi bật:
- Lịch trình vận chuyển: Lên kế hoạch và theo dõi lịch xuất/nhập hàng
- Quản lý phiếu xuất/nhập kho điện tử: Loại bỏ hoàn toàn giấy tờ trong quy trình
- Kiểm soát ra vào: Tích hợp với hệ thống an ninh để quản lý phương tiện ra vào
- Theo dõi hàng tồn kho thời gian thực: Cập nhật liên tục số lượng và vị trí hàng hóa
- Báo cáo vận chuyển: Phân tích chi tiết khối lượng, thời gian và chi phí vận chuyển
Kết quả đạt được:
- Giảm 70% thời gian xử lý thủ tục xuất/nhập kho
- Tăng 25% hiệu suất sử dụng phương tiện vận chuyển
- Loại bỏ hoàn toàn sai sót trong kiểm đếm hàng hóa
eWallet – Hệ thống quản lý ngân sách
Quản lý ngân sách tại doanh nghiệp lớn như Ajinomoto đòi hỏi sự chính xác và minh bạch cao. Module eWallet đã mang đến giải pháp toàn diện cho phép tạo, điều chỉnh và phân bổ ngân sách theo phòng ban; hỗ trợ giao dịch giữa các quỹ, tích hợp báo cáo chi phí. Phê duyệt tự động, thông báo qua email, theo dõi tiến trình và lịch sử thanh toán, quản lý linh hoạt theo sơ đồ tổ chức.
Tính năng nổi bật:
- Phân bổ ngân sách tự động: Phân chia ngân sách theo phòng ban, dự án và thời gian
- Giao dịch nội bộ: Cho phép chuyển đổi ngân sách giữa các đơn vị khi cần thiết
- Kiểm soát chi tiêu: Cảnh báo khi chi tiêu gần đạt ngưỡng giới hạn
- Quy trình phê duyệt linh hoạt: Điều chỉnh quy trình dựa trên giá trị giao dịch
- Dashboard tài chính: Hiển thị trực quan tình hình sử dụng ngân sách theo thời gian thực
Tasken e-Wallet
Kết quả đạt được:
- Tăng 30% hiệu quả sử dụng ngân sách
- Giảm 100% các trường hợp vượt chi không được phê duyệt
- Rút ngắn 80% thời gian lập báo cáo tài chính
Lợi ích tổng thể và giá trị mang lại
Việc ứng dụng toàn diện Tasken eOffice đã mang lại những chuyển biến mạnh mẽ trong cách Ajinomoto vận hành:
- Giảm 85% khối lượng giấy tờ – Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và góp phần bảo vệ môi trường
- Tiết kiệm 70% thời gian xử lý công việc – Nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo, giá trị cao
- Tăng hiệu quả giao tiếp nội bộ đa kênh – Thông tin được luân chuyển nhanh chóng, chính xác
- Quản lý tập trung, minh bạch và linh hoạt hơn – Ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực
- Hệ thống hóa toàn bộ quy trình phê duyệt và kiểm soát ngân sách – Tăng cường tuân thủ và giảm thiểu rủi ro
Kết luận
Việc triển khai Tasken eOffice tại Ajinomoto không chỉ đơn thuần là ứng dụng một giải pháp công nghệ, mà là một bước chuyển mình quan trọng trong hành trình chuyển đổi số toàn diện. Với nền tảng công nghệ hiện đại, khả năng tích hợp linh hoạt và hiệu quả đo lường rõ ràng, Tasken đang từng bước giúp Ajinomoto nâng cao năng lực quản trị và sẵn sàng bứt phá trong thời đại số.
Thông qua các module chuyên biệt được thiết kế phù hợp với đặc thù hoạt động, Ajinomoto đã xây dựng được một hệ sinh thái số hoàn chỉnh, nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa chi phí vận hành. Đây là minh chứng rõ nét cho cam kết của doanh nghiệp trong việc không ngừng đổi mới và ứng dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
