Chữ ký số ngày nay không chỉ gói gọn trong các thủ tục hành chính mà còn hiện diện trong hầu hết hoạt động kinh doanh: từ hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử cho đến các giao dịch ngân hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ và nâng cao tính minh bạch khi ký kết. Thế nhưng, một vấn đề lớn đặt ra là: làm sao biết chữ ký số đó có thật sự hợp lệ và an toàn? Không ít doanh nghiệp đã gặp rủi ro khi sử dụng chữ ký số hết hạn, bị thu hồi hoặc giả mạo, khiến hợp đồng vô hiệu và gây thiệt hại lớn. Để tránh tình trạng này, bạn cần nắm rõ cách kiểm tra chữ ký số cũng như cách kiểm tra chữ ký điện tử trước khi ký kết bất kỳ văn bản nào. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 3 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ – an toàn – nhanh chóng, giúp doanh nghiệp yên tâm khi giao dịch trực tuyến, đặc biệt trong quá trình ký hợp đồng điện tử và xử lý hóa đơn.
Vì sao cần kiểm tra chữ ký số hợp lệ?
Trong thời đại chuyển đổi số, hầu hết các giao dịch, hợp đồng và thủ tục hành chính đều có thể thực hiện trực tuyến. Chữ ký số và chữ ký điện tử vì vậy trở thành công cụ quan trọng giúp xác nhận danh tính, bảo đảm tính pháp lý và an toàn cho các bên tham gia.
Tuy nhiên, chữ ký số chỉ có giá trị khi nó còn hiệu lực và được cấp phát từ tổ chức chứng thực uy tín. Nếu sử dụng chữ ký số không hợp lệ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro:
- Mất giá trị pháp lý của hợp đồng hoặc giao dịch.
- Nguy cơ tranh chấp, kiện tụng do không có bằng chứng xác thực.
- Thiệt hại tài chính vì phải ký lại hợp đồng, làm lại thủ tục.
Chính vì thế, việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ và hiểu rõ cách ký hợp đồng điện tử là một bước không thể bỏ qua trước khi ký hợp đồng điện tử. Dưới đây là 3 cách phổ biến, nhanh chóng và chính xác nhất.
3 cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ – an toàn – nhanh chóng
Cách 1: Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC)
Đây được coi là phương pháp đáng tin cậy nhất, vì NEAC (National Electronic Authentication Center) là cơ quan trực thuộc Bộ Thông tin & Truyền thông, chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động cấp phát và sử dụng chữ ký số tại Việt Nam. Nói cách khác, nếu muốn biết chữ ký số có hợp lệ hay không, tra cứu trực tiếp tại NEAC là lựa chọn chính xác tuyệt đối.
Quy trình/ Cách kiểm tra chữ ký số trên NEAC
1. Truy cập website chính thức của NEAC.
2. Chọn Dịch vụ trực tuyến → Kiểm tra văn bản ký số.
3. Tải file văn bản cần kiểm tra (hỗ trợ nhiều định dạng như PDF, Docx, Xlsx, Pptx, Xml). 
4. Nhấn Kiểm tra chữ ký số để hệ thống xử lý.
5. Xem kết quả:
- Nếu hợp lệ → Hiển thị đầy đủ thông tin: tên người ký, tổ chức cấp chứng thư, thời điểm ký, trạng thái chứng thư số, tính toàn vẹn dữ liệu.
- Nếu không hợp lệ → Hệ thống nêu rõ lý do, ví dụ chứng thư hết hạn, bị thu hồi, hoặc dữ liệu đã bị thay đổi.
Kết quả nội dung kiểm tra văn bản
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp khi nhận được hợp đồng điện tử từ đối tác thường sẽ tải file PDF đó lên NEAC để kiểm tra. Nếu hệ thống báo hợp lệ, hợp đồng sẽ có giá trị pháp lý. Nếu không, họ có thể yêu cầu đối tác ký lại bằng chữ ký số còn hiệu lực, tránh tranh chấp về sau.
Ưu điểm: Độ tin cậy cao, hỗ trợ nhiều loại văn bản.
Nhược điểm: Website đôi khi bị gián đoạn khi bảo trì, gây khó khăn nếu cần kiểm tra gấp.
Cách 2: Kiểm tra chữ ký số bằng phần mềm ký số NEACSigner
Ngoài website trực tuyến, NEAC còn phát triển phần mềm NEACSigner, giúp người dùng vừa ký số, vừa kiểm tra chữ ký số hợp lệ ngay trên máy tính. Đây là công cụ rất hữu ích cho doanh nghiệp thường xuyên xử lý tài liệu điện tử, bởi nó cho phép kiểm tra nhanh chóng mà không cần phụ thuộc vào tình trạng kết nối website.
Các bước thực hiện với NEACSigner
1. Truy cập website NEAC và tải phần mềm NEACSigner.
2. Cài đặt phần mềm vào thiết bị.
3. Mở phần mềm → Chọn Hệ thống → Mở tệp để tải văn bản cần kiểm tra.
4. Nhấn Kiểm tra chữ ký (nằm ở góc trên bên phải giao diện).
5. Xem kết quả:
- Hợp lệ: Hiện thông tin người ký, thời gian ký, chứng thư số hợp lệ.
- Không hợp lệ: Thông báo chi tiết lỗi (ví dụ: dữ liệu bị chỉnh sửa, chứng thư số hết hạn).
Trải nghiệm thực tế
Một công ty kế toán quản lý hàng nghìn hóa đơn điện tử mỗi tháng có thể cài NEACSigner để kiểm tra hàng loạt file cùng lúc. Nhờ vậy, họ tiết kiệm đáng kể thời gian và tránh tình trạng website NEAC quá tải.
Ưu điểm: Tốc độ nhanh, kiểm tra chi tiết, không phụ thuộc vào mạng internet.
Nhược điểm: Người dùng phải cài phần mềm, đôi khi gây bất tiện với những ai không rành công nghệ.
Cách 3: Kiểm tra chữ ký số trên website của bên thứ 3
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ điện tử của bên thứ 3 như hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, chữ ký số và chữ ký điện tử, phần mềm quản lý tài liệu…. Các đơn vị này thường tích hợp sẵn tính năng kiểm tra chữ ký số ngay trên hệ thống của họ.
Các bước kiểm tra qua bên thứ 3
1. Truy cập website của đơn vị cung cấp dịch vụ (ví dụ: nhà phát hành hóa đơn điện tử).
2. Tải file tài liệu có chữ ký số lên hệ thống.
3. Nhận kết quả xác thực:
- Nếu hợp lệ: Hiển thị thông tin đầy đủ về người ký, chứng thư số và trạng thái hợp lệ.
- Nếu không hợp lệ: Báo lỗi chi tiết, thường kèm gợi ý xử lý.
Ví dụ thực tế
Khi khách hàng gửi hóa đơn điện tử, kế toán có thể truy cập trực tiếp vào website tra cứu của nhà phát hành để kiểm tra. Điều này nhanh gọn hơn nhiều so với việc tải phần mềm hoặc truy cập NEAC, đặc biệt khi chỉ xử lý vài tài liệu.
Ưu điểm: Dễ sử dụng, tiện lợi, hỗ trợ ngay trong quá trình làm việc.
Nhược điểm: Chỉ áp dụng với tài liệu phát sinh từ dịch vụ điện tử của bên thứ 3, không kiểm tra được file ngoài.
Giải pháp tối ưu từ Tasken Sign
Để doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ mà còn chủ động ký kết, quản lý hợp đồng điện tử an toàn – nhanh chóng, Tasken cung cấp giải pháp Tasken Sign.
Với Tasken Sign, bạn có thể:
-
Ký hợp đồng điện tử mọi lúc, mọi nơi bằng chữ ký số, chữ ký điện tử được pháp luật công nhận.
-
Tích hợp kiểm tra chữ ký số tự động, đảm bảo mọi hợp đồng, văn bản đều hợp lệ trước khi lưu hành.
-
Tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ loại bỏ quy trình in ấn, chuyển phát giấy tờ truyền thống.
-
Quản lý hợp đồng tập trung, dễ dàng tra cứu, theo dõi trạng thái ký và hạn chế rủi ro thất lạc tài liệu.
Không chỉ dừng lại ở việc ký, Tasken Sign còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch, bảo mật dữ liệu và xây dựng niềm tin bền vững với đối tác. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng ký hợp đồng điện tử uy tín, tích hợp chữ ký số và hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ nhanh chóng, Tasken Sign chính là lựa chọn hoàn hảo.
Kết luận
Chữ ký số và chữ ký điện tử là “chìa khóa” đảm bảo an toàn, minh bạch và giá trị pháp lý cho mọi giao dịch số. Tuy nhiên, chữ ký số chỉ có giá trị khi còn hợp lệ. Do đó, việc áp dụng linh hoạt các cách kiểm tra chữ ký số và cách kiểm tra chữ ký điện tử là điều bắt buộc. Tùy tình huống, bạn có thể chọn kiểm tra qua NEAC để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, sử dụng NEACSigner để xử lý nhanh hàng loạt tài liệu, hoặc tận dụng hệ thống bên thứ 3 khi đang trực tiếp ký hợp đồng điện tử hoặc xử lý hóa đơn.
Lời khuyên dành cho doanh nghiệp là không nên phụ thuộc vào duy nhất một phương pháp, mà nên kết hợp cả ba để đảm bảo an toàn tối đa. Việc chủ động xác minh chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn củng cố niềm tin khi làm việc với đối tác, khách hàng. Sự minh bạch và bảo mật chính là chìa khóa tạo dựng uy tín và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Vì thế, hãy coi việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ như một thói quen bắt buộc trong mọi giao dịch điện tử của doanh nghiệp.
Bài viết liên quan
1. Cách ký hợp đồng điện tử
2. Hợp đồng điện tử là gì
3. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử
4. Top 5 phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay
5. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử
6. Hợp đồng lao động điện tử và 8 lợi ích nổi bật
