Trong nhiều năm, hợp đồng giấy gần như là điều không thể thay thế trong hoạt động pháp lý của doanh nghiệp. Từ ký kết với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp cho đến hợp đồng lao động nội bộ, tất cả đều gắn liền với giấy tờ in ấn, chữ ký tay và lưu trữ vật lý. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên số thì liệu cách lưu trữ và ký kết hợp đồng truyền thống này còn phù hợp?

Thực tế cho thấy, ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu đối mặt với những bất cập lớn từ hợp đồng giấy như chi phí vận hành cao, rủi ro thất lạc, khó quản lý và đặc biệt là sự chậm trễ trong quy trình ký kết. Trong bối cảnh đó, hợp đồng điện tử e-contract đang dần trở thành lựa chọn tất yếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả vận hành và bắt kịp xu hướng chuyển đổi số.

1. Hợp đồng điện tử e-contract là gì?

Hợp đồng điện tử là hình thức hợp đồng được tạo lập, ký kết, gửi nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Thay vì in ra giấy và ký tay, các bên có thể thực hiện toàn bộ quy trình ký kết thông qua hệ thống số hóa, sử dụng các phương thức xác thực điện tử như chữ ký số, mã OTP, hoặc các hình thức xác nhận điện tử khác.

Pháp lý hợp đồng điện tử được pháp luật Việt Nam công nhận nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của luật giao dịch điện tử và các văn bản liên quan. Điều này cho thấy  giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử tương đương với hợp đồng giấy, miễn là đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng xác thực danh tính các bên và tính không thể chối bỏ.

Cách thức hoạt động, hợp đồng điện tử thường trải qua các bước cơ bản khởi tạo nội dung hợp đồng trên nền tảng số, gửi cho các bên liên quan, thực hiện ký kết điện tử, sau đó lưu trữ tập trung trên hệ thống để phục vụ tra cứu, quản lý và đối chiếu khi cần thiết.

2. Những hạn chế lớn khi doanh nghiệp vẫn lưu trữ hợp đồng giấy

• Chi phí vận hành cao nhưng khó nhận diện

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chi phí lưu trữ hợp đồng giấy không đáng kể. Tuy nhiên, nếu tính tổng thể trong dài hạn, chi phí này bao gồm rất nhiều yếu tố: giấy in, mực in, máy in, tủ hồ sơ, không gian lưu trữ, nhân sự quản lý và thời gian xử lý thủ công. Đối với doanh nghiệp có số lượng hợp đồng lớn, đây là một khoản chi phí âm thầm nhưng liên tục gia tăng theo thời gian.

• Rủi ro thất lạc, hư hỏng và tranh chấp

Hợp đồng giấy tồn tại dưới dạng vật lý nên dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như ẩm mốc, cháy nổ, mối mọt hoặc đơn giản là thất lạc trong quá trình lưu trữ và luân chuyển. Khi xảy ra tranh chấp, việc không tìm thấy bản gốc hoặc hợp đồng bị hư hỏng có thể gây ra hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

• Quản lý và tra cứu thủ công, thiếu hiệu quả

Việc tìm kiếm một hợp đồng giấy trong kho lưu trữ có thể mất từ vài phút đến vài giờ, thậm chí vài ngày nếu hồ sơ không được sắp xếp khoa học. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của các bộ phận pháp chế, kế toán, nhân sự và ban lãnh đạo khi cần đối chiếu thông tin nhanh chóng.

• Quy trình ký kết chậm, phụ thuộc địa điểm

Hợp đồng giấy yêu cầu các bên phải ký trực tiếp hoặc gửi chuyển phát qua lại nhiều lần. Với đối tác ở xa hoặc trong bối cảnh làm việc từ xa, quy trình này trở nên chậm chạp, gây trì hoãn cơ hội kinh doanh và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

3. Vì sao doanh nghiệp nên chuyển sang hợp đồng điện tử e-contract?

• Tăng tốc độ ký kết và phê duyệt

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của hợp đồng điện tử là tốc độ. Doanh nghiệp có thể hoàn tất quy trình ký kết chỉ trong vài phút thay vì vài ngày. Các bên có thể ký hợp đồng ở bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị khác nhau mà không cần gặp mặt trực tiếp.

• Giảm chi phí vận hành tổng thể

Việc loại bỏ giấy tờ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển. Về lâu dài, hợp đồng điện tử giúp tối ưu ngân sách vận hành, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nơi số lượng hợp đồng phát sinh liên tục.

• Nâng cao tính bảo mật và minh bạch

Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên hệ thống số với các cơ chế bảo mật như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và ghi nhận lịch sử thao tác. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ chỉnh sửa trái phép, đồng thời tăng tính minh bạch trong quản lý và kiểm soát hợp đồng.

• Quản lý tập trung và dễ dàng tra cứu

Thay vì tìm kiếm thủ công, doanh nghiệp có thể tra cứu hợp đồng điện tử theo từ khóa, thời gian, đối tác hoặc trạng thái hợp đồng chỉ trong vài giây. Điều này đặc biệt hữu ích cho các bộ phận cần xử lý dữ liệu nhanh như pháp chế, tài chính và quản lý cấp cao.

• Hỗ trợ mô hình làm việc linh hoạt, từ xa

Trong bối cảnh làm việc hybrid và remote ngày càng phổ biến, hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ký kết liên tục mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với những biến động của thị trường.

• Phù hợp xu hướng chuyển đổi số toàn diện

Hợp đồng điện tử không chỉ là một công cụ ký kết, mà còn là một phần trong hệ sinh thái quản trị số của doanh nghiệp. Việc áp dụng e-contract giúp doanh nghiệp tiến gần hơn tới mô hình văn phòng không giấy, nâng cao năng lực cạnh tranh và hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác.

4. Những lầm tưởng phổ biến về hợp đồng điện tử

Một trong những lầm tưởng phổ biến là cho rằng hợp đồng điện tử không an toàn bằng hợp đồng giấy. Trên thực tế, nếu được triển khai đúng cách, hợp đồng điện tử còn có mức độ bảo mật cao hơn nhờ các cơ chế kiểm soát truy cập và lưu vết hệ thống.

Một số doanh nghiệp cũng lo ngại rằng hợp đồng điện tử không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành đã có khung pháp lý rõ ràng cho giao dịch điện tử, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia.

Ngoài ra, nhiều người cho rằng chỉ doanh nghiệp lớn mới cần sử dụng hợp đồng điện tử. Thực tế doanh nghiệp nhỏ và vừa thậm chí còn hưởng lợi nhiều hơn nhờ tiết kiệm chi phí và tối ưu nguồn lực.

5. Quy trình cơ bản để chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử

Để chuyển đổi hiệu quả, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc đánh giá hiện trạng quản lý hợp đồng hiện tại. Sau đó, lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu, tiến hành số hóa hợp đồng cũ, xây dựng quy trình ký kết điện tử rõ ràng và đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống. Việc chuyển đổi cần được thực hiện từng bước để đảm bảo tính ổn định và tuân thủ pháp lý.

Kết luận

Hợp đồng giấy không sai, nhưng trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, nó đang dần bộc lộ nhiều hạn chế về chi phí, tốc độ và khả năng quản lý. Hợp đồng điện tử e-contract mang lại một cách tiếp cận mới, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả làm việc.

Chuyển sang hợp đồng điện tử không chỉ là thay đổi công cụ, mà còn là bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Với những lợi ích rõ ràng và xu hướng tất yếu của thị trường, đây là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp xem xét lại cách thức quản lý hợp đồng của mình và sẵn sàng cho tương lai số hóa.