Các sai lầm phổ biến khi sử dụng hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần tránh

Hợp đồng điện tử không chỉ là xu hướng, mà là giải pháp tất yếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tốc quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, khi “lên đời” sang hình thức ký hợp đồng điện tử, không ít doanh nghiệp lại gặp rủi ro vì thiếu hiểu biết về quy trình, pháp lý, hoặc sử dụng công cụ không đúng cách. Bài viết này sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến khi sử dụng hợp đồng điện tử, đồng thời giúp bạn nắm được cách tránh sai sót khi ký hợp đồng điện tử để mỗi hợp đồng đều hợp pháp, an toàn và có giá trị ràng buộc như văn bản giấy.

1. Hiểu sai về bản chất của hợp đồng điện tử

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất hiện nay là nhiều người vẫn cho rằng hợp đồng điện tử chỉ đơn giản là một file PDF có gắn chữ ký hình ảnh. Thực tế, theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử không chỉ là văn bản được gửi qua email, mà là một thỏa thuận được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu (data message), trong đó mọi hành vi xác thực, ký kết, và lưu trữ đều phải đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy xuất và danh tính của người ký.

Điều này đồng nghĩa với việc: Không phải bất kỳ hợp đồng nào được scan, ký tay, rồi gửi qua email đều được coi là hợp đồng điện tử hợp lệ. Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng hình ảnh chữ ký hoặc “copy – paste” chữ ký từ file này sang file khác, khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng đó có thể không có giá trị pháp lý vì không chứng minh được tính xác thực và nguồn gốc ký kết.

Ví dụ: nếu một nhân viên giả mạo chữ ký của giám đốc, hoặc gửi hợp đồng qua email không bảo mật, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro lớn trong việc chứng minh ý chí thật sự của các bên khi ký kết.

2. Không xây dựng quy trình ký hợp đồng điện tử rõ ràng

Một sai lầm phổ biến khác là nhiều tổ chức triển khai ký hợp đồng điện tử một cách tự phát và thiếu quy chuẩn. Có doanh nghiệp gửi file qua email, đối tác ký bằng các công cụ khác nhau, mỗi người lưu ở một nơi. Kết quả là:

• Không biết hợp đồng đã được ký đủ hay chưa.
• Không xác định được ai là người ký cuối cùng.
• Không thể truy vết được thời gian, địa chỉ IP hoặc tình trạng hợp đồng.
• Khi cần tra cứu, nhân viên phải mất hàng giờ để tìm bản hợp đồng “chính thức”.

Điều này không chỉ gây mất thời gian và chi phí vận hành, mà còn tạo ra rủi ro pháp lý: ký nhầm người, ký trùng lặp, hoặc hợp đồng không có căn cứ xác thực khi bị kiểm tra hay xảy ra tranh chấp.

3. Sử dụng sai loại chữ ký trong hợp đồng ký điện tử

Một vấn đề nữa là sự nhầm lẫn giữa chữ ký điện tử và chữ ký số.

• Chữ ký điện tử là khái niệm bao quát, có thể bao gồm mã OTP, xác thực email, hoặc thậm chí là hình ảnh chữ ký scan.
• Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử đặc biệt, được mã hóa bằng công nghệ khóa công khai (Public Key Infrastructure – PKI) và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp chứng thư số hợp pháp.

Trong nhiều trường hợp, chữ ký điện tử thông thường (ví dụ: ký qua email, nhấn nút “Tôi đồng ý”) không đủ giá trị pháp lý nếu không chứng minh được danh tính và ý chí của người ký.

4. Không xác minh người ký và quyền hạn ký kết

Đây là một rủi ro pháp lý nghiêm trọng mà nhiều doanh nghiệp thường xem nhẹ. Nếu hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền (ví dụ: nhân viên, trưởng phòng, hay đối tác không có giấy ủy quyền hợp lệ), hợp đồng đó có thể bị tuyên vô hiệu.

Ví dụ: Một nhân viên ký thay giám đốc đối tác mà không có văn bản ủy quyền, hoặc đối tác ký bằng email cá nhân, không xác minh danh tính thật. Trong trường hợp tranh chấp, tòa án có thể bác bỏ giá trị hợp đồng do thiếu căn cứ xác định năng lực pháp lý của người ký.

5. Không lưu trữ và quản lý hợp đồng đúng cách

Một hợp đồng điện tử chỉ thực sự có giá trị nếu doanh nghiệp có thể truy xuất và chứng minh tính toàn vẹn dữ liệu bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không có cơ chế lưu trữ tập trung, khiến tài liệu bị thất lạc, bị chỉnh sửa hoặc không thể xác nhận phiên bản gốc. Khi có tranh chấp hoặc kiểm tra, việc không chứng minh được tính nguyên bản có thể khiến hợp đồng mất hiệu lực, gây thiệt hại tài chính và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

6. Không kiểm tra hiệu lực của chứng thư số

Chứng thư số giống như “CMND điện tử” của người ký. Nếu chứng thư số đã hết hạn hoặc bị thu hồi, chữ ký số sẽ không hợp lệ và hợp đồng có thể bị coi là vô hiệu. Nhiều doanh nghiệp ký mà không kiểm tra hiệu lực chứng thư, dẫn đến sai sót đáng tiếc. Trong trường hợp này, hợp đồng dù có đủ chữ ký nhưng vẫn bị vô giá trị pháp lý.

Cách tránh sai sót khi triển khai hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp

Sau khi nhận diện những sai lầm thường gặp, bước quan trọng nhất là tìm cách triển khai hợp đồng điện tử đúng chuẩn vừa hợp pháp, vừa vận hành trơn tru trong thực tế. Rất nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay vẫn gặp rắc rối ở khâu thực thi, dù đã đầu tư phần mềm hiện đại. Lý do là vì chưa có quy trình thống nhất, chưa hiểu rõ luật, hoặc lựa chọn nền tảng ký điện tử chưa đúng. Dưới đây là bốn giải pháp thực tế giúp doanh nghiệp triển khai hợp đồng điện tử hiệu quả, tránh mọi rủi ro pháp lý và kỹ thuật.

1. Lựa chọn nền tảng hợp đồng điện tử đáng tin cậy

Nền tảng ký điện tử là “xương sống” của toàn bộ quy trình ký kết, vì vậy doanh nghiệp không thể chọn đại một công cụ chỉ vì giá rẻ hoặc giao diện bắt mắt. Một hệ thống hợp đồng điện tử đạt chuẩn phải tích hợp được chữ ký số hợp pháp, có cơ chế xác thực danh tính rõ ràng (OTP, chứng thư số hoặc định danh eKYC), đồng thời lưu trữ và mã hóa dữ liệu trên nền tảng bảo mật cao. Đặc biệt, cần có khả năng truy xuất lịch sử ký kết, ghi nhận đầy đủ log hệ thống để làm bằng chứng khi cần thiết. Một ví dụ điển hình là nền tảng Tasken Legal, được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp Việt, cho phép tạo – ký – lưu trữ – quản lý hợp đồng điện tử trọn vòng đời, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023. Việc lựa chọn đúng nền tảng không chỉ giúp đảm bảo giá trị pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số.

2. Chuẩn hóa quy trình ký điện tử nội bộ

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp triển khai phần mềm ký điện tử mà không xây dựng quy trình nội bộ thống nhất. Để hợp đồng ký điện tử phát huy hiệu quả, cần có quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm: ai được quyền ký, ai phê duyệt, ai chịu trách nhiệm lưu trữ, và ai có quyền truy xuất dữ liệu. Mỗi hợp đồng nên được gắn mã định danh (ID) để dễ quản lý và đối chiếu. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế phê duyệt nhiều cấp nếu hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến điều khoản đặc biệt. Khi quy trình được chuẩn hóa, mọi bước ký kết đều minh bạch, có thể kiểm soát và kiểm chứng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác.

3. Đào tạo nhân viên hiểu đúng và làm đúng

Một hệ thống hợp đồng điện tử dù hiện đại đến đâu cũng sẽ thất bại nếu người dùng không biết cách vận hành. Rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước đào tạo, dẫn đến việc nhân viên ký sai cách, không cập nhật thông tin hoặc không hiểu giá trị pháp lý của chữ ký điện tử. Do đó, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi hướng dẫn ngắn gọn nhưng thực tế, giúp đội ngũ nắm được các khái niệm cơ bản như: phân biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số, hiểu quy trình phê duyệt – ký – lưu trữ, và biết cách kiểm tra tính hợp lệ của chứng thư số. Khi nhân viên hiểu đúng, họ sẽ chủ động hơn, hạn chế sai sót và góp phần tạo nên hệ thống ký kết thống nhất. Một buổi đào tạo hiệu quả có thể giúp giảm đến 80% lỗi vận hành thường gặp trong quá trình ký hợp đồng điện tử.

4. Ứng dụng phần mềm hợp đồng điện tử chuyên nghiệp 

Thay vì tự xây dựng quy trình phức tạp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Tasken – nền tảng hợp đồng điện tử chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý và yêu cầu vận hành thực tế. Tasken Legal cho phép doanh nghiệp tạo, phê duyệt, ký và lưu trữ hợp đồng điện tử trên cùng một nền tảng. Toàn bộ quá trình ký được xác thực bằng chữ ký số hợp pháp, đi kèm nhật ký hoạt động chi tiết giúp kiểm chứng khi cần. Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý vòng đời hợp đồng, nhắc nhở thời hạn gia hạn hoặc thanh lý, đồng thời lưu trữ dữ liệu mã hóa trên hạ tầng bảo mật cao. Với giao diện thân thiện và khả năng tích hợp với các hệ thống khác như HRM hay CRM, Tasken Legal giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tăng tốc quy trình ký kết và đảm bảo toàn bộ hợp đồng luôn hợp pháp, an toàn và dễ truy xuất.

Kết luận

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích về tốc độ, chi phí và tính minh bạch, nhưng chỉ thật sự hiệu quả khi được triển khai đúng cách. Doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình, lựa chọn nền tảng uy tín và tuân thủ pháp lý để tránh rủi ro không đáng có. Một hệ thống hợp đồng điện tử chuyên nghiệp như Tasken Legal – nền tảng quản trị pháp lý và hợp đồng số sẽ giúp bạn ký kết nhanh chóng, an toàn và hợp pháp

Bài viết liên quan

1. Cách ký hợp đồng điện tử
2. Hợp đồng điện tử là gì
3. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử
4. Phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay
5. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử
6. Hợp đồng lao động điện tử
7. Cách kiểm tra chữ ký số
8. Các bước xử lí khi bị mất chữ ký số
9. Quy định pháp luật về hợp đồng điện tử tại Việt Nam