Trong lộ trình chuyển đổi số của bộ phận nhân sự, việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử không chỉ đơn thuần là thay thế văn bản giấy bằng định dạng số. Đó là một cuộc cách mạng về quy trình, giúp doanh nghiệp thiết lập sự chuyên nghiệp, minh bạch và đảm bảo tính tuân thủ pháp luật ở mức cao nhất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng: Triển khai thế nào cho đúng luật? Làm sao để nhân viên tin tưởng?
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình 4 bước chuẩn chỉnh để vận hành hợp đồng lao động điện tử hiệu quả nhất thông qua sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhân sự.
1. Tầm quan trọng của việc chuẩn hóa quy trình ký kết
Chuẩn hóa quy trình giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng tính minh bạch khi vận hành trên phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp.
Một quy trình chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian mà còn là lá chắn pháp lý vững chắc. Khi thực hiện trên một phần mềm quản lý nhân sự uy tín, mọi dấu vết giao dịch, thời điểm ký kết và danh tính người ký đều được ghi lại minh bạch. Với hợp đồng lao động điện tử, điều này loại bỏ hoàn toàn các rủi ro về việc giả mạo chữ ký hoặc thay đổi nội dung hợp đồng sau khi ký – những vấn đề vốn thường xuyên xảy ra với phương thức truyền thống.
2. Quy trình 4 bước ký hợp đồng lao động điện tử chuẩn chỉnh
Từ soạn thảo đến lưu trữ, mọi giai đoạn đều được tối ưu hóa trong hệ sinh thái ký kết số Tasken.
Bước 1: Soạn thảo, thiết lập mẫu và phê duyệt nội bộ
Đây là giai đoạn quan trọng nhất để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Thay vì quy trình soạn thảo thủ công trên Word vốn dễ dẫn đến sai sót về thông tin cá nhân hay mức lương, doanh nghiệp sẽ sử dụng tính năng “Template động”.
- Chuẩn hóa mẫu hợp đồng: HR thiết lập các mẫu hợp đồng (hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức, phụ lục…) trực tiếp trên hệ thống.
- Tự động đổ dữ liệu: Thay vì nhập liệu lại, phần mềm quản lý nhân sự sẽ tự động lấy thông tin từ hồ sơ ứng viên (đã có từ vòng tuyển dụng) để điền vào các trường tương ứng trong hợp đồng.
- Phê duyệt đa tầng: Trước khi gửi đến người lao động, hợp đồng sẽ được trình ký điện tử qua các cấp quản lý (HR Manager, CEO) theo luồng phê duyệt đã thiết lập sẵn. Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ nội dung trước khi văn bản chính thức được phát hành.
Bước 2: Gửi thông báo và hướng dẫn ký cho người lao động
Sau khi hợp đồng được phê duyệt nội bộ, hệ thống sẽ tự động kích hoạt lệnh gửi thông báo. Đây là lúc doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến trải nghiệm nhân viên.
- Thông báo đa kênh: Người lao động nhận được thông báo kèm đường dẫn (link) ký hợp đồng qua Email hoặc SMS.
- Tính bảo mật cao: Đường dẫn này thường kèm theo mã xác thực OTP hoặc yêu cầu đăng nhập để đảm bảo chỉ đúng người nhận mới có thể truy cập nội dung.
- Trải nghiệm người dùng: Thông qua giải pháp chuyển đổi số quy trình ký kết, nhân viên có thể xem trước toàn bộ điều khoản ngay trên điện thoại hoặc máy tính cá nhân trước khi quyết định ký.
Bước 3: Thực hiện ký số và xác thực pháp lý
Đây là bước xác lập giá trị pháp lý cho văn bản điện tử. Theo quy định hiện hành, hợp đồng lao động điện tử có giá trị như bản giấy nếu đảm bảo tính toàn vẹn và chữ ký số hợp lệ.
- Ký số đơn giản: Người lao động thực hiện thao tác ký ngay trên màn hình thiết bị. Công nghệ chữ ký số giúp mã hóa định danh người ký, đảm bảo tính chống chối bỏ.
- Đóng dấu thời gian (Timestamp): Ngay khi cả hai bên hoàn tất việc ký, hệ thống sẽ đóng dấu thời gian thực. Đây là bằng chứng quan trọng nhất để chứng minh thời điểm hợp đồng có hiệu lực.
- Tiết kiệm nguồn lực: Toàn bộ quá trình ký kết diễn ra trong chưa đầy 5 phút, không cần in ấn, không cần chuyển phát và không cần gặp mặt trực tiếp.
Bước 4: Lưu trữ vĩnh viễn và tra cứu thông minh
Hợp đồng sau khi hoàn tất không chỉ dừng lại ở việc ký xong mà còn phải được quản trị hiệu quả trong suốt vòng đời lao động của nhân viên.
- Lưu trữ an toàn trên Cloud: Hợp đồng được lưu trữ tự động trên nền tảng đám mây của phần mềm quản lý nhân sự. Điều này giúp loại bỏ rủi ro thất lạc, ẩm mốc hay cháy nổ như đối với kho lưu trữ giấy.
- Tra cứu tức thì: HR hoặc lãnh đạo có thể tìm kiếm hợp đồng theo tên, phòng ban hoặc mã nhân viên chỉ với vài click chuột.
- Nhắc lịch tự động: Hệ thống sẽ dựa trên dữ liệu từ hợp đồng lao động điện tử để tự động gửi thông báo nhắc lịch tái ký hoặc gia hạn hợp đồng trước 30-45 ngày, giúp HR luôn chủ động trong công việc.
3. Tại sao doanh nghiệp cần tích hợp quy trình này vào phần mềm quản lý nhân sự?
Tăng cường độ tin cậy với người lao động nhờ dữ liệu hợp đồng được đồng bộ hoàn toàn trên nền tảng quản trị nhân sự tập trung.
Nếu chỉ sử dụng các công cụ ký điện tử rời rạc, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu. Việc sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự toàn diện mang lại những giá trị vượt trội:
- Tính đồng nhất dữ liệu: Thông tin từ hợp đồng sẽ tự động cập nhật vào hệ thống tính lương, bảo hiểm và quản lý hồ sơ nhân viên.
- Quản trị tập trung: Bạn không cần phải đăng nhập nhiều nền tảng khác nhau. Mọi thứ từ tuyển dụng, ký hợp đồng đến chấm công đều nằm trên một Dashboard duy nhất.
- Tăng cường lòng tin: Một quy trình chuyên nghiệp, bảo mật sẽ giúp người lao động yên tâm hơn, từ đó nâng cao thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.
4. Tasken – Trợ thủ đắc lực trong quy trình ký kết số
Giải pháp ký kết số Tasken cung cấp giao diện thân thiện, giúp HR và nhân viên thao tác thuận tiện, chuẩn pháp lý.
Tasken không chỉ cung cấp một công cụ ký tên, chúng tôi mang đến một hệ sinh thái quản trị. Phân hệ quản lý hợp đồng lao động điện tử của Tasken được thiết kế để tối ưu hóa từng điểm chạm trong quy trình 4 bước nêu trên.
- Bảo mật tuyệt đối: Đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về an toàn thông tin và pháp lý tại Việt Nam.
- Giao diện thân thiện: Giúp cả HR và nhân viên (ngay cả những người không rành công nghệ) đều có thể thao tác dễ dàng.
- Khả năng tùy biến: Linh hoạt thiết lập mẫu và luồng phê duyệt theo đặc thù của từng quy mô doanh nghiệp.
Sử dụng nền tảng quản trị nhân sự số Tasken chính là bước đi vững chắc nhất để doanh nghiệp tiến vào kỷ nguyên vận hành không giấy tờ.
Kết luận
Chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử là bước đi chiến lược để doanh nghiệp bứt phá hiệu suất trong kỷ nguyên số.
Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động điện tử chuẩn chỉnh là bài toán đầu tư cho tương lai. Khi sự tin tưởng được thiết lập dựa trên sự minh bạch của công nghệ, doanh nghiệp sẽ sở hữu một bộ máy vận hành tinh gọn, tiết kiệm và cực kỳ linh hoạt.
Đừng để những rào cản về giấy tờ làm chậm bước tiến của tổ chức. Hãy bắt đầu chuẩn hóa quy trình của bạn ngay hôm nay bằng cách trải nghiệm giải pháp quản lý hợp đồng thông minh để thấy được sự khác biệt trong hiệu suất vận hành.
