Ngày nay, hợp đồng lao động điện tử đang trở thành lựa chọn thay thế hợp đồng giấy truyền thống. Với ưu điểm có thể ký hợp đồng lao động điện tử mọi lúc, mọi nơi mà vẫn đảm bảo tính pháp lý. Hình thức này giúp cả doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, giá trị pháp lý, lợi ích cũng như giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp khi triển khai hợp đồng lao động điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết giữa người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy truyền thống.
Theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 14):
- Hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hợp đồng này có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.
Nói cách khác, hợp đồng lao động điện tử là bản thỏa thuận lao động được ký kết, lưu trữ và quản lý trên nền tảng số, sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử hoặc phương thức xác thực hợp pháp khác để đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và toàn vẹn nội dung.
Sự khác biệt giữa hợp đồng truyền thống và hợp đồng lao động điện tử
- Hợp đồng truyền thống: ký trên giấy, lưu trữ thủ công, dễ thất lạc và tốn chi phí in ấn.
- Hợp đồng lao động điện tử: ký trực tuyến bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử, lưu trữ trên hệ thống đám mây hoặc phần mềm quản lý, dễ tìm kiếm và an toàn hơn.
Tính pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Đây là câu hỏi phổ biến nhất: ký hợp đồng lao động điện tử có hợp pháp không? Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019: “Hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản hoặc dữ liệu điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.”
Ngoài ra:
- Luật Giao dịch điện tử 2005 (Điều 33-34) quy định: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống nếu đáp ứng điều kiện về tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy cập khi cần thiết.
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định rõ về giá trị pháp lý của chữ ký số: chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu của tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, tính pháp lý của hợp đồng điện tử đã được luật pháp công nhận. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ký hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng giấy mà vẫn đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
Lợi ích của hợp đồng lao động điện tử
Đối với doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, vận chuyển, lưu trữ hàng loạt hợp đồng giấy. Một tập đoàn có hàng nghìn nhân viên mỗi năm có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng.
- Nhanh chóng và linh hoạt: Nhân viên có thể ký hợp đồng điện tử từ xa, bất kể đang ở đâu. Điều này đặc biệt quan trọng với mô hình làm việc hybrid hoặc remote.
- Quản lý tập trung: Tất cả hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống điện tử, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi cần kiểm tra hoặc báo cáo kiểm toán.
- Bảo mật cao: Hợp đồng điện tử có thể được mã hóa, phân quyền truy cập. Chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa.
Đối với người lao động:
- Thuận tiện: Không cần đến công ty trực tiếp, có thể ký hợp đồng ngay trên điện thoại hoặc máy tính.
- Đảm bảo quyền lợi: Hợp đồng có giá trị pháp lý đầy đủ, được pháp luật bảo vệ như hợp đồng giấy.
- Tránh rủi ro thất lạc: Không lo hợp đồng bị mất, hỏng, vì tất cả đã được lưu trữ điện tử an toàn.
- Minh bạch: Người lao động có thể dễ dàng kiểm tra điều khoản trước khi ký, tránh nhầm lẫn hoặc gian lận.
Lưu ý khi ký hợp đồng lao động điện tử
- Nội dung hợp đồng phải tuân thủ Bộ luật Lao động 2019.
- Doanh nghiệp cần sử dụng nền tảng ký số uy tín để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
- Cần có chính sách phân quyền lưu trữ để bảo mật dữ liệu nhân sự.
- Người lao động nên đọc kỹ điều khoản vì giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử cũng giống như tính pháp lý của hợp đồng giấy.
- Cần thống nhất về hình thức ký (chữ ký số và chữ ký điện tử), cách ký hợp đồng điện tử để tránh tranh chấp sau này.
Tasken – Giải pháp toàn diện cho hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử của Tasken
Không chỉ dừng lại ở việc số hóa quy trình, Tasken mang đến một nền tảng quản trị hợp đồng lao động điện tử an toàn, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Với khả năng tích hợp chữ ký số, chữ ký điện tử, quản trị nhân sự và Microsoft 365, Tasken giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn giấy tờ thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Bên cạnh đó, mô hình triển khai tích hợp của Tasken cho phép các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp linh hoạt, từ tuyển dụng, ký kết đến lưu trữ hợp đồng. Nhờ đó, toàn bộ quy trình lao động được liền mạch, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.
Với Tasken, hợp đồng lao động điện tử không chỉ là một xu hướng, mà là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quản trị nhân sự, đảm bảo pháp lý và nâng cao hiệu quả vận hành.
Kết luận
Hợp đồng lao động điện tử không chỉ là bước tiến tất yếu trong thời đại số, mà còn mang lại hàng loạt lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người lao động. Từ tiết kiệm chi phí, nâng cao tốc độ xử lý, bảo mật thông tin đến đảm bảo tính pháp lý. Đây chính là giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình nhân sự và nâng cao hiệu quả quản trị.
Đặc biệt, với giải pháp Tasken, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần ký kết hợp đồng lao động điện tử mà còn sở hữu một hệ sinh thái quản trị thông minh, tích hợp chặt chẽ cùng chữ ký số, chữ ký điện tử và Microsoft 365. Điều này giúp quy trình lao động trở nên minh bạch, an toàn và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.Có thể nói, áp dụng hợp đồng lao động điện tử bằng Tasken chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, xây dựng môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả và bền vững
Hãy để Opus Solution đồng hành cùng bạn trên hành trình chuyển đổi số này.
Bài viết liên quan
1. Cách ký hợp đồng điện tử
2. Hợp đồng điện tử là gì
3. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử
4. Top 5 phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay
5. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử
