Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, có nhiều kho, nhiều bộ phận và lượng tài sản di chuyển liên tục, kiểm soát ra vào cổng đã trở thành một điểm chạm quan trọng trong hành trình vận hành. Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang quản lý theo phương thức thủ công: ghi phiếu giấy, ký tay, giao bảo vệ kiểm tra bằng mắt thường.
Dây là một quy trình “đơn giản – không tốn chi phí”. Nhưng sau nhiều năm hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp, những rủi ro mà quy trình thủ công gây ra lại lớn hơn rất nhiều so với tưởng tượng ban đầu: thất thoát tài sản, gian lận nội bộ, không thể truy vết khi xảy ra sự cố, nghẽn hoạt động sản xuất chỉ vì… chờ ký một tờ giấy.
Vậy quy trình kiểm soát ra vào cổng thủ công thực sự hoạt động thế nào? Vì sao nó tiềm ẩn rủi ro và vì sao doanh nghiệp không thể bỏ qua việc chuyển đổi số? Bài viết này sẽ phân tích chi tiết.
1. Quy trình kiểm soát ra vào cổng thủ công hoạt động thế nào? Vì sao vẫn phổ biến ở doanh nghiệp?
Dù công nghệ phát triển nhanh, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang kiểm soát tài sản ra vào cổng bằng phiếu giấy. Quy trình này nhìn qua có vẻ đơn giản, nhưng bên trong lại chứa nhiều điểm dễ sai lệch.
Các bước vận hành quy trình ra vào thủ công đang diễn ra ở hầu hết doanh nghiệp
Quy trình vận hành kiểm soát ra vào cổng thủ công bao gồm các bước sau:
Bước 1: Nhân viên viết phiếu bằng tay
Khi cần đưa tài sản, vật tư hoặc hàng hóa ra/vào cơ sở, nhân viên sẽ viết phiếu giấy, mô tả tài sản, số lượng và lý do xuất – nhập. Vì ghi tay nên mô tả thường không đầy đủ, khó đối chiếu và dễ sai lệch.
Bước 2. Phiếu giấy được chuyển qua nhiều cấp để ký duyệt
Tùy mô hình tổ chức, phiếu cần 2–4 chữ ký từ quản lý, trưởng bộ phận, giám đốc hoặc thủ kho.
Việc ký duyệt hoàn toàn phụ thuộc vào việc người duyệt có mặt hay không → dễ gây chậm trễ.
Bước 3. Mang phiếu xuống cổng để bảo vệ kiểm tra
Tại cổng, bảo vệ so sánh tài sản thực tế với mô tả trên giấy.
Không có công cụ xác thực, bảo vệ chỉ kiểm tra bằng mắt → phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm và sự trung thực
Bước 4. Bảo vệ ghi chép lại vào sổ tay hoặc Excel
Mỗi lần tài sản qua cổng, bảo vệ tự ghi vào sổ hoặc nhập lại vào file Excel.
Việc trùng lặp dữ liệu hoặc sai sót là điều khó tránh khỏi.
Bước 5: Phiếu giấy được lưu trữ lại trong tủ hồ sơ
Phiếu được gom lại để đối chiếu khi cần. Tuy nhiên, sau vài tháng hoặc vài năm:
- Phiếu bị thất lạc
- Hồ sơ không được phân loại chuẩn
- Khó tìm lại khi có tranh chấp hoặc kiểm toán
Vì sao quy trình ra vào thủ công này vẫn tồn tại?
Có 4 lý do khiến doanh nghiệp vẫn dùng phương thức :
- Thói quen lâu năm, ngại thay đổi.
- Tưởng rằng giải pháp số hóa tốn chi phí nhiều.
- Nghĩ rằng quy trình cổng đơn giản, không cần công nghệ.
- Chưa thấy rõ rủi ro cho đến khi sự cố xảy ra.
Nhưng chính những yếu tố này làm doanh nghiệp khó phát triển hệ thống vận hành minh bạch và an toàn hơn.
2. Những rủi ro lớn khi doanh nghiệp không kiểm soát quy trình ra vào cổng
Quy trình thủ công không chỉ bất tiện, mà còn tạo ra những rủi ro có thể gây thiệt hại hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng mỗi năm tùy quy mô doanh nghiệp.
Không có dữ liệu real-time bảo vệ không thể xác thực phiếu tại cổng
Ở các doanh nghiệp hiện nay, bảo vệ là người chốt cuối cùng để quyết định cho tài sản đi hay không. Nhưng với phiếu giấy:
- Bảo vệ không có hệ thống dữ liệu để kiểm tra xem tài sản này đã được phê duyệt chưa.
- Tất cả đều dựa trên “mô tả – chữ ký – dấu mộc”.
- Nếu tài sản bị đánh tráo, mô tả không chi tiết hoặc phiếu giả mạo, bảo vệ không thể biết.
Điều này là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến:
- Tài sản trôi khỏi cổng mà không ai phát hiện.
- Xuất nhầm tài sản.
- Bảo vệ cho phép tài sản không hợp lệ đi qua cổng.
Thất thoát tài sản vì phiếu giấy dễ bị chỉnh sửa, tẩy xóa
Không phải doanh nghiệp nào cũng chuẩn hóa cách ghi phiếu. Phiếu giấy:
- Có thể viết thêm, sửa số lượng, thay đổi mô tả.
- Có thể tẩy xóa chữ ký hoặc thêm chữ ký giả mạo.
- Có thể dùng lại phiếu cũ ở thời điểm khác.
Vì không có hệ thống xác thực, gian lận nội bộ có thể xảy ra mà không để lại dấu vết.
Quy trình duyệt chậm gây nghẽn vận hành – tài sản bị “kẹt cổng”
Một trong những vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải hàng ngày là:
- Người quản lý bận họp.
- Giám đốc đi công tác.
- Người duyệt không có mặt tại văn phòng.
=> Phiếu giấy không thể ký → tài sản bị kẹt ở cổng → trễ sản xuất → trễ giao hàng.
Trong nhiều ngành như sản xuất, kho vận, logistics, chậm 10 phút có thể gây ra chậm dây chuyền hoặc lỡ thời gian vận chuyển.
Không thể truy vết khi xảy ra sự cố
Khi có tranh chấp hay thất thoát, doanh nghiệp cần xem lại:
- Ai là người đề xuất?
- Ai là người duyệt?
- Loại tài sản?
- Thời gian xuất – nhập?
- Bảo vệ nào cho qua cổng?
Nhưng với phiếu giấy:
- Phiếu thường bị thất lạc hoặc khó tìm.
- Tủ hồ sơ không được phân loại chuẩn.
- Mất hàng giờ đến hàng ngày để đối soát giữa các bộ phận.
Điều này khiến việc truy vết gần như bất khả thi.
Gian lận nội bộ dễ xảy ra hơn bạn nghĩ
Khi không có hệ thống kiểm soát thông minh, gian lận nội bộ rất dễ thực hiện, ví dụ:
- Móc nối với bảo vệ để cho tài sản ra cổng.
- Dùng phiếu photo hoặc phiếu cũ.
- Mô tả chung chung để đánh tráo tài sản.
- Tự ý mang vật tư, thiết bị ra ngoài mà không ai phát hiện.
3. Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang mất kiểm soát quy trình ra vào cổng
Bảo vệ thường xuyên phải gọi điện xác minh phiếu
- Quy trình chưa chuẩn hóa.
- Tài liệu không minh bạch.
- Người duyệt – người viết – người kiểm cổng không dùng chung một nguồn dữ liệu.
Có tài sản “không rõ nguồn gốc” đi ra khỏi cổng
Khi bảo vệ không chắc phiếu có hợp lệ, tài sản dù không được phép vẫn có thể đi qua cổng.
Mỗi bộ phận hoặc chi nhánh dùng một mẫu phiếu khác nhau
- Thông tin không thống nhất.
- Bảo vệ khó kiểm tra.
- Dễ sai lệch khi đối soát.
Tốn thời gian đối chiếu mỗi tuần
Các bộ phận như:
- Kho
- Bảo vệ
- Vận hành
- Kế toán tài sản
Thường phải ngồi lại để so sánh giấy tờ – điều mà doanh nghiệp số hóa không bao giờ phải làm.
Dễ xảy ra tranh chấp nhưng không có dữ liệu để chứng minh
Đây là rủi ro lớn, đặc biệt trong các doanh nghiệp đông nhân sự và nhiều loại tài sản.
4. Giải pháp số hóa giúp loại bỏ rủi ro của quy trình thủ công
Để giải quyết triệt để các vấn đề trên, doanh nghiệp cần thay thế phiếu giấy bằng giải pháp số hóa đồng bộ e-Gatepass, công cụ giúp kiểm soát tài sản ra vào cổng an toàn, minh bạch và real-time.
Số hóa toàn bộ quy trình – không còn phiếu giấy
Một quy trình e-Gatepass số hóa giúp :
- Tạo phiếu online.
- Chuẩn hóa thông tin tài sản.
- Không còn ghi tay, không còn giấy tờ rời rạc.
Tất cả đều được quản lý trên hệ thống duy nhất.
Phê duyệt online real-time – không còn chờ ký giấy
Lãnh đạo có thể duyệt trên: App, Web, Điện thoại, Laptop.
→ Duyệt mọi lúc, mọi nơi.
→ Không còn cảnh tài sản “kẹt” ở cổng.
Xác thực nhanh tại cổng bằng quét QR
Bảo vệ chỉ cần:
- Quét mã QR trên phiếu
- Xem ngay tài sản có được phép xuất/nhập hay không
- Kiểm tra trạng thái, người duyệt, thời gian, số lượng
→ Chấm dứt 100% gian lận phiếu giả.
→ Bảo vệ không còn phải gọi điện xác minh.
Lưu trữ lịch sử 100% – truy vết trong vài giây
Tất cả thông tin được lưu tự động:
- Ai tạo phiếu
- Ai duyệt
- Ai kiểm cổng
- Thời gian ra vào
- Hình ảnh tài sản (nếu có)
Doanh nghiệp có thể truy xuất chỉ trong 3 giây, thay vì 3 giờ hoặc 3 ngày như phiếu giấy.
Đồng bộ dữ liệu giữa nhiều bộ phận – nhiều kho – nhiều chi nhánh
e – Gatepass giải quyết bài toán đồng bộ:
- Kho → có dữ liệu
- Vận hành → có dữ liệu
- Bảo vệ → có dữ liệu
- Quản lý → có dữ liệu
Tất cả sử dụng chung một hệ thống → minh bạch → không sai lệch.
KẾT LUẬN
Quy trình thủ công càng kéo dài, rủi ro càng tăng – doanh nghiệp cần chuyển đổi số ngay trước khi quá muộn
Quy trình kiểm soát ra vào cổng thủ công thực chất không đơn giản như doanh nghiệp nghĩ. Bên dưới lớp giấy tờ là hàng loạt rủi ro:
- Thất thoát tài sản
- Gian lận nội bộ
- Thiếu minh bạch dữ liệu
- Không thể truy vết
- Nghẽn hoạt động vì chờ ký giấy
Trong khi đó, giải pháp số hóa như eGatepass giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện, minh bạch và an toàn:
- Phê duyệt online nhanh chóng
- Xác thực bằng QR code tại cổng
- Lưu trữ lịch sử 100%
- Đồng bộ đa bộ phận – đa kho – đa chi nhánh
Doanh nghiệp sớm chuyển đổi số quy trình kiểm soát ra vào cổng giảm rủi ro vận hành. Còn chậm trễ rủi ro sẽ ngày càng khó kiểm soát
