1. Vì sao doanh nghiệp phải quan tâm đến hạn hỗ trợ của Office 2016 & 2019?
Theo thông báo từ Microsoft, bộ Office 2016 và Office 2019 sẽ chính thức dừng hỗ trợ vĩnh viễn kể từ tháng 10/2025. Điều này đồng nghĩa:
- Không còn cập nhật bảo mật: Các bản vá lỗi bảo mật mới sẽ không còn được cung cấp. Mọi lỗ hổng tiềm ẩn sẽ trở thành “cửa ngõ” cho tấn công mạng.
- Ngừng hỗ trợ kỹ thuật: Microsoft sẽ không còn tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng sử dụng Office 2016 & 2019. Doanh nghiệp sẽ phải tự xử lý nếu hệ thống gặp sự cố, gây gián đoạn hoạt động và ảnh hưởng lớn đến năng suất.
- Nguy cơ mất tương thích: Khi các ứng dụng mới (đặc biệt là AI như Microsoft Copilot) và dịch vụ đám mây nâng cấp, các phiên bản Office cũ sẽ không tương thích, dẫn đến hạn chế trong sử dụng tính năng và giảm khả năng cạnh tranh.
Trong bối cảnh yêu cầu vận hành linh hoạt, an toàn và thông minh đang trở thành chuẩn mực mới, việc tiếp tục sử dụng các phiên bản Office lỗi thời sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn cả về vận hành lẫn pháp lý. Theo thống kê của IBM năm 2024, 43% các cuộc tấn công mạng khai thác lỗ hổng từ phần mềm không được cập nhật – một con số đáng báo động.
2. Những rủi ro tiềm ẩn khi trì hoãn nâng cấp
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng có thể trì hoãn việc nâng cấp cho đến gần thời điểm hết hạn. Tuy nhiên, điều này sẽ dẫn đến nhiều rủi ro nghiêm trọng:
1. Rủi ro an ninh:
Lỗ hổng bảo mật không được vá có thể khiến dữ liệu khách hàng, tài chính và thông tin nội bộ bị đánh cắp hoặc mã hóa (ransomware).
Một sự cố an ninh nghiêm trọng có thể gây thiệt hại hàng trăm triệu đồng chi phí khắc phục và mất uy tín thương hiệu.
2. Gián đoạn hoạt động:
Khi phần mềm gặp sự cố mà không còn hỗ trợ kỹ thuật, hệ thống có thể tê liệt trong thời gian dài, ảnh hưởng đến năng suất của cả tổ chức.
3. Chi phí ẩn:
Doanh nghiệp phải tự duy trì phần mềm cũ, mất thêm chi phí bảo trì, máy chủ nội bộ và rủi ro phát sinh.
Khi buộc phải nâng cấp gấp, doanh nghiệp dễ chọn giải pháp tạm bợ, thiếu kế hoạch, gây lãng phí.
4. Mất lợi thế cạnh tranh:
Các tính năng AI như Microsoft Copilot, tự động hóa báo cáo, phân tích dữ liệu nâng cao sẽ chỉ có trên Microsoft 365. Việc chậm nâng cấp đồng nghĩa với bỏ lỡ công cụ giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất.
3. Microsoft 365 E3 – Giải pháp chiến lược cho doanh nghiệp hiện đại
Microsoft 365 E3 không chỉ là một phiên bản Office nâng cấp, mà là một bộ giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp.
3.1. Bộ Office mới nhất – luôn được cập nhật
- Bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook,… với đầy đủ tính năng mới nhất.
- Tự động nhận các bản vá bảo mật và nâng cấp, giúp hệ thống luôn an toàn và tối ưu.
3.2. Bảo mật nâng cao và quản trị tập trung
- Tích hợp các công cụ bảo mật cấp doanh nghiệp như Microsoft Defender, Data Loss Prevention (DLP), Azure Information Protection (AIP).
- Quản lý tập trung người dùng, thiết bị và quyền truy cập trên một nền tảng thống nhất.
- Tự động mã hóa và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, ngay cả khi bị chia sẻ ra ngoài.
3.3. Tích hợp AI & Copilot – nâng hiệu suất lên tầm cao mới
- Microsoft Copilot giúp soạn thảo văn bản, phân tích dữ liệu và tạo báo cáo tự động trong Word, Excel, PowerPoint chỉ bằng vài câu lệnh.
- AI hỗ trợ dự báo và đề xuất thông minh, giảm 40% thời gian xử lý công việc so với cách truyền thống.
3.4. Giảm chi phí hạ tầng – tăng khả năng mở rộng
- Không cần duy trì máy chủ nội bộ cồng kềnh, tiết kiệm chi phí vận hành.
- Hạ tầng đám mây giúp mở rộng quy mô dễ dàng khi doanh nghiệp tăng trưởng.
Đặc biệt, Microsoft 365 E3 không chỉ cung cấp phần mềm, mà còn là một nền tảng số giúp doanh nghiệp hiện đại hoá toàn diện môi trường làm việc, tối ưu chi phí, đảm bảo bảo mật và tăng hiệu suất.
4. Tại sao phải hành động ngay từ bây giờ?
Thời gian còn lại trước tháng 10/2025 không dài. Việc nâng cấp sang Microsoft 365 E3 cần một lộ trình chuẩn bị bài bản: đánh giá hệ thống, lựa chọn phương án triển khai, đào tạo người dùng và di chuyển dữ liệu. Nếu để sát hạn mới bắt đầu, doanh nghiệp sẽ:
- Đối mặt nguy cơ gián đoạn vận hành trong giai đoạn chuyển đổi.
- Khó tìm được đối tác triển khai vì nhu cầu thị trường tăng đột biến vào thời điểm đó.
- Bỏ lỡ cơ hội tận dụng ngay các tính năng mới để tối ưu vận hành và giảm chi phí.
5. Copilot – Trợ Lý AI Văn Phòng Tối Ưu Hóa Công Việc
Microsoft 365 E3 tích hợp Copilot – công cụ AI được đánh giá là bước nhảy vọt trong hiệu suất làm việc. Một số ứng dụng thực tế:
- Excel: Tự động phân tích dữ liệu, tạo báo cáo chỉ với câu lệnh ngôn ngữ tự nhiên.
- Outlook: Tóm tắt email dài, gợi ý trả lời chuyên nghiệp.
- Word: Viết nháp văn bản, kiểm tra ngữ pháp, đề xuất ý tưởng.
- PowerPoint: Tạo slide thuyết trình từ nội dung có sẵn, gợi ý bố cục đẹp mắt.
Theo Microsoft, Copilot có thể giúp tiết kiệm 30–50% thời gian xử lý các công việc hành chính – mở ra lợi thế lớn cho doanh nghiệp trong việc tái cơ cấu nhân sự và tập trung vào hoạt động chiến lược.
6. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Tôi có thể tiếp tục dùng Office 2016/2019 sau 2025 không?
Vẫn có thể sử dụng, nhưng sẽ không còn bảo mật và không được Microsoft hỗ trợ. Nguy cơ lỗ hổng nghiêm trọng và lỗi phát sinh là rất cao.
2. Microsoft 365 có đắt hơn Office truyền thống không?
Chi phí thuê bao linh hoạt theo tháng/năm giúp tối ưu ngân sách dài hạn.
3. Có mất dữ liệu khi nâng cấp không?
Không. Quá trình nâng cấp giữ nguyên dữ liệu và cài đặt hiện tại.
4. Doanh nghiệp nhỏ có cần dùng Microsoft 365 E3 không?
Có. M365 E3 phù hợp cho mọi quy mô. Với doanh nghiệp nhỏ, M365 giúp tăng hiệu suất và tiết kiệm chi phí vận hành (hạ tầng + IT).
5. Có hỗ trợ triển khai không?
Đối tác của Microsoft như Opus Solution cung cấp gói triển khai trọn gói, đảm bảo chuyển đổi nhanh gọn và an toàn.
7. Opus Solution – Đối Tác Đồng Hành Triển Khai Microsoft 365 Tại Việt Nam
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và triển khai giải pháp số, Opus Solution tự hào là đối tác đáng tin cậy của Microsoft tại Việt Nam, chuyên cung cấp các dịch vụ chuyển đổi số toàn diện dựa trên nền tảng Microsoft 365.
Các dịch vụ chính Opus cung cấp:
- Tư vấn và triển khai Microsoft 365 (Exchange Online, SharePoint, Teams, OneDrive, Azure AD, Defender…)
- Triển khai Microsoft 365 Copilot, thiết lập ngữ cảnh AI và tư vấn bảo mật đi kèm.
- Di trú dữ liệu từ hệ thống cũ (on-premise) sang Microsoft 365 một cách an toàn, bảo toàn dữ liệu 100%.
- Tùy chỉnh, xây dựng giải pháp nội bộ trên nền Power Platform: Power BI, Power Apps, Power Automate, SharePoint Online.
- Đào tạo người dùng và chuyển giao quản trị, giúp doanh nghiệp nhanh chóng làm chủ nền tảng mới.
- Dịch vụ bảo trì, quản trị hệ thống Microsoft 365 định kỳ với đội ngũ chuyên gia Microsoft Certified.
Chúng tôi đồng hành từ khâu tư vấn chiến lược – triển khai – vận hành – tối ưu, với mục tiêu giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị của Microsoft 365 mà vẫn tối ưu chi phí đầu tư.
8. Lời Kết
Trong bối cảnh bộ Office truyền thống sắp chính thức kết thúc vòng đời vào tháng 10/2025, việc chuyển đổi sang nền tảng Microsoft 365 – đặc biệt là gói Microsoft 365 E3 – không chỉ là một lựa chọn nâng cấp, mà là một bước đi chiến lược để đảm bảo an toàn, hiệu quả và bền vững cho doanh nghiệp.
Việc tiếp tục sử dụng các bộ Office cũ tiềm ẩn nhiều rủi ro như: thiếu bảo mật, không còn cập nhật, khó tương thích với hệ điều hành mới và không thể khai thác các công nghệ hiện đại như AI, Copilot, Power Platform… Trong khi đó, Microsoft 365 E3 mang đến một môi trường làm việc số linh hoạt, thông minh và tích hợp sâu các công cụ hỗ trợ từ cộng tác, quản lý đến bảo mật và phân tích dữ liệu.
- Bảo vệ hệ thống khỏi rủi ro an ninh mạng.
- Tận dụng các công nghệ mới như AI & Copilot để nâng cao hiệu suất.
- Giảm thiểu chi phí vận hành và tăng khả năng mở rộng linh hoạt.
Với kinh nghiệm dày dạn và năng lực triển khai đã được kiểm chứng qua nhiều dự án lớn trong và ngoài nước, Opus Solution sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi Microsoft 365 – từ nền tảng đến giá trị thực tiễn.
Đừng đợi đến khi Office 2016 & 2019 hết hạn vào 10/2025 mới bắt đầu. Hãy hành động ngay hôm nay để doanh nghiệp của bạn luôn dẫn đầu trong kỷ nguyên số.
Liên hệ Opus Solution để được tư vấn lộ trình chuyển đổi sang Microsoft 365 E3 và đặt lịch triển khai phù hợp cho tổ chức của bạn!
